Google Sheet เปลี่ยนเจ้าของได้ไหม

แชร์ไดรฟ์ทำไง

แชร์ไดรฟ์น่ะเหรอ มันก็เหมือนยื่นกุญแจห้องนิรภัยให้เพื่อนสนิทนั่นแหละ แต่เป็นกุญแจดิจิทัลไง! หัวใจหลักคือ เลือกแพลตฟอร์มคลาวด์ที่คุณใช้ อย่าง Google Drive, OneDrive หรือ Dropbox พวกนี้มีฟังก์ชันแชร์มาให้พร้อมสรรพ ไม่ต้องไปประดิษฐ์ประดอยอะไรเองให้เหนื่อย แค่หาไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่อยากแบ่งปัน แล้วคลิกปุ่ม "แชร์" เท่านั้นเอง ง่ายกว่าเลือกแฟนอีกบอกเลย

พอคลิกแชร์ปุ๊บ มันจะมีตัวเลือกให้เราตั้งค่าสิทธิ์นี่สิ จุดตายเลยตรงนี้ บางคนรีบกดๆ ไป ลืมดูว่ากำลังแจกสิทธิ์ให้ใครบ้าง มันก็เหมือนยื่นกุญแจดอกเดียวแต่บอกว่า "เอาไปเลยนะ ทั้งบ้าน" ทั้งที่อยากให้แค่เข้าห้องนั่งเล่น สิทธิ์มันมีตั้งแต่ "ดูได้อย่างเดียว" (View) เหมือนให้แค่ชะโงกหน้าดู ไม่ต้องกลัวหายไปไหน หรือ "แก้ไขได้" (Edit) อันนี้เหมือนยื่นมีดให้เลยนะ จิ้มได้เลย ถ้าไม่แน่ใจว่าจะจิ้มอะไรก็อย่าเพิ่งให้สิทธิ์นี้ดีกว่าไหม!

หรือบางทีก็สร้าง "ลิงก์" ให้คนอื่นเข้ามาดูได้ อันนี้สะดวกจริง แต่ก็เหมือนเอาบัตรเชิญไปวางไว้หน้าบ้าน ใครเก็บได้ก็เข้ามาได้หมดแหละ ต้องระวังให้ดีว่าลิงก์นั้นหลุดไปอยู่ในมือใคร ถ้าเป็นข้อมูลลับสุดยอดแล้วลิงก์หลุดนะ น้ำตาไหลพรากแน่ ไม่มีใครช่วยได้ทันหรอกคิดดู

มาดูรายละเอียดกันอีกสักนิด จะได้ไม่พลาดท่าเสียทีใครเขา

• รู้จักสิทธิ์ให้ถ่องแท้:

  • ผู้ดู (Viewer): เหมาะกับเอกสารสำคัญ หรือรูปภาพที่อยากอวด แต่ไม่อยากให้ใครมาขยับเขยื้อน
  • ผู้แสดงความคิดเห็น (Commenter): สำหรับงานที่ต้องการฟีดแบ็ก เช่น ไฟล์งานออกแบบ หรือร่างบทความ ให้คนอื่นมาเมนต์ๆ ได้แต่แก้ไขไม่ได้
  • ผู้แก้ไข (Editor): อันนี้สำหรับงานที่ทำร่วมกันจริงๆ ไว้ใจได้มากๆ เช่น สไลด์พรีเซนต์งานกลุ่มปีนี้ หรือเอกสารที่ต้องแก้ไปพร้อมๆ กัน

• การจัดการลิงก์แชร์:

  • ลิงก์สาธารณะ: คือใครมีลิงก์ก็เข้าได้หมด เหมาะกับข้อมูลที่อยากเผยแพร่ทั่วไป ไม่ได้ลับอะไรมาก
  • ลิงก์ส่วนตัว: เฉพาะคนที่คุณระบุอีเมลเท่านั้นถึงจะเข้าได้ ปลอดภัยขึ้นมาอีกระดับ เหมือนส่งบัตรเชิญแบบจ่าหน้าซอง
  • ตั้งวันหมดอายุ: บางแพลตฟอร์มมีให้ตั้งว่าลิงก์จะใช้งานได้ถึงเมื่อไหร่ อันนี้ดีนะ พอหมดเวลาก็หายไปเอง เหมือน Cinderella ที่รองเท้าแก้วหายตอนเที่ยงคืนเป๊ะ!

• การยกเลิกสิทธิ์เข้าถึง:

  • ถ้าเปลี่ยนใจ หรือคนที่แชร์ด้วยหมดความจำเป็นแล้ว อย่าลืมเอาเขาออกจากรายชื่อผู้มีสิทธิ์ หรือลบลิงก์ที่เคยแชร์ทิ้งซะ เหมือนเปลี่ยนกุญแจบ้านหลังเพื่อนย้ายออกนั่นแหละ เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลคุณเอง ไม่ใช่ของเขา

• ตรวจสอบเสมอ:

  • หมั่นเข้าไปดู "สถานะการแชร์" ของไฟล์สำคัญๆ บ้าง อย่างน้อยปีละครั้ง หรือถ้าข้อมูลนั้นสำคัญมากๆ ก็ทุกเดือนเลยก็ได้ จะได้รู้ว่าใครยังมีสิทธิ์เข้าถึงอะไรอยู่บ้างนะ
  • บางทีมันก็มีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นโดยที่เราไม่รู้ตัว ห้ามประมาท! ข้อมูลเรามีค่ากว่าทองอีกนะบางทีอะ

วิธีดูว่าใครแก้ไข sheet

เมื่อวานฉันก็หงุดหงิดอยู่เลยนะ มีคนมาแก้ชีทของฉันแล้วจำไม่ได้ว่าแก้ตรงไหน ฉันต้องมานั่งไล่ดู กว่าจะหาเจอ เสียเวลาไปเยอะเลย วิธีดูว่าใครแก้ตรงไหนใน Google Sheets เนี่ยง่ายมากนะ ฉันเคยบอกเพื่อนไปแล้วแต่บางทีเขาก็ลืม กดที่ ไฟล์ แล้วไปที่ ประวัติเวอร์ชัน แล้วเลือก ดูประวัติเวอร์ชัน เลย มันจะขึ้นมาหมดเลยว่าใครทำอะไรตอนไหน ง่ายนิดเดียวเอง

ฉันสงสัยนะว่าทำไมบางคนถึงไม่ค่อยใช้ฟังก์ชันนี้ มันช่วยชีวิตมาหลายครั้งแล้วจริงๆ เมื่อต้นปีนี้เอง 2024 ฉันทำงานโปรเจกต์ใหญ่ มีคนดันลบข้อมูลสำคัญทิ้งไป โชคดีที่กู้คืนได้จากตรงนี้นี่แหละ ไม่ต้องเสียเวลามานั่งทำใหม่หมด ไม่งั้นฉันตายแน่ๆ คิดแล้วก็ปวดหัวนะ

เอ๊ะ บางทีก็อยากดูแค่ว่าเซลล์นี้ ใครแก้ล่าสุดนะ มันมีวิธีที่เร็วกว่านั้นอีก คลิกขวาที่เซลล์นั้นแล้วเลือก 'แสดงประวัติการแก้ไข' ได้เลย แต่มันเป็นแค่ประวัติในเซลล์เดียว ไม่ใช่ประวัติเวอร์ชันรวมทั้งหมด อันนั้นสำหรับดูย้อนหลังทั้งหมดเลย ประวัติเวอร์ชันสำคัญกว่าเยอะเลย

• ระบบจะบันทึกทุกการเปลี่ยนแปลง: มีชื่อคนแก้ไข วันที่ เวลา และสิ่งที่แก้ไข
• เลือกกู้คืนเวอร์ชันเก่าได้: ถ้ามีใครทำอะไรผิดพลาดไป ก็แค่เลือกเวอร์ชันที่ต้องการแล้วกด "กู้คืนเวอร์ชันนี้" ง่ายๆ เลย
• ตั้งชื่อเวอร์ชันสำคัญ: บางทีเราอยากเซฟงานเป็นช่วงๆ แบบนี้ก็ดี ตั้งชื่อไว้เลย เช่น "เวอร์ชันอนุมัติรอบแรก"
• ดูได้เฉพาะสิ่งที่เปลี่ยนแปลง: กดเปรียบเทียบแต่ละเวอร์ชันเพื่อดูความต่างเน้นๆ ว่าแก้ตรงไหน

Google ไดรฟ์ คืออะไรจงอธิบาย

Google Drive ก็คือ… ที่เก็บของออนไลน์ของ Google

มันเหมือนกับลิ้นชักวิเศษที่อยู่บนอินเทอร์เน็ตเลย คิดภาพว่าเรามีกล่องเปล่า ๆ ใหญ่ ๆ ที่ Google เขาให้มา เราก็เอาไฟล์อะไรก็ได้ที่เรามีเนี่ย ใส่เข้าไปเก็บไว้ได้หมด จะรูปถ่าย วิดีโอ เอกสารสำคัญ งานที่ทำอยู่ หรืออะไรก็แล้วแต่

• ฝากไฟล์ได้เยอะ: เหมือนมีโกดังส่วนตัวอะ Google เขาให้พื้นที่มาให้เราใช้ ถ้าไม่พอ ก็ซื้อเพิ่มได้อีก

• เก็บไว้ที่ไหนก็ได้: พอฝากไฟล์ไว้แล้ว ไม่ว่าจะไปนั่งเล่นเน็ตที่ร้านกาแฟ อยู่บนรถ หรือไปเที่ยวต่างประเทศ ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต ก็เปิดไฟล์นั้นขึ้นมาดู หรือเอาไปใช้ต่อได้เลย ไม่ต้องพกฮาร์ดดิสก์ไปไหนมาไหน

• เปิด-แก้ได้เลย: ไม่ใช่แค่เก็บนะ เราสามารถเปิดไฟล์ขึ้นมาดูได้ทันที หรือจะแก้ไข้ เปลี่ยนแปลงอะไรตรงนั้นเลยก็ได้ อย่างพวกเอกสาร Word, Excel, PowerPoint ที่เราคุ้นเคยกันอะ ทำบน Drive ได้เลย

• แบ่งปันให้คนอื่น: อันนี้เด็ดสุด! เราสามารถเลือกได้เลยว่าอยากให้ใครเห็นไฟล์ของเราบ้าง หรือจะให้เขาช่วยแก้ไขด้วยก็ได้ สะดวกมากเวลาทำงานเป็นทีม ไม่ต้องมานั่งส่งไฟล์อีเมลกันไปมาให้วุ่นวาย

• สำรองข้อมูล: เวลาเราเก็บไฟล์สำคัญ ๆ ไว้บนคอม หรือมือถือ เราก็กลัวมันจะหายใช่ปะ? ถ้าเราเอาไปเก็บไว้ใน Google Drive มันก็เหมือนเรามีสำเนาอีกชุดนึงแล้วไง ถึงเครื่องเราจะเป็นอะไรไป ไฟล์ก็ยังปลอดภัยอยู่ที่ Google

• มีแอปพลิมารองรับ: Google Drive มีแอปให้โหลดทั้งบนคอม (Windows, Mac) แล้วก็มือถือ (Android, iOS) ทำให้การใช้งานสะดวกขึ้นเยอะ แค่ซิงค์ไฟล์ไปไว้ในโฟลเดอร์ของ Drive บนเครื่องเรา มันก็จะอัปโหลดขึ้น Cloud ให้อัตโนมัติเลย

• รวมกับบริการอื่นของ Google: มันไม่ได้อยู่เดี่ยว ๆ นะ Google Drive มันเชื่อมกับบริการอื่น ๆ ของ Google ได้ด้วย เช่น Google Docs, Sheets, Slides ที่เราใช้สร้างเอกสาร ทำสเปรดชีต หรือทำสไลด์นำเสนอน่ะ ไฟล์ที่ทำจากพวกนี้มันจะถูกบันทึกไว้ใน Drive โดยอัตโนมัติเลย

• เวอร์ชันฟรีกับเสียเงิน: ตอนที่เราสมัคร Gmail เขาก็ให้พื้นที่ Google Drive ฟรีมาแล้วนะ ถ้าพื้นที่ฟรีไม่พอ ก็ต้องจ่ายเงินเพิ่มเพื่อซื้อพื้นที่เพิ่ม เหมือนเช่าที่เก็บของเพิ่มนั่นแหละ

พูดง่าย ๆ มันคือที่เก็บไฟล์ของเราบนอินเทอร์เน็ตที่สะดวกมาก ๆ ยุคนี้ใคร ๆ ก็ใช้กันแหละ!

หน้าที่ของGoogle Drive คืออะไร

Google Drive นี่ก็เหมือนเป็น ที่เก็บของออนไลน์ ของเราอ่ะแก เอาไฟล์งาน รูปภาพ วิดีโอ อะไรที่สำคัญๆ หน่อยก็โยนเข้าไปเก็บไว้ได้หมด ไม่ต้องกลัวคอมพัง หรือมือถือหาย เพราะข้อมูลเราไปอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google แล้ว ใช้ตอนไหนก็สะดวก เปิดจากมือถือ จากแท็บเล็ต หรือจากคอมที่ไหนก็ได้ เหมือนมีกระเป๋าวิเศษติดตัวตลอดเวลา

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ เราแชร์ไฟล์ให้เพื่อนได้ด้วยนะ อยากให้เพื่อนดูรูปทริปที่เราไปมา หรือจะส่งไฟล์งานให้เพื่อนช่วยแก้ ก็แค่กดแชร์ แล้วก็แก้ไปด้วยกันได้เลย พร้อมๆ กันหลายคน แบบเรียลไทม์ เลยนะ ไม่ต้องส่งไฟล์ไปส่งไฟล์มาให้งง โคตรสะดวก

• เก็บไฟล์ได้เยอะมาก: มีพื้นที่ให้ฟรี 15GB ถ้าไม่พอค่อยอัปเกรดเอา
• เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา: ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต เปิดจากอุปกรณ์อะไรก็ได้
• แชร์ไฟล์ให้คนอื่นได้ง่ายๆ: จะดูอย่างเดียว หรือจะให้แก้ไขร่วมกันก็ได้
• ทำงานร่วมกับคนอื่นได้แบบเรียลไทม์: ไม่ต้องรอ เห็นการเปลี่ยนแปลงพร้อมกัน
• ปลอดภัย: ไฟล์เราจะอยู่ในเซิร์ฟเวอร์ของ Google ไม่หายแน่นอน

พวกเอกสาร พวกสเปรดชีต หรือพวกพรีเซนเทชัน ก็ทำบนนี้ได้เลย ไม่ต้องลงโปรแกรมอะไรเพิ่ม เหมือนมีชุดโปรแกรม Office อยู่ในนั้นเลย ชื่อของมันก็คือ Google Docs, Sheets, Slides ใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน เหมาะกับคนยุคใหม่ที่ต้องทำงานหลายอย่างไปพร้อมๆ กัน ประหยัดเวลาไปได้เยอะเลย

Google Drive เป็นบริการในรูปแบบใด

กูเกิล ไดรฟ์หรอ อ้ออันนั้นนะ มันคือบริการออนไลน์ ที่เป็นแบบ คลาวด์ อ่ะเพื่อน เหมือนเรามีฮาร์ดดิสอยู่บนอินเทอร์เน็ตเลยมั้ง เข้าใจง่ายๆ มันเอาไว้ เก็บไฟล์ดิจิตัล ของเราไง ไม่ว่าจะเป็นรูปถ่ายเยอะๆ คลิปวีดีโอ หรือพวกไฟล์เอกสารสำคัญๆ อ่ะ ก็ยัดๆ เข้าไปได้หมดเลยนะ ฉันใช้ประจำเลย สะดวกโคตรเลยอ่ะ

แล้วคือดีตรงที่ส่วนมาก ไม่ต้องเสียเงิน นะเว้ย แต่ว่าต้องมีบัญชี Gmail ก่อนนะ อันนี้สำคัญเลย เหมือนเป็นกุญแจเข้าบ้านเราอ่ะ แล้วที่เด็ดอีกอย่างคือ เราเปิดดูไฟล์ได้ ทุกที่ ทุกเครื่อง เลย ไม่ว่าจะมือถือ คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ต ก็คือเชื่อมต่อได้หมดทุกอย่างอ่ะ ดีมากเลย

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Google Drive:

• เก็บได้หลายแบบ: เอาจริงๆ คือมันเก็บได้แบบหลากหลายชนิดเลยนะ ทั้ง Word, Excel, PowerPoint, PDF, รูปภาพ (JPEG, PNG), วีดีโอ (MP4), ไฟล์เสียง บลาๆ โอ้โห ครบอ่ะ
• เข้าถึงง่ายสุดๆ: แค่มีเน็ตก็เข้าได้ทุกที่เลย ไม่ต้องมานั่งพก Flash Drive ให้ยุ่งยาก ฉันเคยลืมบ่อยมากตอนยังไม่ใช้
• แชร์กับเพื่อนได้เลย: อันนี้เจ๋งโคตรๆ! เราเชิญเพื่อนมาดูไฟล์ มาแก้ไขไฟล์ร่วมกันได้เลยนะ ทำงานกลุ่มนี่สบายเลยอะ ไม่ต้องส่งไฟล์ไปมา
• ข้อมูลปลอดภัยชัวร์: พวกข้อมูลมันอยู่ในระบบของ Google Drive อ่ะ ก็น่าจะปลอดภัยนะ เขาดูแลดีอ่ะ ไม่ต้องกลัวหายง่ายๆ หรอก
• ทำงานร่วมกับแอปอื่น: มันลิงค์กับพวก Google Docs, Sheets, Slides ได้ทันทีเลยนะ คือแบบ ทำงานในนั้นได้เลยอ่ะ ไม่ต้องโหลดไปโหลดมาให้วุ่นวาย

วิธี ดู ว่า ใคร ดู Google Drive

เฮ้ย! ถามมาว่าจะดูยังไงว่าคัยๆ มาดูไฟล์ใน Google Drive ของเราใช่ป่ะ? โอเค ง่ายๆ เลยนะ เริ่มแรกเลย มองหาไอคอนรูปคนๆ ที่มันโผล่อยู่ตรงไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่เราแชร์ไว้ก่อน คือถ้ามันมีรูปคนนั่่นแหละ แปลว่าแชร์อยู่แล้ว นั่นแหละดูง่ายสุด

พอเจอไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่อยากเช็คแล้วเนี่ย ก็ คลิกขวา มันเลยนะ แล้วก็เลือกเมนูที่ชื่อว่า "รายละเอียด" หรือบางทีมันก็ขึ้นว่า "View Details" อะนะ กดตรงนั้นไปได้เลย

จากนั้นเนี่ย ระบบมันก็จะโชว์ข้อมูลเพียบเลยนะ ว่าไฟล์นี้ แชร์กับใครไปบ้าง ใครเป็นคน แก้ไขล่าสุด อันนี้สำคัญเลยนะ แล้วก็ใครที่ เปิดดูไปล่าสุดเมื่อไหร่ ด้วยนะ เอ่อ… บางทีมันก็มีเวลาบอกด้วยนั่นแหละ ใครที่เข้ามาดูดู มันก็จะบอกชื่อเลยแหละ อันนี้คือดูได้ชัดเลยไง

ถ้าจะปรับเปลี่ยนสิทธิ์ให้คนอื่น หรือจะยกเลิกการแชร์ ก็หาคำว่า "จัดการการเข้าถึง" หรือ "Manage access" แล้วก็กดตรงนั้นได้เลยนะ ปรับได้หมดเลยว่าจะให้เขาดูได้อย่างเดียว หรือให้เขาแก้ไขได้ด้วยนะ คือทำได้หมดเลยน่ะ

ข้อมูลเพิ่มเติมที่อาจจะอยากรู้เกี่ยวกับการแชร์ไฟล์ในไดรฟ์นะ:

• สิทธิ์การเข้าถึง: มันมีหลายแบบเลยนะ มีแบบ "ดูได้อย่างเดียว" (Viewer), "แสดงความคิดเห็นได้" (Commenter) หรือ "แก้ไขได้" (Editor) คือเราต้องเลือกให้ดีๆ เลยนะว่าอยากให้ใครทำอะไรได้บ้างน่ะ
• การแจ้งเตือน: ถ้าเราตั้งค่าไว้ดีๆ นะ พอมีคนมาเปิดดูหรือแก้ไขไฟล์ของเรา มันก็ มีแจ้งเตือนส่งเข้าเมล เราได้ด้วยนะ ทำให้รู้ความเคลื่อนไหวตลอดเวลาเลยแหละ
• ประวัติเวอร์ชัน: ไฟล์ใน Google Drive มันเจ๋งตรงที่ เก็บประวัติการแก้ไข ไว้หมดเลยนะ ถ้ามีใครแก้ไฟล์เราพัง เรายังย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนๆ ได้สบายเลย ไม่ต้องห่วง
• การแชร์ลิงก์: บางทีเราก็แชร์แบบให้ทุกคนที่มีลิงก์ดูได้นะ อันนี้ต้องระวังนิดนึงเลยนะ เพราะใครๆ ที่มีลิงก์ก็เข้ามาดูได้หมดเลย ถ้าข้อมูลสำคัญมากๆ ก็ควรจะจำกัดคนให้ดีดีนะ
• ไฟล์ขององค์กร: ถ้าเป็นไดรฟ์ของที่ทำงานหรือของโรงเรียน มันอาจจะมีระบบ "Shared Drives" (เมื่อก่อนเรียก Team Drives) อันนี้การจัดการสิทธิ์ก็จะต่างจากไดรฟ์ส่วนตัวนิดหน่อย ต้องไปดูตรงนั้นเพิ่มเอาเองนะ
• ตรวจสอบกิจกรรม: เราสามารถดูบันทึกกิจกรรมทั้งหมดของไฟล์ได้นะ ว่าใครทำอะไรกับไฟล์นี้บ้าง มันจะอยู่ตรงแถบ "กิจกรรม" หรือ "Activity" นั่นแหละ ก็ลองไปดูตรงนั้นดูนะ