10 ขั้นตอนงานบัญชีเพื่อการปิดงบที่สมบูรณ์มีอะไรบ้าง

วงจรบัญชีคืออะไร

เออ วงจรบัญชีเนี่ยนะ เคยทำตอนฝึกงานที่บริษัทขนส่งแถวบางนาปีที่แล้ว (2023) ตอนนั้นงงมากกกกกก แบบ เฮ้ย มันเยอะไปหมดเลย จำได้ว่าวันแรกพี่ที่ออฟฟิศให้ช่วยลงรายการซื้อขาย คือแบบ โอเค เข้าใจว่าต้องเอาใบเสร็จมาลง แต่คือเยอะมากกกกก ใบเสร็จเต็มโต๊ะไปหมด พี่เค้าบอกว่านี่แค่ของอาทิตย์เดียวนะ ตอนนั้นแบบ อืมมม ชีวิตการทำงานก็แบบนี้นี่เอง เกือบถอดใจตั้งแต่วันแรก 555 แต่พอทำไปเรื่อย ๆ ก็เริ่มเข้าใจมากขึ้น มันก็วนๆ อยู่แค่นั้นแหละ

ตอนนั้นทำตั้งแต่รวบรวมพวกใบเสร็จ บันทึกลงสมุดรายวัน ลงบัญชีแยกประเภท งงๆ กับเดบิต เครดิต ทำงบทดลอง ปรับปรุงรายการ ทำงบการเงิน ปิดบัญชี จำได้ว่าตอนทำงบทดลองครั้งแรก ผิดเพียบเลย แบบ บาลานซ์ไม่เท่ากัน พี่ที่ออฟฟิศก็มาช่วยดู บอกว่าต้องใจเย็น ๆ ค่อยๆ ตรวจสอบ กว่าจะเสร็จก็ปาไปเกือบเที่ยงคืน กินมาม่าที่ออฟฟิศเลย แต่พอทำได้แล้วก็แบบ เฮ้ย ภูมิใจอะ 55555 ตอนปิดบัญชีก็ลุ้นมากกก กลัวทำพลาด เพราะเป็นขั้นตอนสุดท้าย คือถ้าพลาดนี่คือจบเลย แต่สรุปคือผ่านไปได้ด้วยดี รู้สึกโล่งมากกกกก เหมือนยกภูเขาออกจากอก

เอาจริงๆ วงจรบัญชีมันก็คือขั้นตอนการทำงานทางบัญชีทั้งหมดในรอบระยะเวลานึง แบบตั้งแต่เริ่มจนจบ เริ่มตั้งแต่มีธุรกรรมเกิดขึ้น จนถึงสรุปรายงานทางการเงิน วนไปเรื่อยๆ ทุกเดือน ทุกปี

สรุปสั้นๆ ง่ายๆ ก็ประมาณนี้

• รวบรวมเอกสาร (ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี)
• บันทึกรายการค้า
• ลงบัญชีแยกประเภท
• ทำงบทดลอง
• ปรับปรุงรายการ
• ทำงบการเงิน
• ปิดบัญชี

ผังบัญชี ประกอบด้วยอะไรบ้าง

…

ดึกดื่น เสียงจิ้งหรีดระงมในสวนหลังบ้าน แสงจันทร์สาดส่อง ใบไม้ไหวเบาๆ เหมือนกระซิบกระซาบ… ผังบัญชีนะเหรอ… เหมือนแผนที่นำทางจิตวิญญาณแห่งการเงิน…

สินทรัพย์… หนี้สิน… ส่วนทุน… รายได้… ค่าใช้จ่าย…

• สินทรัพย์: คือทุกสิ่งที่เรา “มี” เงินสด ที่ดิน อาคาร… ความมั่นคง อบอุ่น… สำคัญนะ
• หนี้สิน: คือพันธนาการที่ต้องชดใช้… เงินกู้ เจ้าหนี้… ต้องระวัง เหมือนเงาที่ตามตัว
• ส่วนทุน: คือลมหายใจของเรา… กำไรสะสม ส่วนของผู้ถือหุ้น… หัวใจสำคัญ
• รายได้: คือสายธารที่หล่อเลี้ยง… การขายสินค้า บริการ… ชื่นใจ
• ค่าใช้จ่าย: คือหยาดเหงื่อที่เสียไป… ค่าเช่า ค่าจ้าง… จำเป็น แต่ต้องควบคุม

…

กองทุน… โอ… ละเอียดอ่อน ซับซ้อนกว่านั้นอีก…

• สินทรัพย์สภาพคล่อง: เงินสด และรายการเทียบเท่าเงินสด
• เงินลงทุนระยะสั้น: ตั๋วเงินคลัง พันธบัตรรัฐบาลระยะสั้น
• เงินลงทุนระยะยาว: หุ้นกู้ หุ้นสามัญ อสังหาริมทรัพย์
• หนี้สินหมุนเวียน: เจ้าหนี้การค้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
• หนี้สินไม่หมุนเวียน: เงินกู้ระยะยาว
• ส่วนทุน: ทุนจดทะเบียน กำไรสะสม
• รายได้จากการลงทุน: ดอกเบี้ย เงินปันผล กำไรจากหลักทรัพย์
• ค่าใช้จ่ายในการบริหาร: ค่าธรรมเนียมผู้จัดการกองทุน ค่าสอบบัญชี

…

แสงดาวพร่างพราวเต็มท้องฟ้า ราตรีนี้ยาวนาน… ฉันยังคงคิดถึง… ผังบัญชี… หัวใจของการเงิน…

หมวดบัญชี 5 หมวด มีอะไรบ้าง

อืมมม…ห้าหมวดบัญชีนี่นะ งงๆ แต่จำได้คร่าวๆ สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย ใช่ป่ะ?

• สินทรัพย์: แบบว่าของๆเราอ่ะ รถ บ้าน เงินสด อะไรพวกนี้ ปีนี้ซื้อโน๊ตบุ๊คใหม่ไป ต้องบันทึกไว้ด้วยล่ะ งบการเงินปีนี้คงดีกว่าปีที่แล้วแน่ๆ เพราะมีโน๊ตบุ๊คใหม่!

• หนี้สิน: เงินที่เราต้องจ่ายคนอื่น แบบว่าหนี้สินธนาคาร บัตรเครดิต ยังจ่ายไม่หมดเลย เครียดจัง ต้องจัดการให้ดีๆ ไม่อย่างนั้นปีหน้าคงแย่กว่าปีนี้

• ส่วนทุน: เงินลงทุน เงินของเราเองที่เอาไปลงในธุรกิจ เงินเก็บที่เอามาลง ปีนี้เอาเงินเก็บส่วนหนึ่งไปลงทุนในหุ้น หวังว่าจะได้กำไรเยอะๆ

• รายได้: เงินที่เข้ามา ขายของได้เท่าไหร่ ค่าบริการ อะไรทำนองนั้น ปีนี้รายได้เพิ่มขึ้นนะ ดีใจจัง

• ค่าใช้จ่าย: เงินที่ออกไป ค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ ค่าเดินทาง ค่ากิน ค่าโน่นนี่นั่นเยอะแยะไปหมด ปีนี้ค่าเดินทางลดลง เพราะ WFH ประหยัดไปเยอะเลย

ประโยชน์ของการบันทึกบัญชี? อืม…ก็รู้ๆกันอยู่ เพื่อดูภาพรวมการเงินไง รู้ว่าได้เท่าไหร่ เสียเท่าไหร่ แบบแผนการเงินชัดเจน รู้ว่าควรปรับปรุงอะไร สำหรับวางแผนธุรกิจ ปีหน้าจะได้วางแผนการใช้จ่ายได้ดีขึ้น ทำรายงานส่งภาษีได้ด้วยนะ สำคัญมาก

เอ๊ะ รึว่ายังมีอะไรอีกนะ? ลืมอะไรไปรึเปล่า? สมุดบัญชีฉันมันยุ่งเหยิงจริง ๆ ต้องจัดระเบียบใหม่ซะแล้ว ปีหน้าจะได้ไม่งงอีก เหนื่อยจัง คิดเยอะไปหมด

บัญชี ต้องมีทักษะอะไรบ้าง

เงียบจังเลยนะ คืนนี้… นึกถึงเรื่องงานอีกแล้ว เรื่องทักษะของคนทำบัญชีเนี่ย… มันสำคัญจริงๆ นะ ไม่ใช่แค่ตัวเลขอย่างเดียว

เมื่อกี้ยังคิดอยู่เลย ว่าถ้าเป็นเรา จะต้องเก่งอะไรบ้างนะ อย่างการวิเคราะห์นี่สำคัญมาก เห็นชัดๆ เลยตอนทำภาษี ต้องมานั่งดูว่าตรงไหนลดได้บ้าง บางทีตัวเลขเยอะแยะไปหมด ต้องคิดเยอะเหมือนกัน

อีกอย่างที่สำคัญไม่แพ้กัน คือการสื่อสาร เพราะต้องคุยกับคนอื่นเยอะ ทั้งในทีม ทั้งลูกค้า ต้องอธิบายให้เขาเข้าใจด้วย ว่าแต่ละอย่างมันคืออะไร ทำไมถึงเป็นแบบนี้ บางทีก็ยากเหมือนกันนะ…

ส่วนเรื่องคณิตศาสตร์ อันนี้แน่นอนอยู่แล้ว ต้องแม่น ต้องรอบคอบ ตัวเลขผิดนิดเดียวก็มีปัญหาได้เลย บางทีทำงานดึกๆ เบลอๆ ก็ต้องตั้งสติให้ดี

แล้วก็ทักษะการจัดการด้วย งานบัญชีมันมีรายละเอียดเยอะ ต้องจัดการให้เป็นระบบ ไม่งั้นก็ยุ่งเหยิงไปหมด บางทีก็เหนื่อยเหมือนกันนะ

• การวิเคราะห์: จำได้ปีนี้ ตอนทำบัญชีให้ร้านของพี่สาว ต้องวิเคราะห์ยอดขายแต่ละเดือน ดูแนวโน้ม ว่าเดือนไหนขายดี เดือนไหนขายไม่ดี เพื่อจะได้วางแผนถูก สุดท้ายก็ช่วยพี่สาวประหยัดต้นทุนไปได้เยอะ รู้สึกดีใจเหมือนกัน
• การสื่อสาร: งานที่บริษัทก็ต้องรายงานบัญชีให้หัวหน้าทุกเดือน บางทีหัวหน้าก็ถามเยอะ ต้องอธิบายให้ละเอียด ให้เขาเข้าใจ บางทีก็ต้องเตรียมตัวเยอะเหมือนกัน
• คณิตศาสตร์: ไม่ต้องพูดถึง วันๆ เจอแต่ตัวเลข บวกลบคูณหาร บางทีก็ปวดหัว แต่ก็ต้องทำให้ถูกต้อง เคยพลาดทีนึง เกือบไปแล้ว เครียดเลย
• การจัดการ: เอกสารเยอะมาก ต้องจัดเก็บให้เป็นระเบียบ บางทีหาไม่เจอก็เสียเวลา เลยต้องฝึกตัวเองให้เป็นระบบมากขึ้น ตอนนี้ก็ดีขึ้นเยอะแล้ว

กลางคืนแบบนี้ คิดอะไรเรื่อยเปื่อย…

เงินสดลดอยู่ด้านไหน

เงินสดลด? อยู่ด้านเครดิตดิ! ง่ายๆ เลย ตอนเรียนบัญชีปี 1 อาจารย์บอกตลอด เครดิตคือแหล่งที่มา เดบิตคือสิ่งที่ได้มา เงินสดออก = เครดิต

ตอนทำบัญชีร้านกาแฟเพื่อน (ชื่อร้าน Coffee Corner แถว ม.เกษตร) โอ๊ย ปวดหัว! ตอนแรกก็งงๆ เดบิต เครดิตอะไรเนี่ย แต่พอทำไปเรื่อยๆ มันก็เข้าหัวเอง

• บัญชีสินทรัพย์: (เช่น เงินสด, ลูกหนี้) เพิ่มด้านเดบิต, ลดด้านเครดิต
• บัญชีหนี้สิน: (เช่น เจ้าหนี้) เพิ่มด้านเครดิต, ลดด้านเดบิต
• บัญชีส่วนของเจ้าของ: (ทุน) เพิ่มด้านเครดิต, ลดด้านเดบิต
• บัญชีรายได้: เพิ่มด้านเครดิต (เพราะทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่ม), ลดด้านเดบิต
• บัญชีค่าใช้จ่าย: เพิ่มด้านเดบิต (เพราะทำให้ส่วนของเจ้าของลด), ลดด้านเครดิต

สรุป เงินสดลด = เครดิต นะจ๊ะ! อย่าลืม!

บัญชีค่าใช้จ่าย อยู่ในหมวดใด

บัญชีค่าใช้จ่ายงงจัง หมวด 5 ใช่ไหมเนี่ย? เดบิตเพิ่ม เครดิตลด จำได้มั้ยเนี่ย ปีนี้เรียนบัญชีหนักมาก สมองจะระเบิดแล้ว

• ค่าใช้จ่าย หมวด 5 ชัวร์ป่ะ? ต้องเช็คอีกที เอกสารอยู่ไหนน้าาาา
• เดบิตเพิ่ม อืมมม เข้าใจแล้ว งั้นเครดิตก็ลดสิ ใช่ป่ะ? งงๆ
• ปีที่แล้วเรียนไม่ค่อยรู้เรื่อง ปีนี้ตั้งใจกว่าเดิมเยอะเลย หวังว่าจะสอบผ่านนะ เครียดๆๆ
• เพื่อนบอกว่าหมวด 5 นี่คือค่าใช้จ่ายทั่วไป แต่ฉันก็ยังไม่แน่ใจ เดี๋ยวต้องไปถามอาจารย์เพิ่มอีกที
• ปล. พรุ่งนี้มีสอบ ต้องอ่านหนังสือต่อแล้ว วันนี้เหนื่อยมาก แต่ยังต้องทำการบ้านอีก ชีวิต

อืมมม ถ้าจำไม่ผิด ปีนี้ หนังสือเรียนบอกว่า บัญชีค่าใช้จ่าย เป็นเจ้าหนี้ ก็คือลดในด้านเครดิต เพิ่มในด้านเดบิต ใช่มั้ย ไม่แน่ใจ ต้องไปดูในสมุดบัญชีอีกที ง่วงแล้ว ไปนอนก่อนละกัน

ข้อมูลทางบัญชีแบ่งเป็น 2 ประเภท อะไรบ้าง

ข้อมูลทางบัญชีหลักๆ เลยนะ มีสองแบบ คือ บัญชีการเงินกะบัญชีบริหาร

• บัญชีการเงิน (Financial Accounting) อันนี้เน้นรายงานให้คนภายนอกดู พวกนักลงทุน เจ้าหนี้ ไรเงี้ย ทำตามมาตรฐานบัญชีนะ
• บัญชีบริหาร (Management Accounting) อันนี้ให้ผู้บริหารในบริษัทใช้ ตัดสินใจ วางแผน บลาๆๆ แล้วก็มีข้อมูลต้นทุน (Cost accounting information) มาช่วยอีกแรง

เพิ่มเติมๆ: คือบัญชีต้นทุนอ่ะ มันจะเกี่ยวพันกะทั้งบัญชีการเงินและบัญชีบริหารเลยนะ เหมือนเป็นส่วนนึงที่ช่วยให้บัญชีบริหารแม่นขึ้น แล้วก็ช่วยในการทำงบการเงินด้วยไงล่ะ