ส่ง Google Sheet ให้คนอื่นยังไง

การแชร์เอกสารใน Google Drive ให้คนอื่นสามารถแก้ไขได้ต้องตั้งค่าการแชร์เป็นแบบใด?

แชร์ไฟล์ใน Google Drive ให้คนอื่นแก้ไขได้เนี่ย ต้องเลือก “แก้ไข” นะ ไม่ใช่แค่ดู งงป่ะ? ง่ายๆ เลย

แบบนี้สิ ตามนี้เลย

• เปิด Google Drive drive.google.com
• เลือกไฟล์ที่อยากแชร์ คลิกปุ๊บ
• กดปุ่ม “แชร์” เห็นชัดๆ
• คลิก “รับลิงก์ที่แชร์ได้” อยู่มุมขวาบน
• ลูกศรลงๆ ข้างๆ “ทุกคนที่มีลิงก์” อย่าลืมดูนะ
• เปลี่ยนจาก “สามารถดูได้” เป็น “สามารถแก้ไขได้” สำคัญมาก!
• คัดลอกลิงก์ ส่งให้เพื่อนโลด เสร็จแล้ว

ปีนี้ฉันใช้บ่อยมากเลย แชร์งานกับเพื่อนร่วมทีม สะดวกสุดๆ ไม่ต้องส่งไฟล์ไปมา ประหยัดเวลาสุดๆ

ปล. ช่องฉันไม่มีนะ อย่าลืมกดไลค์กดแชร์ด้วยล่ะ 555 ล้อเล่นๆ

Google Sheet แชร์ได้กี่คน

แชร์ Google Sheet ได้กี่คนนะ? อื้อหือ จำนวนคนนี่สำคัญมากเลยเนอะ ถ้าแบบปกติก็ 100 คนใช่มั้ย จำได้ไม่ค่อยแม่นเท่าไหร่ แต่ถ้าใช้ Domain Sharing นี่แหละโคตรสะดวก แชร์ได้ทั้งโดเมนเลย แบบว่าทุกคนในองค์กรฉันใช้ได้หมดอะ ปีนี้ยังใช้ระบบนี้อยู่ สบายเลย ไม่ต้องมานั่งเชิญทีละคน

• จำกัด 100 คน (แบบปกติ)
• ไม่จำกัด (Domain Sharing)

เอ๊ะ แต่ว่านะ ฉันเคยเจอปัญหาแชร์ไฟล์ใหญ่ๆ แล้วมันช้าอ่ะ มีวิธีแก้ไหมนะ? ต้องไปหาข้อมูลเพิ่มแล้ว ลืมไปเลย ตอนนี้ฉันใช้ Google Workspace แบบองค์กร เพราะงั้นเลยไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องจำนวนคนเท่าไหร่ แต่ถ้าเป็นแบบส่วนตัว คงต้องระวังเรื่องจำนวนคนแชร์ เดี๋ยวไฟล์จะล่มเอา

อ้อ อีกอย่าง ไฟล์ที่ฉันแชร์ ส่วนใหญ่เป็นตารางงานประจำปี 2024 ของทีม เอกสารรายงาน แผนการตลาด เยอะแยะไปหมด ก็เลยต้องระวังเรื่องการแชร์ ไม่งั้นงานเข้าแน่ๆ

ปีนี้ใช้ฟีเจอร์นี้บ่อยมากเลย ดีจริงๆ ประหยัดเวลาไปเยอะ ไม่ต้องเสียเวลาเชิญคนทีละคน สะดวกสุดๆ

อยากรู้จังว่าจะมีฟีเจอร์ใหม่ๆ อะไรออกมาอีก น่าตื่นเต้นจัง ต้องคอยติดตามข่าวสารเรื่อยๆ ลืมบอกไป ฉันทำงานเกี่ยวกับการตลาด ก็เลยต้องใช้ Google Sheet บ่อยมาก เป็นโปรแกรมที่ขาดไม่ได้เลยสำหรับฉัน

• Google Workspace
• ตารางงานปี 2024
• เอกสารรายงาน
• แผนการตลาด

การแชร์ไฟล์แบบสาธารณะใน Google Drive สามารถให้สิทธิ์อะไรบ้าง

Google Drive แชร์สาธารณะ? เล่นง่ายไปหน่อย

• สาธารณะ (เจอทุกคน): ใคร ๆ ก็เสือกได้ ไม่ต้องล็อกอินให้วุ่นวาย กูเกิลเสิร์ชก็เจอ
• ลิงก์ (เจาะจง): มีแค่คนที่กูให้ลิงก์ถึงจะเห็น จบนะ

รู้ไว้ใช่ว่า:

• ระวังเหอะ ของสำคัญอย่าแชร์พร่ำเพรื่อ เดือดร้อนมาอย่าหาว่าไม่เตือน
• ยกเลิกการแชร์เมื่อไหร่ก็ได้ อยากเรื่องมากก็ตั้งวันหมดอายุซะ
• อยากให้แก้ไขได้? ตั้งค่าให้เป็น “ผู้มีสิทธิ์แก้ไข” แต่คิดดี ๆ ก่อน
• มีไฟล์ Sensitive อย่าใช้ Google Drive เลย หาทางอื่นที่มัน Secure กว่านี้ไป๊

ข้อดีของการแชร์ไฟล์ด้วย Google Drive คืออะไร?

เหนื่อยจัง… เหมือนแบกอะไรไว้เยอะแยะ

Google Drive เหรอ… ข้อดีมันก็…

• เก็บได้ทุกอย่าง รูป หนัง เพลง เอกสาร… อะไรก็ได้ที่เราอยากเก็บ

• ปลอดภัย มั้งนะ… Google เค้าคงดูแลดีกว่าเราเยอะ

• ที่ไหนก็ได้ อันนี้จริง… ขอแค่มีเน็ต ก็เปิดดูเปิดแก้ได้หมด

• แชร์กันง่าย ทำงานกลุ่มสมัยเรียนคือรอดตายเพราะ Drive นี่แหละ

• สิทธิ์การเข้าถึง อันนี้สำคัญ… จะให้ใครดูเฉยๆ หรือแก้ได้ ก็กำหนดเอา

มันก็ดีนะ… แต่บางทีก็คิดว่า ข้อมูลเราอยู่ในมือ Google หมดเลย… น่ากลัวเหมือนกัน

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• Google Drive ให้พื้นที่ฟรี 15 GB ถ้าเกินต้องจ่ายเพิ่ม แต่ถ้าใช้แค่เอกสารงานทั่วไป ก็เหลือเฟือ

• Google Workspace คือชุดโปรแกรมที่มาพร้อม Drive (Docs, Sheets, Slides)… ทำให้ทำงานเอกสารออนไลน์สะดวกมาก

• ความปลอดภัย ถึง Google จะดูแลดี แต่เราก็ต้องระวังรหัสผ่านตัวเองด้วยนะ… สำคัญมาก

ถ้าต้องการยกเลิกสิทธิ์ในการแชร์งาน ใน Google เอกสาร ต้องทำอย่างไร

อื้อหือ… จำได้เลย วันนั้นประมาณเดือนพฤษภาคม ปี 2566 ต้องส่งงานกลุ่มวิชาสถิติ แต่ไอ้เพื่อนร่วมกลุ่มนี่มันส่งช้ามาก ส่งมาแต่ไฟล์แก้ไขไม่จบซักที โคตรปวดหัว ฉันเลยต้องไปนั่งแก้เองแทบทุกอย่างที่มันส่งมา ตอนนั้นนั่งอยู่ที่ห้องสมุดมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ห้องแอร์เย็นฉ่ำแต่ฉันร้อนผ่าว เครียดสุดๆ งานเกือบไม่เสร็จ พอเสร็จก็อยากลบมันออกจาก Google Drive ทันที ไม่อยากเห็นหน้ามันอีกแล้ว

ก็เลยไปหาใน Google เอกสารไง คลิกขวาที่ไฟล์ แล้วก็ตามขั้นตอนนั้นแหละ คลิก แชร์ แล้วก็ ขั้นสูง สุดท้ายก็เจอปุ่ม หยุดการแชร์ กดปุ๊บโล่งอกปั๊บ รู้สึกเหมือนยกภูเขาออกจากอก โล่งเลย ตอนนั้นเวลาประมาณสี่ทุ่มกว่าแล้ว เหนื่อยมาก แต่ก็ดีใจที่ทำเสร็จ

• ขั้นตอนการยกเลิกการแชร์: คลิกขวาที่เอกสาร > แชร์ > ขั้นสูง > หยุดการแชร์
• วันที่ทำ: พฤษภาคม 2566
• สถานที่: ห้องสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่
• ความรู้สึก: เครียดมาก โล่งใจมากหลังจากยกเลิกการแชร์เสร็จ
• สาเหตุ: เพื่อนร่วมกลุ่มส่งงานช้าและแก้ไขงานไม่จบ ต้องแก้เองเกือบทั้งหมด

หลังจากนั้นฉันก็ตั้งค่าการแชร์งานใหม่ ระบุให้เฉพาะคนสำคัญสามารถแก้ไขได้เท่านั้น ไม่ให้ใครเข้ามาแก้ไขแบบไม่ขออนุญาตอีกแล้ว เข็ดแล้วจริงๆ กับการแชร์งานกับเพื่อนแบบไม่รอบคอบ

เมื่อแชร์ไฟล์โดยตั้งค่า ทุกคนที่มีลิงก์ หมายความว่าอย่างไร?

ทุกคนที่มีลิงก์? ก็เหี้ยหมดดิ ใครก็ได้สิ

• หมด: ไม่ต้องขออนุญาต ใครมีลิงก์ก็เข้าได้
• อันตราย: หลุดไปก็ซวย แชร์ให้ผิดคน ชีวิตเปลี่ยน
• สะดวก: เร็วดี ไม่ต้องมานั่ง add ทีละคน

เพิ่มเติม: กูว่าตั้งรหัสผ่านแม่งไปเลย จบๆ

คำเตือน: กูไม่รับผิดชอบถ้าไฟล์มึงรั่ว