สร้าง Folder ใน outlook ยังไง

การจัดการอีเมลใน Outlook ด้วยการสร้างโฟลเดอร์ย่อย

การใช้โปรแกรมส่งและรับอีเมลอย่าง Outlook อย่างมีประสิทธิภาพนั้น การจัดระเบียบอีเมลเป็นกุญแจสำคัญ การสร้างโฟลเดอร์ย่อยช่วยให้คุณจัดเก็บและค้นหาอีเมลต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ วิธีการสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook นั้นง่ายดายและทำได้ในไม่กี่ขั้นตอน ไม่ต้องมีความรู้ด้านเทคนิคมากมายก็สามารถทำได้

วิธีสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Outlook

เริ่มต้นที่โฟลเดอร์หลักที่คุณต้องการสร้างโฟลเดอร์ย่อย เช่น โฟลเดอร์ “งาน” หรือ “โปรเจ็กต์” คลิกขวาที่โฟลเดอร์หลักนั้น

จากเมนูที่ปรากฏขึ้น ให้เลือกคำสั่ง “สร้างโฟลเดอร์ใหม่” (บางเวอร์ชันของ Outlook อาจมีคำสั่งที่คล้ายกัน)

ระบบจะเปิดหน้าต่างใหม่ขึ้นมาสำหรับการตั้งชื่อโฟลเดอร์ พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ย่อยที่ต้องการ เช่น “งานเดือนมีนาคม” หรือ “โครงการ A” แล้วกด Enter

โฟลเดอร์ใหม่ของคุณจะถูกสร้างขึ้นภายในโฟลเดอร์หลัก คุณสามารถย้ายอีเมลที่เกี่ยวข้องเข้าไปในโฟลเดอร์ย่อยนี้ได้โดยการลากและวางหรือใช้ฟังก์ชันการจัดเรียงอื่นๆ ของ Outlook

ประโยชน์ของการสร้างโฟลเดอร์ย่อย

การสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Outlook นั้นมีประโยชน์มากมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่คุณมีอีเมลจำนวนมาก

• การจัดระเบียบ: การแบ่งอีเมลออกเป็นโฟลเดอร์ย่อยช่วยให้คุณจัดระเบียบอีเมลได้อย่างเป็นระบบและชัดเจน ทำให้ค้นหาอีเมลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• การค้นหา: เมื่ออีเมลอยู่ในโฟลเดอร์ย่อยที่ถูกจัดหมวดหมู่แล้ว การค้นหาอีเมลเฉพาะก็จะง่ายขึ้น
• การจัดการ: การสร้างโฟลเดอร์ย่อยทำให้การจัดการอีเมลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ได้รับอีเมลจำนวนมากทุกวัน
• ความสะดวก: การจัดเก็บอีเมลที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันทำให้การค้นหาและการเข้าถึงข้อมูลเป็นเรื่องง่าย ลดเวลาในการค้นหาและเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน

ตัวอย่างการจัดหมวดหมู่

คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยได้หลากหลายวิธีขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ เช่น

• สร้างโฟลเดอร์ย่อยตามโครงการต่างๆ
• จัดหมวดหมู่ตามประเภทของอีเมล เช่น ลูกค้า คู่ค้า หรือประเด็นต่างๆ
• จัดหมวดหมู่ตามวันที่ เช่น อีเมลเดือนนี้ อีเมลปีที่แล้ว
• จัดหมวดหมู่ตามหัวข้อที่เกี่ยวข้อง

การใช้ระบบการจัดหมวดหมู่ที่เป็นระบบจะช่วยให้คุณจัดการอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และลดความยุ่งยากในการค้นหาอีเมลที่ต้องการ

โดยสรุป การสร้างโฟลเดอร์ย่อยใน Outlook เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดระเบียบอีเมล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดความยุ่งยากในการค้นหา ลองใช้เทคนิคนี้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการอีเมลของคุณใน Outlook คุณจะประหลาดใจกับความแตกต่างที่เห็นได้ชัดเจน