การ Archive ในอีเมลคืออะไร

เก็บรักษาอีเมลสำคัญไว้ไม่ให้หาย: รู้จักกับ “การจัดเก็บถาวร” (Archiving) ในอีเมล

กล่องจดหมายอีเมลที่แออัดจนแทบจะมองไม่เห็นทางออก เป็นปัญหาที่หลายคนประสบอยู่ นอกจากจะทำให้หาอีเมลสำคัญยากขึ้นแล้ว ยังส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงานและสร้างความเครียดได้อีกด้วย วิธีการจัดการกับปัญหานี้ นอกจากการลบอีเมลทิ้งแล้ว ยังมีวิธีที่ชาญฉลาดกว่า นั่นคือ การจัดเก็บถาวร (Archiving) อีเมล

การจัดเก็บถาวรในอีเมลนั้น ไม่ใช่การลบอีเมลไปอย่างถาวร แต่เป็นการย้ายอีเมลที่สำคัญแต่ไม่ต้องการแสดงอยู่ในกล่องจดหมายหลัก ไปยังพื้นที่จัดเก็บข้อมูลแยกต่างหาก คิดง่ายๆ เหมือนกับการย้ายเอกสารสำคัญจากโต๊ะทำงานที่รกไปเก็บไว้ในลิ้นชักเก็บเอกสาร แต่ยังสามารถค้นหาและนำกลับมาใช้งานได้อย่างสะดวก การทำเช่นนี้ช่วยให้กล่องจดหมายหลักของคุณสะอาดตา เป็นระเบียบ และช่วยให้คุณโฟกัสกับอีเมลใหม่ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ประโยชน์ของการจัดเก็บถาวรอีเมล:

• กล่องจดหมายที่เป็นระเบียบ: การจัดเก็บอีเมลที่ไม่จำเป็นออกไปจากกล่องจดหมายหลัก จะช่วยให้กล่องจดหมายดูไม่รกตา ง่ายต่อการค้นหาอีเมลที่สำคัญจริงๆ
• การจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ: การจัดระเบียบที่ดีช่วยให้คุณบริหารจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่เสียเวลาไปกับการค้นหาอีเมลที่หายไปในกองอีเมลจำนวนมาก
• การเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว: ระบบจัดเก็บถาวรของอีเมลส่วนใหญ่จะมีระบบการค้นหาที่ทรงประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณค้นหาอีเมลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว แม้ว่าจะถูกเก็บถาวรไปแล้วก็ตาม ไม่ว่าจะค้นหาจากหัวข้อ ผู้ส่ง หรือเนื้อหาภายในอีเมล
• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล: การเก็บอีเมลสำคัญไว้ในพื้นที่จัดเก็บถาวรช่วยลดโอกาสที่อีเมลจะสูญหายหรือถูกทำลาย โดยเฉพาะอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น สัญญา เอกสารทางการเงิน หรือเอกสารการติดต่อกับลูกค้า

การจัดเก็บถาวร แตกต่างจากการลบอย่างไร?

หลายคนอาจสับสนระหว่างการจัดเก็บถาวรและการลบอีเมล ความแตกต่างที่สำคัญคือ การลบอีเมลจะหมายถึงการกำจัดอีเมลนั้นไปอย่างถาวร อาจกู้คืนไม่ได้ ในขณะที่การจัดเก็บถาวรจะย้ายอีเมลไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลอื่น แต่คุณยังสามารถเข้าถึงและเรียกดูอีเมลเหล่านั้นได้ตามต้องการ

เทคนิคการจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพร่วมกับการจัดเก็บถาวร:

• กำหนดเกณฑ์การจัดเก็บถาวร: กำหนดให้ชัดเจนว่าควรจัดเก็บอีเมลประเภทใดบ้าง เช่น อีเมลที่เก่ากว่า 6 เดือน อีเมลที่ไม่จำเป็นต้องใช้งานอีกต่อไป หรืออีเมลที่เป็นเพียงข้อมูลอ้างอิง
• สร้างโฟลเดอร์สำหรับจัดเก็บถาวร: สร้างโฟลเดอร์ย่อยต่างๆ ภายในพื้นที่จัดเก็บถาวร เพื่อจัดหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ เช่น ตามโครงการ ตามลูกค้า หรือตามหัวข้อ
• ใช้งานฟังก์ชันค้นหาอย่างมีประสิทธิภาพ: เรียนรู้วิธีการใช้ฟังก์ชันค้นหาของระบบจัดเก็บถาวร เพื่อให้สามารถค้นหาอีเมลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ

การจัดเก็บถาวรอีเมลจึงเป็นวิธีการจัดการอีเมลที่ทรงประสิทธิภาพ ช่วยให้คุณมีกล่องจดหมายที่สะอาด เป็นระเบียบ และสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญได้อย่างง่ายดาย ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความเครียดจากอีเมลที่ล้นหลามกันดูนะครับ