ถ้าต้องการยกเลิกสิทธิ์ในการแชร์งาน ใน Google เอกสาร ต้องทำอย่างไร

การทำงานร่วมกันบน Google เอกสารนั้นสะดวกสบายและรวดเร็ว เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราสามารถแชร์เอกสารกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือแม้แต่สมาชิกในครอบครัวได้อย่างง่ายดาย แต่บางครั้งเราก็อาจต้องการจำกัดหรือยกเลิกสิทธิ์การแชร์งานเหล่านั้น ไม่ว่าจะเป็นเพราะโครงการเสร็จสิ้นแล้ว ต้องการรักษาความเป็นส่วนตัวมากขึ้น หรือเกิดความผิดพลาดในการแชร์กับบุคคลที่ไม่ควรได้รับอนุญาต ในบทความนี้เราจะมาเรียนรู้วิธีการยกเลิกสิทธิ์ในการแชร์งานบน Google เอกสารอย่างละเอียด เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณจะถูกปกป้องอย่างเหมาะสม

วิธีการยกเลิกสิทธิ์การแชร์นั้นง่ายกว่าที่คิด หลายคนอาจเคยพบเห็นวิธีการแชร์เอกสารที่รวดเร็วและสะดวก เพียงแค่คลิกปุ่มแชร์แล้วใส่ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ต้องการแชร์ แต่การยกเลิกกลับดูซับซ้อนกว่า ความจริงแล้วการยกเลิกสิทธิ์การแชร์นั้นไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิด เพียงแค่ทำตามขั้นตอนง่ายๆ ดังต่อไปนี้:

ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาเอกสารที่ต้องการยกเลิกการแชร์

ก่อนอื่น คุณต้องเปิด Google Drive และค้นหาเอกสาร Google เอกสารที่คุณต้องการยกเลิกการแชร์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดเอกสารนั้นแล้ว เพื่อให้การเข้าถึงตัวเลือกการแชร์เป็นไปอย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 2: เข้าสู่เมนูการแชร์

คลิกขวาที่ชื่อเอกสาร เมนูจะปรากฏขึ้นมา จากนั้นเลือก แชร์ หรือหากคุณใช้แอป Google เอกสารบนมือถือ คุณอาจต้องมองหาไอคอนการแชร์ ซึ่งโดยปกติจะเป็นรูปคนหรือสัญลักษณ์การแบ่งปัน คลิกที่ไอคอนนั้นเพื่อเข้าสู่เมนูการแชร์

ขั้นตอนที่ 3: เข้าสู่การตั้งค่าขั้นสูง

เมื่อเข้าสู่หน้าต่างการแชร์แล้ว คุณจะเห็นรายชื่อบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเอกสาร ส่วนใหญ่จะมีตัวเลือกการตั้งค่าการแชร์อยู่ เช่น การอนุญาตให้ดู แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็น ใต้รายชื่อผู้ที่ได้รับอนุญาต มักจะมีลิงก์หรือปุ่มที่เขียนว่า ขั้นสูง คลิกที่ลิงก์หรือปุ่มนี้ เพื่อเข้าสู่การตั้งค่าขั้นสูง นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่จะช่วยให้คุณสามารถยกเลิกการแชร์ได้อย่างสมบูรณ์

ขั้นตอนที่ 4: หยุดการแชร์

ในหน้าการตั้งค่าขั้นสูง คุณจะเห็นรายชื่อผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตพร้อมสิทธิ์การเข้าถึง และที่สำคัญที่สุด คือ ปุ่มหรือตัวเลือก หยุดการแชร์ อยู่ด้านล่าง คลิกที่ปุ่มนี้ ระบบจะถามยืนยันอีกครั้งเพื่อความแน่ใจ เมื่อคุณยืนยันแล้ว บุคคลนั้นจะไม่สามารถเข้าถึงเอกสารได้อีกต่อไป ทั้งนี้ การยกเลิกการแชร์ไม่ใช่การลบเอกสาร เอกสารของคุณยังคงอยู่ใน Google Drive ของคุณ เพียงแต่บุคคลอื่นไม่สามารถเข้าถึงได้อีกต่อไป

ข้อควรระวัง: ก่อนที่จะหยุดการแชร์ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำสำเนาเอกสารหรือบันทึกข้อมูลที่สำคัญไว้แล้ว หากคุณมีข้อสงสัยหรือกังวล ควรตรวจสอบความถูกต้องของขั้นตอนอีกครั้ง เพื่อหลีกเลี่ยงการสูญเสียข้อมูลที่สำคัญ และอย่าลืมว่าการแชร์งานนั้นเป็นเรื่องง่าย แต่การจัดการสิทธิ์การเข้าถึงอย่างรอบคอบนั้นสำคัญไม่แพ้กัน เพื่อรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของคุณ

การทำความเข้าใจวิธีการยกเลิกสิทธิ์การแชร์งานบน Google เอกสารนั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้คุณสามารถควบคุมและจัดการเอกสารของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลของคุณจะปลอดภัยและถูกปกป้องอย่างเหมาะสมเสมอ