แชร์ไดรฟ์ให้คนอื่นยังไง

การแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์บน Google ไดรฟ์กลายเป็นเรื่องง่ายดายและสะดวกสบายยิ่งขึ้นในยุคดิจิทัลนี้ ไม่ว่าจะเป็นการทำงานร่วมกันในโครงการใหญ่ๆ การส่งงานให้กับเพื่อนร่วมงาน หรือแม้แต่การแชร์รูปภาพและวิดีโอให้กับครอบครัว Google ไดรฟ์ได้มอบเครื่องมืออันทรงประสิทธิภาพที่ช่วยให้การแชร์ข้อมูลเป็นเรื่องราบรื่นและปลอดภัย แต่สำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มใช้งาน หรือยังไม่คุ้นเคยกับขั้นตอนการแชร์อย่างละเอียด บทความนี้จะอธิบายขั้นตอนการแชร์ไดรฟ์ให้กับผู้อื่นอย่างละเอียดและครบถ้วน พร้อมทั้งเคล็ดลับและคำแนะนำเพื่อให้การใช้งานมีประสิทธิภาพสูงสุด

ก่อนเริ่มต้น คุณต้องมั่นใจว่าคุณได้เข้าสู่ระบบบัญชี Google ไดรฟ์ของคุณเรียบร้อยแล้ว หากยังไม่ได้เข้าสู่ระบบ โปรดเข้าไปที่ drive.google.com และกรอกข้อมูลบัญชีของคุณ เมื่อเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว คุณจะเห็นไฟล์และโฟลเดอร์ต่างๆ ที่คุณได้จัดเก็บไว้ ขั้นตอนการแชร์ไดรฟ์ให้กับผู้อื่นนั้นทำได้ง่ายๆ ดังนี้

1. ค้นหาและเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์: สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือค้นหาโฟลเดอร์หรือไฟล์ที่คุณต้องการแชร์ คุณสามารถใช้แถบค้นหาที่อยู่ด้านบนของหน้าจอเพื่อค้นหาโฟลเดอร์ได้อย่างรวดเร็ว เมื่อพบโฟลเดอร์ที่ต้องการแล้ว คลิกเลือกโฟลเดอร์นั้น

2. คลิกขวาเพื่อเข้าสู่เมนูแชร์: หลังจากเลือกโฟลเดอร์แล้ว ให้คลิกขวาที่โฟลเดอร์นั้น เมนูแบบดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้น เลือกตัวเลือก แชร์ ซึ่งมักจะอยู่บริเวณด้านบนของเมนู

3. ป้อนที่อยู่อีเมลของผู้รับ: หน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้น ในช่อง เพิ่มบุคคล ให้ป้อนที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการแชร์โฟลเดอร์ด้วย คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลได้ทีละรายการหรือหลายรายการพร้อมกัน โดยใช้เครื่องหมายจุลภาค (,) คั่น ควรตรวจสอบความถูกต้องของที่อยู่อีเมลเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด

4. เลือกบทบาทการเข้าถึง: จุดสำคัญในการแชร์ไฟล์คือการกำหนดบทบาทการเข้าถึง Google ไดรฟ์ให้ตัวเลือกสามแบบหลักๆ ได้แก่:

• ผู้แก้ไข (Editor): ผู้รับสามารถแก้ไขไฟล์ เพิ่ม ลบ หรือเปลี่ยนแปลงเนื้อหาในโฟลเดอร์ได้อย่างเต็มที่
• ผู้แสดงความคิดเห็น (Commenter): ผู้รับสามารถดูไฟล์และแสดงความคิดเห็นได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขไฟล์ได้โดยตรง
• ผู้ดู (Viewer): ผู้รับสามารถดูไฟล์ได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขหรือแสดงความคิดเห็นได้

เลือกบทบาทการเข้าถึงที่เหมาะสมกับความต้องการและความไว้วางใจของคุณต่อผู้รับ

5. คลิก ส่ง: เมื่อเสร็จสิ้นการป้อนที่อยู่อีเมลและเลือกบทบาทการเข้าถึงแล้ว คลิกปุ่ม ส่ง ระบบจะส่งคำเชิญการแชร์ให้กับผู้รับ ผู้รับจะต้องยอมรับคำเชิญก่อนจึงจะสามารถเข้าถึงโฟลเดอร์ได้

นอกจากนี้ คุณยังสามารถกำหนดลิงก์แชร์ได้ ซึ่งจะสร้างลิงก์ที่สามารถแชร์ให้กับบุคคลอื่นๆ โดยไม่จำเป็นต้องป้อนที่อยู่อีเมล แต่ควรระมัดระวังในการใช้ลิงก์แชร์ เพราะใครก็ตามที่มีลิงก์สามารถเข้าถึงไฟล์ได้ ดังนั้นควรเลือกใช้เฉพาะเมื่อมีความจำเป็นจริงๆ และควรจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะสมเสมอ การแชร์ไฟล์บน Google ไดรฟ์เป็นเครื่องมือที่ทรงพลัง การเรียนรู้และใช้มันอย่างถูกวิธีจะช่วยให้การทำงานและการแบ่งปันข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย อย่าลืมตรวจสอบการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวเสมอเพื่อรักษาความปลอดภัยของข้อมูลของคุณ