ฉันจะเปลี่ยนมุมมองใน Word ได้อย่างไร

เปิดโลกทัศน์ใหม่ในการทำงาน: เปลี่ยนมุมมองใน Microsoft Word ให้ตอบโจทย์ทุกสไตล์

Microsoft Word ไม่ได้เป็นแค่โปรแกรมพิมพ์เอกสารธรรมดา แต่เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของผู้ใช้งาน หนึ่งในคุณสมบัติที่หลายคนอาจมองข้ามคือ “มุมมอง” (View) ซึ่งเป็นตัวช่วยสำคัญในการปรับแต่งหน้าจอการทำงานให้เหมาะสมกับงานที่กำลังทำอยู่ ไม่ว่าจะเป็นการเน้นที่เนื้อหา การจัดรูปแบบ หรือการวางแผนโครงสร้างเอกสาร มุมมองที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสะดวกสบายในการทำงานได้อย่างคาดไม่ถึง

บทความนี้จะพาคุณไปสำรวจโลกของมุมมองใน Word และวิธีการเปลี่ยนมุมมองต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถใช้ Word ได้อย่างเต็มศักยภาพ และสร้างสรรค์เอกสารที่น่าประทับใจยิ่งขึ้น

ทำความเข้าใจกับมุมมองต่างๆ ใน Word

Word มีมุมมองให้เลือกใช้งานหลากหลาย แต่ละมุมมองมีจุดเด่นและเหมาะกับการใช้งานที่แตกต่างกัน ดังนี้:

• มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout View): นี่คือมุมมองเริ่มต้นที่คุ้นเคยกันดี แสดงผลเอกสารในลักษณะที่จะปรากฏเมื่อพิมพ์ออกมาจริงๆ เหมาะสำหรับการจัดรูปแบบ ตรวจสอบระยะขอบ และดูภาพรวมของเอกสาร

• มุมมองอ่าน (Read Mode View): มุมมองนี้จะปรับหน้าจอให้เหมาะกับการอ่านเอกสารโดยเฉพาะ โดยจะซ่อนเครื่องมือที่ไม่จำเป็นออกไป ทำให้สามารถอ่านเนื้อหาได้อย่างสบายตา เหมาะสำหรับการอ่านเอกสารยาวๆ หรือไฟล์ PDF

• มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout View): แสดงผลเอกสารในลักษณะที่จะปรากฏบนหน้าเว็บไซต์ เหมาะสำหรับการสร้างเอกสารที่จะนำไปเผยแพร่บนอินเทอร์เน็ต

• มุมมองฉบับร่าง (Draft View): มุมมองนี้จะเน้นที่เนื้อหาเป็นหลัก โดยจะซ่อนองค์ประกอบบางอย่าง เช่น หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ และรูปภาพ เพื่อให้สามารถแก้ไขเนื้อหาได้อย่างรวดเร็ว เหมาะสำหรับการเขียนหรือแก้ไขเนื้อหาโดยไม่สนใจการจัดรูปแบบ

• มุมมองเค้าร่าง (Outline View): แสดงผลเอกสารในรูปแบบโครงสร้างหัวข้อย่อย ช่วยให้มองเห็นภาพรวมของเอกสารและจัดเรียงเนื้อหาได้ง่าย เหมาะสำหรับการวางแผนและจัดโครงสร้างเอกสารขนาดใหญ่

วิธีการเปลี่ยนมุมมองใน Word

การเปลี่ยนมุมมองใน Word นั้นง่ายดายมาก มีหลายวิธีให้เลือกใช้ตามความสะดวก:

1. ใช้แถบสถานะ (Status Bar): บริเวณด้านล่างขวาของหน้าจอ Word จะมีไอคอนสำหรับเลือกมุมมองหลักๆ (เค้าโครงเหมือนพิมพ์, อ่าน, เค้าโครงเว็บ) เพียงคลิกที่ไอคอนที่ต้องการเพื่อเปลี่ยนมุมมอง

2. ใช้แท็บ “มุมมอง” (View): บนแถบเมนูหลัก ให้คลิกที่แท็บ “มุมมอง” (View) จะปรากฏ Ribbon ที่มีปุ่มสำหรับเลือกมุมมองต่างๆ อย่างครบถ้วน

3. ใช้คีย์ลัด (Keyboard Shortcuts): แม้จะไม่มีคีย์ลัดเฉพาะสำหรับทุกมุมมอง แต่คุณสามารถใช้คีย์ลัดทั่วไป เช่น Ctrl+Alt+P เพื่อสลับไปยังมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ได้อย่างรวดเร็ว

เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อการใช้งาน Word ที่คล่องตัว

• ปรับแต่ง Ribbon: คุณสามารถปรับแต่ง Ribbon ในแท็บ “มุมมอง” (View) เพื่อเพิ่มปุ่มที่ใช้งานบ่อยๆ ให้เข้าถึงได้ง่ายขึ้น

• ใช้ “บานหน้าต่างนำทาง” (Navigation Pane): ในมุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout View) และมุมมองเค้าร่าง (Outline View) คุณสามารถเปิด “บานหน้าต่างนำทาง” (Navigation Pane) เพื่อดูโครงสร้างของเอกสารและกระโดดไปยังส่วนต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

• คีย์ลัดเพื่อความรวดเร็ว: แม้ว่าข้อมูลแนะนำจะบอกว่า CTRL+A ใช้สำหรับเลือกทั้งหมด และ CTRL+C ใช้สำหรับคัดลอก แต่คีย์ลัดเหล่านี้เป็นคีย์ลัดมาตรฐานที่ใช้งานได้ในหลายโปรแกรม ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การเปลี่ยนมุมมอง

สรุป

การเลือกใช้มุมมองที่เหมาะสมใน Word เป็นทักษะที่สำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและสร้างสรรค์เอกสารที่น่าประทับใจ ลองสำรวจและทดลองใช้มุมมองต่างๆ เพื่อค้นหาสไตล์การทำงานที่เหมาะกับคุณ แล้วคุณจะพบว่า Word เป็นมากกว่าโปรแกรมพิมพ์เอกสารธรรมดา แต่เป็นเครื่องมือที่ยืดหยุ่นและทรงพลังที่พร้อมตอบโจทย์ทุกความต้องการในการสร้างสรรค์เอกสารของคุณ