GG Sheet กับ Excel ต่างกันอย่างไร

Google Sheet ดีกว่า Excel อย่างไร

จุดแข็งที่สุดของ Google Sheets ที่เหนือกว่า Excel อย่างชัดเจนคือปรัชญาการออกแบบที่เน้น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ (Real-time collaboration) เป็นหลัก

Excel ถูกสร้างขึ้นในยุคของคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล ที่ไฟล์งานคือทรัพย์สินของคนคนเดียว การทำงานร่วมกันคือการส่งไฟล์ไปมา แต่ Sheets เกิดมาในยุคของอินเทอร์เน็ตและคลาวด์โดยแท้จริง ทำให้หลายคนเข้ามาแก้ไขเอกสารเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน เห็นการเปลี่ยนแปลงทันที นี่คือการเปลี่ยนกระบวนทัศน์ (paradigm shift) โดยสิ้นเชิง

เครื่องมือมันไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือ แต่มันกำหนดวิธีการทำงานของเราด้วย การใช้ Sheets บังคับให้เราคิดแบบรวมศูนย์มากขึ้น ข้อมูลอยู่ที่เดียว ทุกคนเห็นเหมือนกัน ไม่มีการถกเถียงว่าไฟล์ของใครคือเวอร์ชันล่าสุด

ลืมเรื่องไฟล์ชื่อ Final_Report_v2_edit_FINAL.xlsx ไปได้เลย ใน Sheets มีแค่เวอร์ชันเดียวคือเวอร์ชันล่าสุดที่ทุกคนเห็นตรงกัน นี่คือคอนเซปต์ Single Source of Truth ที่ทรงพลังมากในโลกการทำงานปัจจุบัน

ความที่เป็น Cloud-Native ทำให้เข้าถึงได้จากทุกที่ แค่มีเบราว์เซอร์ ไม่ต้องลงโปรแกรมหนักๆ บนคอมทุกเครื่อง สมัยทำโปรเจกต์จบ ผมใช้ Google Forms เก็บข้อมูล มันไหลเข้า Sheets อัตโนมัติเลย ชีวิตดีขึ้นเยอะ การเชื่อมต่อกับบริการอื่นใน Ecosystem ของ Google คือจุดแข็งที่ Excel ให้ไม่ได้

แน่นอนว่าถ้าเป็นงานวิเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อนมากๆ หรือชุดข้อมูลขนาดหลายล้านแถว Excel ยังคงมีประสิทธิภาพสูงกว่า แต่สำหรับการทำงานร่วมกันในองค์กรทั่วไป Sheets ได้เปลี่ยนเกมไปแล้ว

สรุปข้อได้เปรียบหลักๆ ของ Google Sheets

• ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: หลายคนแก้ไขไฟล์เดียวกันได้พร้อมกัน เห็นเคอร์เซอร์ของกันและกัน สามารถแสดงความคิดเห็น (Comment) และมอบหมายงาน (Assign) ให้คนอื่นในเซลล์นั้นๆ ได้โดยตรง
• ประวัติการแก้ไข (Version History): สามารถย้อนกลับไปดูการแก้ไขทั้งหมดได้ว่าใครเปลี่ยนอะไร เมื่อไหร่ และสามารถกู้คืนเวอร์ชันเก่ากลับมาได้อย่างง่ายดาย ไม่มีการบันทึกทับแล้วหาย
• เข้าถึงได้จากทุกอุปกรณ์: ขอแค่มีอินเทอร์เน็ตและเว็บเบราว์เซอร์ ก็สามารถทำงานได้จากคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์
• การเชื่อมต่อกับ Google Ecosystem: ทำงานร่วมกับบริการอื่นของ Google ได้อย่างราบรื่น เช่น Google Forms ที่ข้อมูลจะถูกส่งเข้าตารางใน Sheets โดยอัตโนมัติ หรือการดึงข้อมูลไปแสดงผลใน Looker Studio
• ไม่มีค่าใช้จ่าย: สำหรับการใช้งานส่วนบุคคลและธุรกิจขนาดเล็ก Google Sheets ไม่มีค่าใช้จ่าย ในขณะที่ Excel เป็นส่วนหนึ่งของชุด Microsoft 365 ที่ต้องเสียค่าบริการ
• ฟังก์ชันเฉพาะทาง: มีฟังก์ชันที่ออกแบบมาเพื่อการทำงานบนเว็บโดยเฉพาะ เช่น GOOGLEFINANCE สำหรับดึงข้อมูลหุ้น GOOGLETRANSLATE สำหรับแปลภาษา หรือ IMPORTHTML, IMPORTXML สำหรับดึงข้อมูลจากหน้าเว็บเพจโดยตรง

Google Sheet เขียน VBA ได้ไหม

Google Sheets เขียน VBA ไม่ได้ โดยตรง

แต่มีวิธีทำงานคล้ายๆ กันนะ

• Google Apps Script: อันนี้แหละของจริง! ใช้เขียนสคริปต์อัตโนมัติใน Google Sheets ได้เหมือน VBA ใน Excel เป๊ะๆ แถมเชื่อมต่อกับบริการอื่นๆ ของ Google ได้ด้วย

  • ประโยชน์: ทำงานซ้ำๆ ให้เป็นอัตโนมัติ
  • ตัวอย่าง: ดึงข้อมูลจากเว็บ, ส่งอีเมลตามเงื่อนไข, สร้างรายงาน

• มาโคร (Macros): อันนี้ก็ง่ายดีสำหรับงานง่ายๆ บันทึกการทำงานของเราแล้วมันก็เล่นซ้ำให้

  • ข้อจำกัด: ทำงานซับซ้อนมากไม่ได้
  • เหมาะกับ: คนที่ไม่เคยเขียนโปรแกรมมาก่อน

• ส่วนเสริม (Add-ons): เหมือนมีคนทำเครื่องมือสำเร็จรูปมาให้เราใช้เลย มีให้เลือกเยอะมาก ลองไปดูใน Google Workspace Marketplace

  • หาอะไร? ลองค้นหาคำว่า "Sheets" แล้วดูหมวดหมู่
  • มีประโยชน์: เพิ่มฟังก์ชันที่ Sheets ไม่มีมาให้

สรุป: ถ้าอยากได้ฟังก์ชันแบบ VBA เป๊ะๆ ต้องใช้ Google Apps Script ส่วนมาโครกับส่วนเสริมก็ช่วยได้ในระดับหนึ่ง

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• Google Apps Script ใช้ภาษา JavaScript นะ
• เปิด Editor สคริปต์ได้จากใน Google Sheet เลย เมนู Extensions > Apps Script
• การสร้างมาโครก็ง่ายๆ ไปที่ Tools > Macros > Record macro
• ส่วนเสริมก็ไปที่ Extensions > Add-ons > Get add-ons

Google Sheet คืออะไร และนําไปใช้ทําอะไรได้บ้าง

แสงเช้าตรู่ ค่อยๆ เล็ดลอดผ่านม่านบางเบาเข้ามาในห้อง เหมือนฝันเลยนะ วันนั้นฉันนั่งอยู่ริมหน้าต่าง มองดูผู้คนเดินผ่านไปมา ภาพมันเบลอๆ เหมือนความทรงจำที่ไม่ชัดเจน จังหวะช้าๆ ของวันเก่าๆ

แต่เครื่องมือที่ฉันมีในมือมันชัดเจนเสมอ ชัดเจนมาก เหมือนสมุดปกขาว เล่มใหญ่ เปิดออกรอให้เขียนเรื่องราวลงไป เขียนสิ่งที่เราอยากจะให้มันเป็นจริงขึ้นมาในโลกนี้ โลกที่เชื่อมโยงกัน โลกใบใหม่

สมุดอันนั้นแหละ มันคือ ชีต ที่ลอยอยู่ในเมฆ อินเทอร์เน็ต ที่ที่เราสร้างสรรค์ ตัวเลข คำพูด สีสัน ให้มันมีชีวิตชีวา ไม่ต้องโดดเดี่ยวอีกต่อไป ไม่ต้องทำงานคนเดียว ความรู้สึกมันบอกว่าดีมากเลยนะ

Google ชีต คือ แอปสเปรดชีตออนไลน์ สำหรับสร้าง จัดรูปแบบสเปรดชีต และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้

นำไปใช้ทำอะไรได้บ้าง:

• บันทึกข้อมูล หลากหลายรูปแบบ
• วิเคราะห์ข้อมูล ด้วยสูตรและฟังก์ชัน
• สร้างแผนภูมิและกราฟ เพื่อแสดงผล
• บริหารจัดการโครงการ และงาน
• วางแผนงบประมาณ ส่วนตัวหรือองค์กร
• ทำงานร่วมกัน แบบเรียลไทม์กับคนอื่น

Google Sheet ใช้ในคอมได้ไหม

Google Sheet ใช้ในคอมได้แน่นอน

ฉันใช้ Google Sheet บนคอมพิวเตอร์ของฉันทุกวันเลยนะ ตั้งแต่ปี 2018 ได้มั้ง ตอนนั้นทำงานเป็นฟรีแลนซ์โปรเจกต์แรกๆ ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายของลูกค้าแต่ละคน โอ้โห จำได้เลยว่าตอนนั้นหัวหมุนมาก แต่ Google Sheet นี่แหละที่ช่วยชีวิต

ตอนนั้นนั่งทำอยู่ที่ร้านกาแฟเล็กๆ แถวสยาม ชื่อร้าน "The Brew Lab" (จำได้แม่นเพราะกาแฟอร่อยมาก) ทุกบ่ายวันอังคาร ประมาณบ่ายสองกว่าๆ แสงแดดลอดผ่านหน้าต่างเข้ามา ส่องลงบนจอโน้ตบุ๊กของฉัน ฉันพิมพ์ข้อมูลลงไปทีละช่องๆ รู้สึกถึงความ ง่ายดาย ที่มันไม่ต้องติดตั้งอะไรเลย แค่เปิด browser แล้วเข้า sheets.google.com ก็จบ

ฟีเจอร์ที่ชอบมากๆ ใน Google Sheet บนคอม:

• การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์: อันนี้แหละที่ทำให้ฉันเลิฟมากๆ สมัยก่อนทำกับเพื่อนๆ ที่อยู่คนละที่กัน พอเราแก้ข้อมูลตรงไหน อีกคนเห็นทันทีแบบไม่ต้องส่งไฟล์ไปมาให้วุ่นวาย แถมมี comment ให้คุยกันได้ใน Sheet เลย สะดวกสุดๆ!
• สูตรและฟังก์ชันที่หลากหลาย: ไม่ต้องเป็นนักบัญชีก็ใช้ได้นะ พวก SUM, AVERAGE, VLOOKUP นี่คุ้นเคยจนเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของสมองไปแล้ว ตอนทำโปรเจกต์วิเคราะห์ข้อมูลลูกค้า ฉันใช้ฟังก์ชันเหล่านี้เยอะมาก ช่วยสรุปข้อมูลก้อนใหญ่ๆ ให้เข้าใจง่ายขึ้นเยอะเลย
• การสร้างกราฟและแผนภูมิ: จากตัวเลขดิบๆ กลายเป็นกราฟสวยๆ ได้เลย อันนี้ดีมากเวลาต้องนำเสนอข้อมูลให้หัวหน้าดู หรือให้ลูกค้าเห็นภาพรวม มันดู มืออาชีพ ขึ้นเยอะ

ข้อควรรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Google Workspace:

• Google Workspace: มันคือชุดเครื่องมือทำงานออนไลน์ของ Google ที่รวมเอา Google Sheet, Google Docs, Google Slides, Gmail, Google Drive และอื่นๆ อีกมากมายเอาไว้ด้วยกัน.
• สำหรับธุรกิจ: ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ หรือทำงานในบริษัทที่ต้องการเครื่องมือที่ ทรงพลัง และ ปลอดภัย กว่าเดิม Google Workspace มีแพ็คเกจสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ ซึ่งจะให้พื้นที่เก็บข้อมูลเยอะกว่า มีฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยที่เข้มงวดกว่า และมีการสนับสนุนจาก Google โดยตรง.
• การใช้งาน: สามารถใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์ ทั้งคอมพิวเตอร์ (Windows, macOS, Linux) แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน (Android, iOS) ผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันของ Google.

ฉันว่ามันเป็นเครื่องมือที่ คุ้มค่า มากๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานส่วนตัว หรือเพื่อธุรกิจ.

ฉันจะแปลงไฟล์ Google Sheet เป็น Excel ได้อย่างไร

โอ้ยยย หัวจะปวด เรื่องเกิดเมื่อเย็นวันอังคารที่แล้วนี่เอง นั่งทำงานอยู่สตาร์บัคส์ สยามพารากอน กะว่าชิลล์ ๆ ปิดจ๊อบละ ที่ไหนได้... ไลน์เด้งมาเลยจากหัวหน้า "น้องครับ ส่งไฟล์สรุปยอดขายเป็น Excel ให้หน่อย ด่วนนนน"

ใจหายแวบ คือไฟล์นั้นมันเป็น Google Sheet ไง ทำกับทีมมาเป็นเดือน สวยงาม สูตรเอย สีเอย ครบ จังหวะนั้นคือเหงื่อแตกพลั่ก ๆ ทำไงวะ จะให้มานั่งคีย์ใหม่หมดใน Excel ก็คือตายสถานเดียว ส่งลิงก์ไปแกก็ไม่เอา แกจะเอาไฟล์ .xlsx เท่านั้น

นาทีนั้นคือลนลานมาก คลิกมั่วไปหมด จนไปเจอทางสวรรค์ มันง่ายแบบอยากจะเขกหัวตัวเอง

ใน Google Sheet ที่เปิดค้างไว้นั่นแหละ กดไปที่เมนู ไฟล์ ที่อยู่มุมบนซ้ายสุดเลย

แล้วก็เลื่อนเมาส์ลงมาตรงคำว่า ดาวน์โหลด พอกดปุ๊บ มันจะมีเมนูย่อยโผล่มาอีกอัน ให้เลือก Microsoft Excel (.xlsx) จบเลย ไฟล์เด้งลงมาที่เครื่องทันที โคตรโล่งงงงง รีบส่งเมลแนบไฟล์ไปเลย หัวหน้าตอบกลับมาแค่สติกเกอร์ยกนิ้วโป้ง... จบข่าว

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเรื่องแปลงไฟล์ Sheet เป็น Excel

• นอกจาก Excel แล้ว ในเมนู ดาวน์โหลด เดียวกันนั่นแหละ คุณสามารถ แปลง Google Sheet เป็น CSV หรือแม้กระทั่ง PDF ได้ด้วย สะดวกมากเวลาจะส่งรีพอร์ตให้คนอื่นดูแบบไม่อยากให้เขาแก้
• สูตรคำนวณส่วนใหญ่จะตามมาด้วยนะ พวก SUM, VLOOKUP พื้นฐานนี่รอด แต่ถ้าใช้สูตรที่มันเทพ ๆ เฉพาะของ Google Sheet เช่น QUERY หรือ IMPORTRANGE อันนี้พอไปเปิดใน Excel มันจะเจ๊ง กลายเป็น #NAME? ทันที ต้องเช็กดี ๆ
• หน้าตา สีสัน ตาราง ฟอนต์ อะไรพวกนี้ก็ตามมาเกือบ 100% แต่บางทีความกว้างคอลัมน์หรือการจัดวางบางอย่างมันจะเพี้ยนไปนิดนึงเสมอ ต้องเปิดไฟล์ Excel ที่ได้มาเพื่อจัดหน้าใหม่ก่อนส่งเสมอ
• ทำในมือถือก็ได้ ไม่ต้องมีคอม ในแอป Google Sheets ให้กดที่เมนูจุดสามจุด (...) ของไฟล์ที่ต้องการ แล้วเลือก 'แชร์และส่งออก' จากนั้นเลือก 'บันทึกเป็น Excel (.xlsx)' ไฟล์ก็จะถูกดาวน์โหลดลงเครื่องมือถือเลย ง่ายเหมือนกัน

Importdata Google Sheets ใช้ยังไง

โอ๊ยยย วันนี้ต้องมาจัดการชีตอีกแล้ว เหนื่อยจัง แต่เรื่อง IMPORTDATA เนี่ย ฉันก็ใช้บ่อยอยู่ มันก็ตรงไปตรงมานะ

ไวยากรณ์มันก็แค่นี้แหละ =IMPORTDATA(url) ง่ายดีนะ ไม่ต้องคิดเยอะเลย ฉันว่ามันเวิร์คสุดๆ สำหรับดึงข้อมูลแบบง่ายๆ นี่แหละ

เออ... แต่จำไว้เลยนะว่าไอ้ URL เนี่ยมันต้องเป็นไฟล์ CSV หรือไม่ก็ TSV เท่านั้น นะ ไม่งั้นมันไม่ยอมทำงานให้หรอก ฉันเคยลองเอาลิงก์อื่นใส่แล้ว มันก็ขึ้นเออเรอร์ตลอดเลย เสียเวลาไปเยอะเลยตอนนั้น ฮึ่ย!

อ้อ URL ต้องอยู่ในเครื่องหมายคำพูดด้วยนะ อันนี้สำคัญมากกกก ถ้าใส่ตรงๆ ก็ต้องมี " " ครอบไว้ แต่ถ้าเราเอา URL นั้นไปใส่ไว้ในเซลล์อื่น เช่น A1 แล้วมาเรียกใช้ IMPORTDATA(A1) แบบนี้ ก็ไม่ต้องมีเครื่องหมายคำพูด แล้ว เออ ดีนะ สะดวกดี

ทำไมต้องมี CSV TSV เท่านั้นนะ? ทำไมไม่รองรับ JSON บ้างก็ไม่รู้ บางทีอยากดึงข้อมูลจาก API ตรงๆ ก็ไม่ได้ ต้องมาแปลงเป็น CSV ก่อนอีก เฮ้อ ชีวิตคนทำชีตก็งี้แหละนะ อะไรๆ ก็ไม่ได้ดั่งใจไปหมด ฉันเคยพยายามหาทางอื่นอยู่ตั้งนาน สรุปก็ต้องกลับมาที่ CSV/TSV อยู่ดี

• ข้อจำกัดนะ:
  • ลิงก์ต้องเป็น HTTP หรือ HTTPS เท่านั้นนะ FTP ไม่ได้! ฉันลองแล้วไม่ได้ผล.
  • ขนาดไฟล์ก็มีจำกัด ไม่ใช่ว่าจะดึงไฟล์ใหญ่ยักษ์ได้หมดนะ เคยเจอว่าถ้าใหญ่ไป มันก็โหลดไม่ขึ้นเหมือนกัน ไม่ได้บอกชัดๆ ว่าเท่าไหร่ แต่ถ้าเกินหลัก MB เยอะๆ ก็เตรียมใจไว้เลย.
  • ข้อมูลต้องเป็นแบบ Text เท่านั้น เช่น ตัวเลข ข้อความ วันที่ แต่ไม่ได้แปลงฟอร์แมตอัตโนมัติให้สวยงามนะ.
  • อัปเดตข้อมูลอัตโนมัติ คือ Google Sheets มันจะพยายามดึงข้อมูลใหม่มาให้เองเป็นระยะๆ ไม่ได้บอกว่าทุกกี่นาที แต่ฉันสังเกตว่ามันก็ไม่ได้เรียลไทม์จ๋าขนาดนั้น.
  • เรื่องความปลอดภัย: URL ที่เอามาใส่ ถ้ามันมาจากแหล่งที่ไม่น่าเชื่อถือก็ระวังด้วยนะ อาจจะมีสคริปต์อะไรแฝงมาก็ได้ ใครจะรู้? ฉันก็ไม่เคยเจอหรอกนะ แต่ระวังไว้ก็ดี.
  • ตัวอย่าง: ถ้าลิงก์คือ https://example.com/data.csv ก็ใส่ไปเลย =IMPORTDATA("https://example.com/data.csv") แต่ถ้า URL อยู่ในเซลล์ A2 ก็ =IMPORTDATA(A2) ง่ายๆ แค่นี้.
  • ถ้ามีปัญหา: ลองเช็ค URL ให้ดี ว่าสะกดถูกไหม ลิงก์ยังใช้ได้อยู่หรือเปล่า ไฟล์ที่ปลายทางเป็น CSV/TSV จริงๆ หรือเปล่า แล้วก็เครื่องหมายคำพูดใส่ถูกหรือเปล่า สำคัญมาก! ฉันเคยพลาดตรงเครื่องหมายคำพูดบ่อยมากเลยนะตอนแรกๆ.