Outlook เก็บไฟล์ไว้ที่ไหน

Outlook เก็บไฟล์ไว้ที่ไหน? ตรวจสอบโฟลเดอร์ PST และ OST

เมื่อใช้งานโปรแกรมอีเมล การรู้ว่า Outlook เก็บไฟล์ไว้ที่ไหน ช่วยให้คุณสำรองข้อมูลและย้ายเครื่องได้ง่ายขึ้น การเข้าถึงโฟลเดอร์ระบบที่ถูกต้องช่วยป้องกันปัญหาข้อมูลสูญหายโดยไม่ตั้งใจ และเพิ่มความปลอดภัยให้กับกล่องข้อความสำคัญของคุณ มาเรียนรู้วิธีค้นหาตำแหน่งจัดเก็บข้อมูลเพื่อการจัดการระบบอย่างมีประสิทธิภาพกัน

Outlookเก็บไฟล์ไว้ที่ไหน แหล่งจัดเก็บข้อมูลอีเมลบนเครื่องคอมพิวเตอร์

โฟลเดอร์ที่ Microsoft Outlook ใช้เก็บข้อมูลสำคัญ เช่น อีเมล ปฏิทิน และรายชื่อติดต่อ จะขึ้นอยู่กับประเภทบัญชีอีเมลที่คุณใช้งานเป็นหลัก ข้อมูลส่วนใหญ่จะถูกจัดเก็บไว้ในรูปแบบไฟล์สกุล.pst หรือ.ost บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ การรู้ตำแหน่งที่แน่นอนจะช่วยให้คุณสามารถสำรองข้อมูลหรือย้ายเครื่องได้อย่างมั่นใจ

บัญชีแบบ POP3 และไฟล์ข้อมูลประเภท.pst

หากคุณใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวประเภท POP3 โปรแกรม Outlook จะดาวน์โหลดข้อความมาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณโดยตรงผ่านไฟล์เดสก์ท็อปที่มีนามสกุล.pst เส้นทางหลักในการจัดเก็บไฟล์ประเภทนี้บน Windows 10 และ Windows 11 มักจะอยู่ที่: C:\Users\(ชื่อผู้ใช้งาน)\Documents\Outlook Files หรือ C:\Users\(ชื่อผู้ใช้งาน)\AppData\Local\Microsoft\Outlook พูดตามตรง การค้นหาด้วยตัวเองบางครั้งอาจทำให้หงุดหงิดเล็กน้อยหากคุณพิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ผิดพลาด แต่เส้นทางเหล่านี้คือค่าเริ่มต้นที่ระบบกำหนดไว้ครับ

บัญชีแบบ IMAP, Microsoft 365 และไฟล์แคช.ost

ในกรณีที่คุณใช้อีเมลองค์กร บัญชีบริษัท หรือระบบที่ซิงค์ข้อมูลกับเซิร์ฟเวอร์ตลอดเวลา เช่น IMAP, Exchange หรือ Outlook.com โปรแกรมจะสร้างไฟล์ออฟไลน์แคชที่มีนามสกุล.ost ขึ้นมาแทน ตำแหน่งมาตรฐานของ ตำแหน่งไฟล์ ost ของ Outlook บนระบบปฏิบัติการ Windows 10 และ Windows 11 คือ: C:\Users\(ชื่อผู้ใช้งาน)\AppData\Local\Microsoft\Outlook Lưu ý: โฟลเดอร์เก็บข้อมูล Outlook มักจะถูกซ่อนไว้โดยค่าเริ่มต้นของระบบปฏิบัติการ คุณจำเป็นต้องเข้าไปเปิดตั้งค่าแสดงไฟล์ที่ซ่อน (Show hidden files) ใน File Explorer เสียก่อนจึงจะมองเห็นโฟลเดอร์นี้

วิธีเช็คตำแหน่งไฟล์ Outlook ที่แน่นอนผ่านโปรแกรม

หากคุณขี้เกียจไล่หาตามเส้นทางไดเรกทอรีที่ซับซ้อน มี วิธีเช็คตำแหน่งไฟล์ Outlook ที่ง่ายและแม่นยำกว่านั้นเยอะครับ คุณสามารถตรวจสอบตำแหน่งไฟล์ข้อมูลที่แท้จริงได้โดยตรงจากตัวโปรแกรม Outlook เอง ขั้นตอนการตรวจสอบมีดังนี้: 1. เปิดโปรแกรม Microsoft Outlook ขึ้นมาบนคอมพิวเตอร์ของคุณ 2. ไปที่เมนู File (ไฟล์) ที่มุมซ้ายบน จากนั้นเลือก Account Settings และคลิกที่ Account Settings อีกครั้ง 3. ในหน้าต่างการตั้งค่าที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกเลือกที่แท็บ Data Files (ไฟล์ข้อมูล) 4. คุณจะเห็นรายชื่อไฟล์ข้อมูลทั้งหมด ให้คลิกเลือกบัญชีอีเมลที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม Open File Location (เปิดตำแหน่งที่ตั้งไฟล์) ระบบจะพาคุณไปยังโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์นั้นทันทีครับ

เปรียบเทียบความแตกต่างระหว่างไฟล์.pst และ.ost

การทำความเข้าใจความแตกต่างของไฟล์ทั้งสองรูปแบบนี้จะช่วยให้คุณจัดการพื้นที่จัดเก็บและสำรองข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

ไฟล์.pst (POP3)

• สามารถCopy ย้าย หรือนำไปเปิดบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นได้ง่าย
• หากไฟล์เสียหายหรือคอมพิวเตอร์พัง ข้อมูลอาจสูญหายหากไม่มีการสำรองข้อมูลแยก
• เก็บสำเนาอีเมลทั้งหมดลงในเครื่องคอมพิวเตอร์และมักจะลบออกจากเซิร์ฟเวอร์

ไฟล์.ost (IMAP / Exchange)

• ไม่สามารถนำไฟล์นี้ไปเปิดเดี่ยวๆ บนเครื่องอื่นได้โดยตรงต้องผูกกับบัญชีเดิม
• ปลอดภัยกว่าเพราะข้อมูลหลักอยู่บนคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์องค์กร สามารถสร้างใหม่ได้หากไฟล์เสียหาย
• เป็นไฟล์แคชออฟไลน์ที่ซิงค์ข้อมูลแบบเรียลไทม์กับเซิร์ฟเวอร์หลัก

ประสบการณ์การย้ายข้อมูลอีเมลของมานพ

มานพต้องเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ทำงานใหม่เนื่องจากเครื่องเก่าเริ่มช้าและมีปัญหาเรื่องพื้นที่เต็ม เขาพยายามหาไฟล์อีเมลเก่าเพื่อย้ายมาเครื่องใหม่แต่หาไม่เจอเพราะมันซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์ระบบ

เขาใช้เวลาเกือบชั่วโมงพยายามค้นหาโฟลเดอร์ AppData แต่ก็ไม่เห็นเพราะ Windows ซ่อนไฟล์ระบบไว้ ทำให้เกิดความหงุดหงิดและกังวลว่าข้อมูลงานสำคัญจะหายไป

โชคดีที่มานพจำวิธีเช็คผ่านหน้าต่าง Account Settings ในโปรแกรม Outlook ได้ เขาจึงคลิกปุ่มเปิดตำแหน่งไฟล์โดยตรงโดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาทีละโฟลเดอร์

ผลลัพธ์คือเขาสามารถสำรองไฟล์.pst ออกมาได้อย่างปลอดภัยภายในไม่กี่นาที ย้ายข้อมูลทั้งหมดไปยังเครื่องใหม่ได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีอีเมลตกหล่น