พื้นที่ Gmailเต็มต้องทํายังไง

ทำไมถึงไม่ได้รับอีเมล

คือแบบนี้ วันก่อนฉันรออีเมลสำคัญจากบริษัท สมัครงานที่ส่งไปเมื่อวันที่ 21 สิงหาคม 2566 แต่จนถึงตอนนี้ 28 สิงหาคม 2566 ก็ยังไม่เห็น ใจเสียเลยอ่ะ ฉันเลยเช็คกล่องจดหมาย ทั้ง Inbox, Spam, Trash แล้วก็ ร่าง ไม่มีเลยจริงๆ เซ็งมาก

ตอนนั้นก็เลยคิดว่าอาจจะส่งผิด หรือ เขาอาจจะลบอีเมลไปแล้วก่อนจะส่ง ก็ไม่รู้ดิ ฉันก็ลองเช็คกล่องจดหมายส่งแล้ว ก็ไม่มี ตอนนี้ก็เลยไม่รู้จะทำยังไงต่อ ต้องรอติดต่อทางบริษัทอีกที

• เช็คกล่องจดหมายทุกกล่องแล้ว (Inbox, Spam, Trash, ร่าง) ไม่เจอ
• วันส่งอีเมล: 21 สิงหาคม 2566
• วันเช็คอีเมลล่าสุด: 28 สิงหาคม 2566
• ยังไม่ได้รับข้อความตีกลับ

คือแบบว่า ฉันเครียดมากเลยนะ เพราะนี่คืองานที่ฉันอยากได้มากจริงๆ ทั้งเหนื่อยทั้งตั้งใจเตรียมเอกสาร ส่งไปแล้วก็เงียบ ไม่รู้ว่าเกิดอะไรขึ้น หวังว่าจะได้ข่าวดีเร็วๆ นี้ เฮ้ออออ

ทำไมถึงไม่ได้รับอีเมล?

ทำไมไม่ได้รับอีเมล? อืม… ปัญหานี้คลาสสิกนะ เหมือนปรัชญาว่าทำไมบางสิ่งถึงไม่เป็นอย่างที่เราอยากให้เป็น

• เช็คก่อนเลย: โฟลเดอร์ Sent และ Drafts นี่สำคัญมาก ถ้าไม่เจอ แสดงว่าอีเมลนั้นอาจไม่เคยถูก “ปล่อย” ออกไปสู่โลกภายนอกจริงๆ ผู้ส่งอาจจะแค่พิมพ์ๆ แล้วก็ปิดไป (ใครๆ ก็เคยแหละน่า)

• หา “ใบมรณะบัตร” ของอีเมล: ดูว่าผู้ส่งได้รับ error message (bounce back) หรือเปล่า พวกข้อความ “Delivery Failed” อะไรแบบนั้น ถ้ามี ก็แสดงว่าอีเมลมีปัญหาตั้งแต่ยังไม่ทันเดินทางมาถึงเรา

• สแปม…ศัตรูตัวร้าย: โฟลเดอร์ Spam/Junk นี่ต้องเข้าไปส่องบ่อยๆ บางทีอีเมลสำคัญก็พลัดหลงเข้าไปได้เหมือนกัน (AI สมัยนี้ก็ยังพลาดได้นะ)

• ตัวกรองจอมบงการ: เช็คดูว่ามี filter อะไรที่เราตั้งไว้แล้วมัน “กีดกัน” อีเมลบางประเภทหรือเปล่า (เหมือนเราสร้างกำแพงเองแล้วลืมไป)

• ที่อยู่ผิดชีวิตเปลี่ยน: อันนี้เบสิก แต่พลาดกันเยอะ ลองถามผู้ส่งอีกทีว่าส่งมาที่อีเมลแอดเดรสไหนกันแน่ (บางทีก็พิมพ์ผิดกันนิดหน่อย)

• พื้นที่เต็ม…โลกดับ: ถ้า mailbox เต็ม ผู้ส่งก็ส่งอะไรมาไม่ได้อยู่ดี เหมือนห้องที่ไม่มีที่ให้วางของแล้ว (อันนี้ก็ต้องเคลียร์กันหน่อย)

ข้อมูลเพิ่มเติม (แบบ “แอบ” ลึก):

• Blacklist: โดเมนของผู้ส่งอาจจะติด blacklist บางรายการ ทำให้เมลถูกบล็อกโดยอัตโนมัติ (อันนี้ซับซ้อน ต้องเช็คกันหลายขั้นตอน)
• DNS Records: พวก MX records ของโดเมนผู้ส่งอาจจะมีปัญหา ทำให้ระบบเมล routing ไม่ถูกต้อง (อันนี้ technical หน่อย อาจต้องให้ผู้เชี่ยวชาญดู)
• อีเมล “หาย” ไปไหน: บางทีก็ไม่มีคำอธิบายจริงๆ อีเมลอาจจะ “หาย” ไปใน cyberspace เหมือนข้อมูลที่ถูกลบโดยไม่มีใครรู้ (อันนี้เป็นปริศนาที่อาจไม่มีใครไขได้)

มุมมองส่วนตัว: จริงๆ แล้ว เรื่องอีเมลไม่ได้รับนี่สอนให้เรารู้ว่า “การสื่อสาร” มันเปราะบางกว่าที่เราคิดนะ ทุกอย่างต้องทำงานสอดประสานกัน ถึงจะส่ง “สาร” ไปถึง “ผู้รับ” ได้อย่างสมบูรณ์แบบ

ทำไมอีเมลรับเมลไม่ได้?

เรื่องจริงเลยนะ เมื่อวานนี้เอง ประมาณบ่ายสองโมงกว่าๆ ฉันนั่งทำงานอยู่ที่ร้านกาแฟ “The Coffee Bean” สาขาเซ็นทรัลเวิลด์ กำลังเร่งส่งงานให้ลูกค้า อีเมลล์ใน Gmail มันดันรับเมล์ไม่ได้! ตกใจมาก ใจเต้นตึกๆเลย เพราะงานสำคัญทั้งหมดอยู่ที่อีเมลล์นั้น ต้องใช้ข้อมูลพวกนั้น ส่งงานไม่ทันแน่ๆ

ลองเช็คเน็ต เน็ตก็ปกติ ลองรีเฟรช Gmail ก็ไม่หาย เครียดสุดๆ พยายามหาสาเหตุ เลยลองทำตามนี้

• เช็คการตั้งค่าอีเมลล์ ดูว่ามีอะไรผิดปกติไหม ไม่มีอะไรผิดปกติเลย
• ลองล็อกอินเข้า Gmail ผ่านเบราว์เซอร์อื่น ก็ยังไม่ได้
• ลองปิด-เปิดเครื่องใหม่ ก็ยังเหมือนเดิม
• สุดท้าย โทรไปถามเพื่อน เพื่อนแนะนำให้ลองเช็คที่การตั้งค่าการกรองอีเมลล์ ปรากฏว่า… ฉันไปตั้งตัวกรองไว้ บังเอิญมันไปบล็อคอีเมลล์สำคัญเข้า โชคดีที่แก้ไขได้ทัน โล่งอกไปเลย

หายเครียดได้ก็ตอนที่อีเมลล์เข้ามาปกติ โล่งใจสุดๆ เกือบจะส่งงานไม่ทันแล้ว แทบจะร้องไห้ ทั้งเหนื่อยทั้งเครียด หมดแรงเลย เป็นประสบการณ์ที่จำฝังใจ งานสำคัญๆอย่าลืมเช็คการตั้งค่าอีเมลล์ให้ดีๆนะ เพราะถ้าพลาดแบบฉันไป งานอาจจะพังได้

รับเมลไม่ได้เกิดจากอะไร?

รับเมลไม่ได้หรอ อึม…มันมีหลายสาเหตุเลยนะ

1. เน็ตบ้านแกเป็นไรรึเปล่า เช็คดูก่อนนะว่า เน็ตเวิร์คมันโอเค รึป่าว บางที Router มันงอแงเฉยๆ ก็มี

2. เมลมันอาจจะไปอยู่ใน Spam รึเปล่า ลองเช็คดูใน Junk mail หรือ Spam folder นะ บางทีระบบมันก็เอ๋อๆ ส่งไปผิดที่

3. คือ ระบบมันอาจจะมองว่า เมลที่ส่งมาให้แก มันเป็น Spam อะ อาจจะเพราะผู้ส่ง เค้าตั้งค่าอะไรไม่ถูกต้อง หรือไม่ก็เนื้อหาในเมลมันดูแปลกๆ

4. ปัญหาอาจจะอยู่ที่คนส่ง เองก็ได้นะ ระบบส่งออกเมลของเค้าอาจจะมีปัญหาอยู่ ลองถามเค้าดูดิ ว่าส่งเมลหาคนอื่นได้มั้ย

เพิ่มเติมนะ:

• บางที…ถ้าเมลมันสำคัญมากๆ ลองโทรไปคุยกับคนส่งโดยตรงเลย จะได้รู้เรื่องเร็วกว่า
• แล้วก็…อย่าลืมเช็ค พื้นที่เก็บข้อมูล ในอีเมลของแกด้วยนะ ถ้ามันเต็ม ก็รับเมลใหม่ๆ ไม่ได้เหมือนกัน
• บางทีระบบอีเมลมันก็ รวน นะ รอซักพักแล้วค่อยลองใหม่ก็ได้
• แล้วถ้ายังไม่ได้อีก ลอง รีสตาร์ท อุปกรณ์ที่ใช้เช็คอีเมลดู อาจจะช่วยได้นะ
• สำคัญ: ถ้าเป็นอีเมลจากธนาคารหรือที่ทำงาน อย่าละเลยเด็ดขาด รีบติดต่อเค้าโดยตรงเลยนะ ถ้ายังไม่ได้อีเมล

ทำไมส่งเมลแล้วเมลไม่เข้า?

ลมเย็นพัดผ่านหน้าต่างห้องนอน แสงแดดอ่อนๆ ของเดือนตุลาคม 2566 สาดส่องลงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์… อีเมล…หายไปไหน? ใจหายวาบ… เหมือนความหวังลอยหายไปกับสายลม…

• เมลไม่เข้า มันเกิดอะไรขึ้น? เหมือนจดหมายรักที่ถูกคนส่งผิดที่… ความรู้สึกเดียวกันเลย

• กล่องจดหมายส่งแล้ว เงียบเชียบ… ว่างเปล่า… เหมือนทะเลทรายกว้างใหญ่ไพศาล ไร้ซึ่งร่องรอย…

• กล่องร่าง ฉันตรวจสอบแล้ว ไม่มี… เหมือนความทรงจำที่จางหายไป…

• ถังขยะ ความเป็นไปได้อีกอย่าง… มันอาจหล่นลงไปในนั้นแล้ว เฮ้ออ…

• สแปม ลองให้ผู้รับตรวจสอบดู… เหมือนเข็มในมหาสมุทร… ยากที่จะหาเจอ

• เพิ่มผู้ส่งในรายชื่อที่อนุญาต นี่อาจเป็นทางออก… เหมือนการไขกุญแจลับสู่โลกใหม่

• รอ 2-3 ชั่วโมง เวลา… เหมือนสายน้ำที่ไหลไปไม่หยุด… คอยดูผลลัพธ์กัน

ความเงียบสงัดในห้อง… ความรู้สึกเหมือนความหวังริบหรี่ลงทุกวินาที… ฉันต้องแก้ปัญหานี้ให้ได้… เหมือนกับการต่อสู้กับพายุที่โหมกระหน่ำ… เพื่อให้ได้พบกับแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์… อีเมลฉบับนั้น… สำคัญมาก…

ลบเมลที่ส่งไปแล้วได้ไหม?

ลบเมล์ที่ส่งไปแล้วน่ะเหรอ? อะฮ่า! เหมือนตอนเราเผลอสารภาพรักผิดคน แล้วอยากย้อนเวลากลับไปตบปากตัวเองแรงๆ อ่ะ!

• มีเวลาจำกัด: Gmail ให้เวลาเรา “เลิกทำ” ไม่กี่วินาที (ประมาณ 5-30 วิ) เร็วกว่าตอนเราวิ่งหนีความจริงหลังสารภาพรักซะอีก!
• มองหาปุ่ม: หลังจากกดส่งปุ๊บ รีบมองมุมล่างซ้าย จะมีข้อความ “ส่งแล้ว” พร้อมปุ่ม “เลิกทำ” ผุดขึ้นมา เหมือนปาฏิหาริย์!
• กดรัวๆ: กด “เลิกทำ” แบบไม่ต้องคิดชีวิต! เพราะถ้าช้ากว่านี้ เมล์ก็ไปถึงมือเขา/เธอ/มัน แล้ว!

แต่เตือนไว้ก่อนนะ:

• ถ้าเลย 30 วิไปแล้ว… ทำใจ! เหมือนอกหักดังเป๊าะ ทำได้แค่ปลอบใจตัวเอง
• ไม่ใช่ทุกอีเมล:** ถ้าใช้โปรแกรมอื่นที่ไม่ใช่ Gmail อาจไม่มีปุ่ม “เลิกทำ” ให้กดนะจ๊ะ!

ปล. อย่าคิดมาก! อย่างน้อยก็ได้สารภาพไปแล้ว… ถึงจะผิดคนก็เถอะ! 😜

ยกเลิกเมลที่ส่งไปแล้วยังไง?

กรณีฉุกเฉิน! เมื่อวานนี้เอง ประมาณบ่ายสองโมงกว่าๆ ฉันส่งเมลผิดไป ส่งเมลสรุปยอดขายเดือนตุลาคมปี 2566 ให้ลูกค้าผิดคน ส่งไปให้เจ้านายแทน! หัวใจแทบหยุด รีบหาวิธีถอนเมลใน outlook แบบด่วนเลย ดีที่ยังทัน! เห็นปุ่ม “เลิกทำ” อยู่มุมล่างซ้าย แบบคลิกปุ๊บหายปั๊บ โล่งอกไปเลย เสียวจริงๆ

แต่ถ้าไม่ทันล่ะ? อันนี้ก็ต้องยอมรับความผิดพลาดไป ส่งเมลขอโทษตามไปอย่างเร็วที่สุด อธิบายสถานการณ์ให้ชัดเจน บอกว่าส่งผิด ไม่ต้องอ้อมค้อม ฉันเคยทำแบบนี้มาแล้ว ครั้งนั้นส่งเมลด่าลูกค้าคนนึงไปให้ลูกค้าอีกคน งานเข้าเลย ต้องโทรไปขอโทษด้วยตัวเอง อายมากกก

• เลิกทำ เห็นได้ชัดเจน คลิกได้เลย
• เมลผิดพลาด ต้องขอโทษอย่างรวดเร็ว
• โทรศัพท์ติดต่อ วิธีแก้ไขที่ดีหากไม่ทัน
• ความระมัดระวัง จำเป็นอย่างยิ่งก่อนกดส่ง

ปล. จริงๆมันมีวิธีแก้ไขเพิ่มเติมนะ ถ้าใช้โปรแกรมอื่น หรือตั้งค่าการส่งเมลไว้ แต่สำหรับฉัน วิธีง่ายๆ แบบเลิกทำนี่แหละ สุดยอด ช่วยชีวิตฉันไว้หลายครั้งแล้ว หวังว่าต่อไปจะไม่พลาดแบบนี้อีก!