การ บันทึก บัญชี แบบ Perpetual และ Periodic ต่างกันอย่างไร

บันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ: Perpetual vs. Periodic – ความแตกต่างที่ธุรกิจควรรู้

การจัดการสินค้าคงเหลือเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ การเลือกใช้ระบบบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งจำเป็น โดยทั่วไปมีสองระบบหลักที่นิยมใช้ คือ ระบบ Perpetual และ ระบบ Periodic แม้ทั้งสองระบบจะมุ่งหมายเพื่อติดตามสินค้าคงเหลือ แต่กลไกและข้อดีข้อเสียแตกต่างกันอย่างชัดเจน บทความนี้จะเจาะลึกความแตกต่างของทั้งสองระบบ เพื่อช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจเลือกใช้ระบบที่สอดคล้องกับความต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบ Perpetual: การบันทึกแบบเรียลไทม์

ระบบ Perpetual เน้นการบันทึกธุรกรรมสินค้าคงเหลือแบบเรียลไทม์ ทุกครั้งที่มีการซื้อ ขาย หรือส่งคืนสินค้า ระบบจะอัพเดทข้อมูลสินค้าคงเหลือในบัญชีทันที ด้วยความสามารถในการติดตามสินค้าแบบเรียลไทม์นี้ ระบบ Perpetual จึงให้ภาพรวมของสินค้าคงเหลือที่แม่นยำ ช่วยให้ธุรกิจสามารถ:

• บริหารจัดการสต็อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ: รู้ปริมาณสินค้าคงเหลือตลอดเวลา ช่วยในการวางแผนการสั่งซื้อ ป้องกันการขาดสต็อกหรือสต็อกล้น และลดต้นทุนการจัดเก็บ
• ควบคุมต้นทุนสินค้าคงเหลือได้อย่างแม่นยำ: ระบบคำนวณต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) ได้อย่างอัตโนมัติ ให้ข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับการวิเคราะห์ทางการเงิน
• ตรวจสอบความผิดปกติได้รวดเร็ว: การบันทึกแบบเรียลไทม์ช่วยให้ตรวจจับการสูญหายหรือการขโมยสินค้าได้ง่ายขึ้น

อย่างไรก็ตาม ระบบ Perpetual มีความซับซ้อนกว่า ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ เช่น เครื่องอ่านบาร์โค้ด และต้องใช้บุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในการใช้งาน จึงเหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีปริมาณธุรกรรมสินค้าคงเหลือสูง เช่น ธุรกิจค้าปลีกขนาดใหญ่ หรือโรงงานผลิตสินค้า

ระบบ Periodic: ความยืดหยุ่นและต้นทุนต่ำ

ระบบ Periodic เน้นการบันทึกข้อมูลสินค้าคงเหลือเป็นระยะๆ เช่น รายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี โดยการตรวจนับสินค้าคงเหลือจริง (Stocktaking) แล้วนำข้อมูลที่ได้มาบันทึกในบัญชี ระบบนี้มีความเรียบง่าย ใช้งานง่าย และไม่ต้องลงทุนในเทคโนโลยีมากนัก จึงเหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีปริมาณธุรกรรมสินค้าคงเหลือไม่มาก และต้องการความยืดหยุ่นในด้านต้นทุน

ข้อจำกัดของระบบ Periodic คือ ไม่สามารถแสดงข้อมูลสินค้าคงเหลือแบบเรียลไทม์ได้ ทำให้ยากต่อการบริหารจัดการสต็อก และอาจมีความคลาดเคลื่อนจากการตรวจนับสินค้าด้วยตนเอง นอกจากนี้ การคำนวณต้นทุนสินค้าที่ขาย (COGS) ต้องทำแยกต่างหาก ซึ่งอาจมีความซับซ้อนและใช้เวลามากขึ้น

สรุป:

การเลือกใช้ระบบบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ Perpetual หรือ Periodic ขึ้นอยู่กับขนาด ลักษณะ และความต้องการของธุรกิจ ธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีการเคลื่อนไหวสินค้ามาก ควรเลือกระบบ Perpetual เพื่อประสิทธิภาพในการบริหารจัดการสต็อก ส่วนธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการความยืดหยุ่นและต้นทุนต่ำ ระบบ Periodic อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า การวิเคราะห์ข้อดีข้อเสียของแต่ละระบบอย่างรอบคอบ จะช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจเลือกใช้ระบบที่ตอบโจทย์และสร้างประโยชน์สูงสุดได้