สร้าง ไฟล์ PDF ยัง ไง

สร้าง ไฟล์ PDF ยัง ไง: วิธีแปลงและเซฟงานฟรี

การเรียนรู้วิธีการสร้าง ไฟล์ PDF ยัง ไง ช่วยให้การจัดเก็บและส่งต่อเอกสารมีความเป็นมืออาชีพ ป้องกันการเปลี่ยนแปลงรูปแบบข้อความโดยไม่ตั้งใจ และรองรับการเปิดใช้งานบนทุกอุปกรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถศึกษาขั้นตอนพื้นฐานและเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อความรวดเร็วในการทำงานเอกสารประจำวัน

พื้นฐานที่ต้องรู้: สร้าง ไฟล์ PDF ยัง ไง ให้ง่ายที่สุด

การสร้างไฟล์ PDF สามารถทำได้ง่ายๆ โดยใช้คำสั่งบันทึกเป็น (Save As) หรือพิมพ์เป็น PDF (Print to PDF) จากโปรแกรมเอกสารที่คุณมีอยู่แล้ว หรือใช้เว็บไซต์แปลงไฟล์ออนไลน์ฟรีอย่าง iLovePDF และ Canva

หลายคนคิดว่าการทำไฟล์ PDF ต้องใช้โปรแกรมเฉพาะทางราคาแพง - และนี่คือสิ่งที่คนส่วนใหญ่เข้าใจผิด - เพราะในความเป็นจริงเครื่องมือฟรีรอบตัวก็ทำงานได้ดีไม่แพ้กัน ผู้ใช้งานจำนวนมากพบว่าปัญหาฟอนต์เพี้ยนลดลงทันทีเมื่อเปลี่ยนมาใช้ไฟล์รูปแบบนี้ แต่มีข้อผิดพลาดร้ายแรงหนึ่งอย่างที่มือใหม่หลายคนมักจะทำพลาดตอนแปลงไฟ^[2] ล์ ซึ่งทำให้ภาพแตกหรือไม่ชัด ผมจะอธิบายวิธีป้องกันปัญหานี้ในหัวข้อการตั้งค่าขั้นสูงด้านล่าง

ฟังดูคุ้นๆ ไหม

กังวลเรื่องขั้นตอนที่ซับซ้อนและใช้งานยาก ใช่ไหม?

ผมเข้าใจความรู้สึกนี้ดี บอกตามตรง ตอนผมเริ่มทำงานเอกสารใหม่ๆ ผมเคยงมหาปุ่มเซฟเป็น PDF อยู่นานมาก กว่าจะรู้ว่ามันซ่อนอยู่ตรงไหนก็เสียเวลาไปเกือบชั่วโมง ผมถึงกับเคยต้องส่งไฟล์ Word ให้ลูกค้าแล้วตารางเละเทะไปหมดจนโดนดุมาแล้ว

วิธีทำไฟล์ PDF จากโปรแกรม Microsoft Word หรือ Excel

วิธีนี้เป็นวิธีที่เบสิกที่สุดและเสถียรที่สุด การทำงานผ่านโปรแกรมตระกูล Microsoft นั้นแทบจะไม่ต้องคิดอะไรซับซ้อนเลย คุณไม่ต้องต่ออินเทอร์เน็ตด้วยซ้ำ

ขั้นตอนมีดังนี้: 1. ไปที่เมนู ไฟล์ (File) ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ 2. เลือกคำสั่ง บันทึกเป็น (Save As) หรือ ส่งออก (Export) 3. เปลี่ยนชนิดไฟล์ (Save as type) ในช่องด้านล่างให้เป็น PDF แล้วกดบันทึก

แค่นั้นเอง

แปลงไฟล์เป็น PDF ด้วยคำสั่งพิมพ์ (Print to PDF)

ถ้าคุณใช้โปรแกรมอื่นรูปภาพหรือโปรแกรมบัญชีที่ไม่มีปุ่ม Save As PDF ให้ใช้ทริคนี้แทน กดปุ่ม Ctrl+P (หรือ Cmd+P บน Mac) เพื่อเปิดหน้าต่างเครื่องพิมพ์ขึ้นมา

ตรงช่องรายชื่อเครื่องพิมพ์ ให้คุณเปลี่ยนจากชื่อพรินเตอร์ปกติเป็น Microsoft Print to PDF หรือ Save as PDF จากนั้นกดพิมพ์ ไฟล์จะถูกบันทึกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณทันที วิธีนี้ช่วยลดขั้นตอนการทำงานได้เมื่อเทียบกับการต้องไปหาโปรแกรมแปลงไฟล์ตัวอื่นมาติดตั้ง ^[3]

ต้องการวิธีทำฟรีโดยไม่ต้องเสียเงินซื้อโปรแกรม

ไม่รู้ว่าต้องใช้โปรแกรมอะไรในการแปลงไฟล์หรือสร้าง PDF ถือเป็นอุปสรรคแรกที่ทำให้หลายคนถอดใจ ข่าวดีคือคุณไม่ต้องเสียเงินซื้อไลเซนส์แพงๆ เลยสักบาท

เว็บไซต์แปลงไฟล์ออนไลน์ฟรีเช่น Smallpdf, iLovePDF หรือ Adobe Acrobat Online ช่วยประหยัดเวลาได้เมื่อเทียบกับการต้องมานั่งค้นหาและติดตั้งโปรแกรมใหม่ลงในเครื่อง^[4] คุณแค่เปิดหน้าเว็บ ลากไฟล์เอกสารหรือรูปภาพไปวาง แล้วรอระบบจัดการแปลงไฟล์ให้เสร็จภายในเวลาไม่กี่วินาที

แต่ส่วนที่น่าสนใจที่สุดกำลังจะมาถึง

ไฟล์ต้นฉบับเคลื่อนหรือเพี้ยนหลังจากบันทึกเป็น PDF (วิธีแก้ปัญหา)

นี่คือข้อผิดพลาดร้ายแรงที่ผมเกริ่นไว้ตอนต้น หลายคนกดเซฟ PDF ทันทีโดยไม่ได้ตั้งค่าขนาดกระดาษหรือเช็คระยะขอบให้ดี ส่งผลให้ตอนพิมพ์ออกมาขอบแหว่ง หรือรูปภาพถูกบีบอัดจนความละเอียดลดลงและเบลอไปหมด

เพื่อแก้ปัญหานี้ (และมันใช้เวลาผมตั้งสามเดือนกว่าจะยอมรับว่าตัวเองตั้งค่าผิดมาตลอด) ก่อนกดบันทึกใน Word หรือ Excel ให้คลิกที่คำว่า ตัวเลือก (Options) หรือ เครื่องมือ (Tools) เสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกคุณภาพการพิมพ์แบบ High Quality หรือ Optimize for Standard publishing แทนที่จะเป็น Minimum size

หลายคนบอกว่าไฟล์เล็กส่งง่ายกว่า แต่ในความเป็นจริง การลดขนาดไฟล์มักจะแลกมาด้วยความคมชัดที่หายไปในระดับหนึ่ง^[5] ซึ่งไม่คุ้มกันเลยสำหรับเอกสารสำคัญหรือพอร์ตโฟลิโอสมัครงาน

วิธีสร้าง PDF ฟรี ในโทรศัพท์มือถือ

เราไม่ได้นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ตลอดเวลา การรู้วิธีจัดการไฟล์บนมือถือจึงสำคัญมาก

เคล็ดลับสำหรับผู้ใช้ iOS (iPhone/iPad)

Apple ซ่อนฟีเจอร์นี้ไว้อย่างแนบเนียนจนน่าตกใจ คุณเปิดหน้าเว็บ รูปภาพ หรือโน้ตที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม แชร์ (Share) เลื่อนหาคำว่า พิมพ์ (Print)

รอดูให้ดีนะ

เมื่อหน้าจอแสดงตัวอย่างกระดาษที่จะพิมพ์ ให้คุณใช้นิ้วสองนิ้วกางออก (Zoom out) บนรูปกระดาษนั้น มันจะเด้งขึ้นมาและกลายเป็นไฟล์ PDF ทันทีพร้อมให้คุณส่งต่อผ่านแอปพลิเคชันแชทต่างๆ

เคล็ดลับสำหรับผู้ใช้ Android

ระบบ Android ก็มีวิธีที่ค่อนข้างคล้ายกัน เปิดไฟล์ที่คุณต้องการ กดปุ่มจุดสามจุดที่มุมขวาบน เลือกคำสั่ง พิมพ์ (Print) จากนั้นตรงแถบรายชื่อเครื่องพิมพ์ด้านบนสุด ให้คลิกแล้วเลือกเป็น บันทึกเป็น PDF (Save as PDF) จากนั้นกดปุ่มบันทึกและเลือกโฟลเดอร์ปลายทางได้เลย

เปรียบเทียบเครื่องมือ แปลงไฟล์เป็น PDF แบบต่างๆ

Microsoft Office (Word/Excel)

ทำจบได้ในโปรแกรมเดียวโดยไม่ต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ต

รักษารูปแบบและฟอนต์ได้ดีเยี่ยมเมื่อเทียบกับต้นฉบับ ^[6]

งานเอกสารทั่วไป สัญญา และรายงานการประชุม

เครื่องมือออนไลน์ (iLovePDF / Smallpdf)

แค่ลากแล้ววาง ใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์รวมถึงโทรศัพท์มือถือ

แปลงไฟล์เสร็จภายในไม่กี่วินาทีต่อไฟล์ (ขึ้นอยู่กับความเร็วอินเทอร์เน็ต) ^[7]

การรวมไฟล์ แยกไฟล์ หรือแปลงไฟล์รูปภาพเป็น PDF แบบเร่งด่วน

Canva (แนะนำสำหรับงานออกแบบ)

มีเทมเพลตสำเร็จรูปให้เลือกเยอะมากและแก้ไขได้อิสระ

รองรับการจัดวางกราฟิกขั้นสูง สีสันตรงสเปก และฟอนต์ที่หลากหลาย

พอร์ตโฟลิโอ เรซูเม่ งานนำเสนอ และโบรชัวร์

ประสบการณ์ทำพอร์ตโฟลิโอสมัครงานของสมชาย

สมชาย นักศึกษาจบใหม่ในกรุงเทพฯ ต้องรีบส่งเรซูเม่และพอร์ตโฟลิโอให้บริษัทไอทีภายในเวลา 17.00 น. ของวันนั้น เขามีแต่ไฟล์รูปภาพใบประกาศนียบัตรแยกกัน 10 แผ่น และไฟล์ Word อีก 1 ไฟล์ เขาพยายามแนบไฟล์ทั้งหมดลงในอีเมลทีละอัน

ผลปรากฏว่าไฟล์รวมกันมีขนาดใหญ่เกินไปและอีเมลตีกลับ สมชายลนลานมาก เขาพยายามแก้ปัญหาโดยการก๊อปปี้รูปทั้งหมดไปแปะใน Word แล้วค่อยเซฟ แต่รูปก็เด้งไปมาจนฟอนต์เพี้ยนเละเทะไปหมด เสียเวลาจัดหน้าใหม่ไปเกือบสองชั่วโมง

จนกระทั่งเพื่อนที่เคยทำงานสายกราฟิกแนะนำให้เข้าเว็บ iLovePDF เขาเพิ่งรู้ว่ามันมีฟีเจอร์แปลงไฟล์ JPG เป็น PDF และมีเครื่องมือต่อไฟล์เข้าด้วยกัน สมชายแค่อัปโหลดทุกอย่างขึ้นไป ลากจัดลำดับหน้าใหม่ แล้วกดปุ่มรวมไฟล์

ภายใน 5 นาที เขาได้ไฟล์ PDF ไฟล์เดียวที่ขนาดเล็กลง 60% ฟอนต์ไม่เพี้ยน และส่งอีเมลผ่านทันที สมชายได้เรียนรู้ว่าการเลือกใช้เครื่องมือที่ถูกประเภทช่วยลดความปวดหัวได้มหาศาล แทนที่จะฝืนใช้โปรแกรมผิดๆ ทำงาน