แปลง ไฟล์ Word เป็น Excel ยัง ไง

จาก Word สู่ Excel: กลเม็ดเคล็ดลับการแปลงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

หลายครั้งที่เราพบว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ในรูปแบบไฟล์ Word (นามสกุล .doc หรือ .docx) แต่การใช้งานจริงนั้นสะดวกกว่าหากอยู่ในรูปแบบตารางที่สามารถคำนวณและวิเคราะห์ได้ใน Excel (นามสกุล .xls หรือ .xlsx) คำถามคือ จะแปลงไฟล์ Word ให้เป็น Excel ได้อย่างไร?

ความจริงที่ต้องยอมรับคือ การแปลงไฟล์ Word เป็น Excel โดยตรงไม่ใช่เรื่องง่ายเหมือนการแปลงไฟล์รูปภาพหรือไฟล์ PDF นั่นเป็นเพราะพื้นฐานโครงสร้างของไฟล์ทั้งสองนั้นแตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง Word ถูกออกแบบมาเพื่อสร้างเอกสารที่มีการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน เน้นความสวยงามของตัวอักษร การจัดวางหน้ากระดาษ และการแทรกรูปภาพ ในขณะที่ Excel มุ่งเน้นไปที่การจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตาราง (row และ column) เพื่อให้สามารถคำนวณ ประมวลผล และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ดังนั้น การแปลงไฟล์ Word เป็น Excel จึงไม่ใช่การ แปลง ในความหมายตรงตัว แต่เป็นการ นำเข้า ข้อมูลจาก Word แล้วจัดระเบียบใหม่ให้อยู่ในรูปแบบที่ Excel สามารถใช้งานได้ ซึ่งมีหลายวิธีให้เลือกใช้ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของข้อมูลและรูปแบบของเอกสาร Word ต้นฉบับ

1. คัดลอกและวาง (Copy and Paste): วิธีพื้นฐานที่ได้ผลเสมอ

วิธีนี้เหมาะสำหรับข้อมูลที่มีปริมาณไม่มากนัก และมีการจัดรูปแบบที่เรียบง่าย เช่น ข้อมูลที่จัดเรียงเป็นตารางอยู่แล้วใน Word เพียงแค่เลือกตารางใน Word กด Ctrl+C (หรือ Command+C บน Mac) เพื่อคัดลอก จากนั้นเปิด Excel แล้ววาง (Ctrl+V หรือ Command+V) ในเซลล์ที่ต้องการ Excel จะพยายามจัดระเบียบข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบตารางโดยอัตโนมัติ แต่อาจต้องปรับแต่งเล็กน้อยเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ

ข้อดี: ง่ายและรวดเร็ว เหมาะสำหรับข้อมูลจำนวนน้อย

ข้อเสีย: อาจต้องปรับแต่งการจัดเรียงข้อมูลใหม่ หาก Word มีการจัดรูปแบบที่ซับซ้อน

2. บันทึกเป็น Text File (.txt) แล้วนำเข้าใน Excel: ทางเลือกสำหรับข้อมูลที่ไม่มีรูปแบบตารางชัดเจน

หากข้อมูลใน Word ไม่ได้จัดเรียงเป็นตารางอย่างชัดเจน แต่อาจเป็นรายการ (list) หรือข้อความที่คั่นด้วยเครื่องหมายบางอย่าง เช่น คอมม่า (,) หรือ แท็บ (Tab) วิธีนี้อาจเป็นทางเลือกที่ดี โดยให้บันทึกไฟล์ Word เป็น Text File (.txt) ก่อน (File > Save As > เลือก Text Only หรือ Text with Line Breaks) จากนั้นเปิด Excel แล้วนำเข้า Text File (Data > Get External Data > From Text) Excel จะแสดงตัวช่วยในการนำเข้า Text File ซึ่งจะให้เราเลือกว่าจะใช้เครื่องหมายใดเป็นตัวคั่น (Delimiter) เพื่อแบ่งข้อมูลออกเป็น column ต่างๆ ใน Excel

ข้อดี: เหมาะสำหรับข้อมูลที่ไม่มีรูปแบบตารางชัดเจน สามารถกำหนดตัวคั่นเพื่อแบ่งข้อมูลได้

ข้อเสีย: ต้องทำความเข้าใจวิธีการทำงานของตัวช่วยในการนำเข้า Text File และต้องจัดระเบียบข้อมูลเพิ่มเติมใน Excel

3. การใช้ VBA (Visual Basic for Applications): สำหรับผู้ที่มีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรม

สำหรับผู้ที่มีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรม VBA สามารถเขียนโค้ดเพื่อดึงข้อมูลจากไฟล์ Word แล้วแทรกลงใน Excel ได้โดยอัตโนมัติ วิธีนี้มีความยืดหยุ่นสูง สามารถปรับแต่งโค้ดให้เหมาะกับรูปแบบข้อมูลที่ซับซ้อนได้

ข้อดี: ยืดหยุ่นสูง สามารถจัดการข้อมูลที่ซับซ้อนได้

ข้อเสีย: ต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรม VBA

สรุป:

การแปลงไฟล์ Word เป็น Excel อาจต้องใช้ความพยายามในการจัดระเบียบข้อมูล แต่ด้วยวิธีที่กล่าวมาข้างต้น คุณสามารถเลือกวิธีที่เหมาะสมกับลักษณะข้อมูลและความถนัดของคุณ เพื่อให้ข้อมูลของคุณพร้อมใช้งานใน Excel ได้อย่างมีประสิทธิภาพ