ส่งไดรฟ์ให้คนอื่นยังไง

การส่งไฟล์ผ่าน Google Drive นั้นง่ายและสะดวก แต่การทำอย่างปลอดภัยนั้นสำคัญยิ่งกว่า เพื่อป้องกันการแก้ไขไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาต และรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล บทความนี้จะแนะนำวิธีการส่งไฟล์ผ่าน Google Drive อย่างปลอดภัย โดยเน้นที่การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงแบบ “ดูอย่างเดียว” ก่อนส่งลิงก์ให้ผู้อื่น

ทำไมต้องตั้งค่า “ดูอย่างเดียว”?

การตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงเป็น “ดูอย่างเดียว” หมายความว่าผู้รับลิงก์สามารถดูไฟล์ได้เท่านั้น แต่ไม่สามารถแก้ไข, ดาวน์โหลด (หากตั้งค่าไว้), คัดลอก หรือแชร์ต่อได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการปกป้องข้อมูลที่สำคัญ เช่น เอกสารทางการเงิน, ข้อมูลส่วนบุคคล, หรือผลงานที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์

วิธีการแชร์ไฟล์ Google Drive แบบ “ดูอย่างเดียว”:

1. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์: เปิด Google Drive และเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์
2. คลิกที่ไอคอน “แชร์”: ไอคอนนี้มักจะเป็นรูปคนพร้อมเครื่องหมายบวก อยู่ทางด้านขวาของไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เลือก
3. เพิ่มอีเมลของผู้ที่ต้องการแชร์: ในช่อง “ผู้คนและกลุ่ม” ให้พิมพ์อีเมลของผู้ที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย คุณสามารถเพิ่มได้หลายอีเมลพร้อมกัน
4. ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงเป็น “ผู้แสดง”: คลิกที่เมนูดรอปดาวน์ที่แสดงสิทธิ์การเข้าถึง (ปกติจะตั้งค่าเป็น “ผู้แก้ไข” หรือ “ผู้แสดงความคิดเห็น”) และเลือก “ผู้แสดง”
5. (ไม่บังคับ) ป้องกันการดาวน์โหลด, คัดลอก และพิมพ์: หากต้องการความปลอดภัยขั้นสูงสุด ให้คลิกที่ไอคอนรูปเฟือง (การตั้งค่า) และยกเลิกการเลือก “ผู้แสดงสามารถดาวน์โหลด, พิมพ์ และคัดลอก”
6. เพิ่มข้อความ (ไม่บังคับ): คุณสามารถเพิ่มข้อความสั้นๆ เพื่ออธิบายเกี่ยวกับไฟล์ที่แชร์ได้
7. คลิก “ส่ง”: เมื่อตั้งค่าทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว คลิก “ส่ง” เพื่อแชร์ไฟล์

เคล็ดลับเพิ่มเติมเพื่อความปลอดภัย:

• ตรวจสอบรายชื่อผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงเป็นประจำ: เข้าไปที่การตั้งค่าการแชร์เพื่อดูว่าใครบ้างที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ของคุณ และยกเลิกการเข้าถึงเมื่อไม่จำเป็นแล้ว
• ใช้รหัสผ่านที่แข็งแกร่งสำหรับบัญชี Google ของคุณ: รหัสผ่านที่แข็งแกร่งจะช่วยป้องกันการเข้าถึงบัญชีของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ระวังการแชร์ลิงก์ในที่สาธารณะ: หลีกเลี่ยงการโพสต์ลิงก์ Google Drive ในที่สาธารณะ เช่น บนโซเชียลมีเดีย หากจำเป็นต้องแชร์ในวงกว้าง ควรพิจารณาการใช้บริการฝากไฟล์อื่นๆ ที่ออกแบบมาสำหรับการแชร์สาธารณะ

ด้วยการทำตามขั้นตอนเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าไฟล์ของคุณจะถูกแชร์อย่างปลอดภัยบน Google Drive และป้องกันการแก้ไขหรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต.