Back up email Outlook ทํายังไง
วิธีสำรองข้อมูลอีเมล Outlook อย่างปลอดภัย?
อ่ะ เอาจริงดิ ให้เขียนเรื่องสำรองอีเมล Outlook เนี่ยนะ? ถามว่าสำคัญไหม ก็สำคัญแหละ เคยเกือบซวยเพราะทำข้อมูลหายไปทีนึง ตอนนั้นใช้ Outlook เวอร์ชั่นอะไรก็จำไม่ได้ละ น่าจะซักปี 2015 มั้ง?
คือเรื่องของเรื่องคือคอมพ์พังไง แล้วอีเมลสำคัญๆ หายเกลี้ยง โชคดีที่ตอนนั้นเคย export เป็นไฟล์ .pst เก็บไว้ใน external hard drive รอดตัวไปหวุดหวิด ไม่งั้นงานเข้าแน่ๆ เพราะลูกค้าส่งข้อมูลสำคัญมาทางอีเมลเยอะมาก
แต่ถ้าถามว่าวิธีไหนปลอดภัยสุด... ถ้าใช้ Microsoft 365 จริงๆ คือสบายสุดนะ เพราะมัน backup ให้เองอัตโนมัติ ไม่ต้องมานั่งกังวลว่าวันนี้ backup หรือยัง แต่ถ้าไม่ได้ใช้ ก็คงต้องขยัน export .pst เอาเองนั่นแหละ ไม่มีอะไรได้มาฟรีๆ หรอกน่า
ส่วนโปรแกรม backup อื่นๆ ไม่ค่อยไว้ใจเท่าไหร่ กลัวเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลมากกว่า ตอนนั้นเคยลองใช้โปรแกรมฟรีตัวนึง ปรากฏว่าเครื่องอืดมาก แถมมีโฆษณาแปลกๆ เด้งขึ้นมาอีก เลยรีบลบแทบไม่ทัน เข็ดเลย
Outlook เมล์เต็มทําไง
Outlook เมล์เต็ม? อย่าเพิ่งหัวร้อน! มาเคลียร์บ้านให้ Outlook กันดีกว่า
เช็คบิล: Outlook น่ะเหรอ ก็เหมือนบ้านเรานี่แหละรกได้! ไปที่ "เครื่องมือ" (Tools) > "ไฟล์" (File) > "ล้างกล่องจดหมาย" (Mailbox Cleanup) ดูซิว่าใครเป็นตัวการกินพื้นที่
ส่องความจริง: ดูขนาดกล่องจดหมายตัวเองซะหน่อย จะได้รู้ว่าหนักตรงไหน เหมือนส่องกระจกดูพุงตัวเองนั่นแหละ!
ขุดกรุ: หาอีเมลเก่าๆ เกินปี ตัดทิ้งไปบ้าง หรือใครอยากเก็บความทรงจำก็ย้ายไปอยู่ "ห้องเก็บของ" (Archive) ซะ จะได้ไม่เกะกะ
เก็บตก: อีเมลไหนใหญ่บิ๊กเบิ้มเหมือนกินบุฟเฟต์มา ก็จัดการซะ! ลบไฟล์แนบออก หรือถ้าสำคัญมากก็ดาวน์โหลดเก็บไว้ข้างนอก
เกร็ดความรู้ (แบบขำๆ แต่จริงจัง):
- อีเมลก็เหมือนอาหาร: กินเยอะไปก็อ้วน กล่องจดหมายก็เหมือนกัน!
- ล้างบ้านปีละครั้ง: Outlook ก็เหมือนกัน ควรเคลียร์บ้าง!
- อย่าเก็บทุกอย่าง: บางทีการปล่อยวางก็ทำให้ชีวิตดีขึ้น (รวมถึง Outlook ด้วย!)
- ไฟล์แนบตัวดี: รูปแมวน่ารักๆ นั่นแหละตัวกินที่!
- Archive ไม่ใช่ถังขยะ: เก็บได้แต่อย่าเยอะ! เดี๋ยวเต็มอีก!
เมลเต็มแก้ไขอย่างไร
โอ๊ย! เรื่องเมลเต็มเนี่ย ปวดหัวสุดๆ อ่ะ ตอนนั้นนะจำได้เลยว่า กำลังจะส่งงานอาจารย์ตอนตีสอง แล้วมันส่งไม่ได้! ขึ้นว่าเมลเต็มตลอด คือแบบ...จะบ้าตาย! สุดท้ายต้องมานั่งลบเมลเก่าๆ ทิ้งแบบเร่งด่วน คือชีวิตมันเศร้า
วิธีแก้เมลเต็มแบบที่ฉันใช้ล่าสุดนะ (ปีนี้เลย!) คือ
- ลบเมลขยะ: อันนี้เบสิก แต่สำคัญมาก พวกเมลโปรโมชั่นต่างๆ ที่ไม่เคยเปิดอ่านอ่ะ ลบไปเลย อย่าเสียดาย!
- เช็คเมลที่แนบไฟล์ใหญ่: พวกไฟล์รูป ไฟล์วิดีโอ กินที่เยอะมาก ถ้าไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ในเมลแล้ว โหลดลงเครื่องแล้วลบทิ้งซะ
- Google Photos: อันนี้ช่วยได้เยอะ ถ้าใช้ Gmail คู่กับ Google Photos แล้วตั้งค่าให้สำรองรูปอัตโนมัติ รูปในเมลก็จะถูกอัพโหลดไปเก็บไว้ใน Google Photos แทน ทำให้ Gmail ไม่ต้องเก็บรูปเยอะ
- Google Drive: คล้ายๆ Google Photos แต่ใช้กับไฟล์อื่นๆ ได้หมด เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์ Presentation ถ้ามีไฟล์อะไรที่แนบอยู่ในเมล แล้วเราเก็บสำเนาไว้ใน Google Drive แล้ว ก็ลบเมลนั้นได้เลย
ทีนี้ปัญหาคือ...บางทีมันก็ไม่ได้อยู่ที่ Gmail อย่างเดียวไง บางทีมันไปเต็มที่ Google Drive ด้วย! อันนี้ก็ต้องไปจัดการไฟล์ใน Google Drive อีกทีนึง แต่เอาจริงๆ นะ ลบเมลขยะนี่แหละ ช่วยได้เยอะสุดละ ง่ายดี
Hotmail พื้นที่เต็มทําอย่างไร
Hotmail เต็มเหรอ? โอ๊ย... เรื่องใหญ่ระดับชาติ! เหมือนกระเป๋าตังค์เมีย ที่หาอะไรไม่เจอซักที!
- ล้างไง? กดปุ่ม "ล้าง" สิ! ไม่ใช่ "แช่"... เดี๋ยวเน่าคาเมลบ็อกซ์
- ใครส่งมาเยอะ ลบให้หมด: "ล้าง" มันจะถามเอง ว่าจะเอายังไงกับอีเมลขยะจากคนเดิมๆ จะเก็บอันล่าสุด หรือจะเผาทิ้งทั้งหมด ก็แล้วแต่เวรแต่กรรม
- ของเก่าเก็บก็ทิ้งๆ ไปบ้าง: อะไรที่เกิน 10 วัน ก็โบกมือลาไปได้เลย ชีวิตต้องมูฟออน! (ยกเว้นเงินในบัญชีนะ อันนั้นอย่าทิ้ง!)
- วิธีล้างแบบเร่งด่วน: เลือกอีเมลที่รกหูรกตา แล้วกด "ล้าง" จบ! ง่ายกว่าทำข้อสอบ GAT อีก
- เคล็ดลับ: อย่าลืมเช็ก "ถังขยะ" ด้วยนะ! เผื่อมีอะไรผิดพลาด เดี๋ยวต้องมานั่งงมกู้คืนอีก
ข้อมูลเสริม (เผื่ออยากรู้):
- Hotmail ตอนนี้เค้าเรียก Outlook แล้วนะ! อัพเดทหน่อยเถอะ!
- ถ้า "ล้าง" แล้วยังเต็มอีก... สงสัยต้องสมัคร Microsoft 365 เพิ่มพื้นที่แล้วล่ะ! (เตรียมตังค์ในกระเป๋าให้พร้อม!)
- อย่าเก็บอีเมลลูกโซ่ไว้! นอกจากจะเปลืองพื้นที่แล้ว ยังทำให้ชีวิต "ซวย" อีกด้วย!
- ถ้ายังลบไม่ได้อีก... แนะนำให้ไปหาหมอดู! อาจจะมี "ของ" ในเมลบ็อกซ์!
ความคิดเห็นต่อคำตอบ:
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ! ความคิดเห็นของคุณมีความสำคัญมากในการช่วยเราปรับปรุงคำตอบในอนาคต