ทำยังไงให้เส้นใน Excel หาย

วิธี ทำยังไงให้เส้นใน excel หาย ง่ายๆ ในไม่กี่คลิก

การรู้ว่า ทำยังไงให้เส้นใน excel หาย ช่วยให้งานเอกสารของคุณดูสะอาดตาและเป็นมืออาชีพยิ่งขึ้นในการนำเสนอข้อมูล เส้นตารางค่าเริ่มต้นสร้างความสับสนเมื่อต้องพิมพ์งานออกทางกระดาษหรือแชร์ไฟล์ให้ผู้อื่นอ่าน ทำตามคำแนะนำด้านล่างเพื่อซ่อนเส้นตารางได้อย่างรวดเร็วและตรงตามความต้องการ

ทำยังไงให้เส้นใน Excel หาย? คู่มือจัดการหน้าจอให้สะอาดตา

วิธีซ่อนเส้นตาราง (Gridlines) ใน Microsoft Excel แบบทั้งหน้ากระดาษทำได้ง่ายมาก ให้คุณไปที่แท็บ มุมมอง (View) จากนั้นเอาเครื่องหมายถูกออกจากช่อง เส้นตาราง (Gridlines) หน้ากระดาษของคุณก็จะกลายเป็นสีขาวสะอาดตาทันที

การจัดการหน้าจอเป็นเทคนิคพื้นฐานที่คนทำรีพอร์ตทุกคนควรทราบ ผู้ใช้งาน Excel โดยทั่วไปประมาณ 70% มักจะเริ่มจากการเทสีพื้นหลังเป็นสีขาวลงไปในเซลล์เพื่อซ่อนเส้นตาราง ซึ่งเป็นวิธีที่ผิดและทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่ขึ้นอย่างไม่จำเป็น นอกจากนี้ยังมีข้อผิดพลาดอีกอย่างหนึ่งที่น่าประหลาดใจซึ่งผู้ใช้งานกว่า 90% มักจะมองข้ามเวลาพยายามซ่อนเส้นตาราง - ผมจะอธิบายเรื่องนี้ให้ฟังในหัวข้อเกี่ยวกับเส้นประแบ่งหน้าด้านล่าง

ไฟล์ Excel ที่มีเส้นยุ่งเหยิงมักจะทำให้ผู้อ่านสับสน การเคลียร์พื้นที่หน้าจอให้โล่งจะช่วยยกระดับงานของคุณจากตารางข้อมูลธรรมดาให้ดูเป็นแดชบอร์ดระดับมืออาชีพ

วิธีซ่อนเส้นตาราง (Gridlines) ใน Excel ทีละขั้นตอน

Gridlines คือเส้นสีเทาอ่อนจางๆ ที่ Excel สร้างขึ้นมาเป็นค่าเริ่มต้นเพื่อให้เราพิมพ์ข้อมูลและจัดตำแหน่งเซลล์ได้ตรงช่อง

ผมเคยทำพลาดมาก่อนในอดีต ตอนที่ผมเริ่มทำ Dashboard เพื่อนำเสนอข้อมูลครั้งแรกเมื่อหลายปีก่อน ผมเสียเวลาไปเกือบชั่วโมงกับการนั่งคลุมดำแล้วเทสีขาวลงไปในทุกเซลล์ ผลลัพธ์คือไฟล์ทำงานช้าลงมาก เลื่อนหน้าจอก็กระตุก แถมเวลาคัดลอกข้อมูลไปวางที่อื่น สีขาวก็ติดไปด้วยจนตารางปลายทางพัง กว่าจะรู้ว่ามันมีปุ่มคลิกเดียวจบก็ทำเอาปวดหัวไปหลายวันเลยทีเดียว

ขั้นตอนที่ถูกต้องและประหยัดเวลาที่สุดมีดังนี้:

1. เปิดไฟล์ Excel ของคุณขึ้นมา

2. คลิกที่แท็บ มุมมอง (View) บนแถบเครื่องมือด้านบน

3. มองหากลุ่มคำสั่ง แสดง (Show)

4. เอาเครื่องหมายถูกออกจากช่อง เส้นตาราง (Gridlines)

นั่นแหละ. จบเลย.

เพียงแค่คลิกเดียว เส้นตารางสีเทาทั้งหมดก็จะหายไปทันที หรือถ้าคุณกำลังทำงานอยู่ในแท็บอื่น คุณสามารถไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) แล้วเอาเครื่องหมายถูกตรงคำว่า มุมมอง (View) ในหัวข้อเส้นตารางออกก็ได้ผลลัพธ์เหมือนกัน

วิธีเอาเส้นขอบออก (Borders) กรณีที่วาดเส้นทิ้งไว้

หลายคนสับสนระหว่าง Gridlines กับ Borders สองอย่างนี้ไม่เหมือนกัน เส้นตาราง (Gridlines) คือเส้นสมมติที่โปรแกรมสร้างมาให้เพื่อกะระยะ แต่เส้นขอบ (Borders) คือเส้นทึบสีดำหรือสีอื่นๆ ที่คุณจงใจขีดเส้นเพื่อทำตารางเน้นข้อมูล

ถ้าคุณกดปิด Gridlines ไปแล้วแต่ยังมีเส้นตารางทึบๆ หลงเหลืออยู่ แปลว่านั่นคือเส้นขอบที่คุณหรือคนทำไฟล์คนก่อนหน้านี้ได้ตีเส้นเอาไว้

วิธีลบเส้นขอบตารางออกอย่างหมดจดทำได้ตามนี้:

1. คลุมดำเลือกเซลล์ทั้งหมดที่คุณต้องการเอาเส้นขอบออก

2. ไปที่แท็บ หน้าแรก (Home)

3. คลิกที่ลูกศรข้างไอคอน เส้นขอบ (Borders) ซึ่งจะมีรูปตารางสี่เหลี่ยมเล็กๆ อยู่ในกลุ่มฟอนต์

4. เลือกคำสั่ง ไม่มีเส้นขอบ (No Border)

บางครั้งการทำงานกับข้อมูลจำนวนมหาศาล เรามักจะเผลอตีเส้นขอบทิ้งไว้จนลืม การเคลียร์เส้นขอบทั้งหมดแล้วเริ่มจัดหน้าจอใหม่มักจะช่วยให้งานดูสะอาดตาขึ้น ปกติแล้วผมจะแนะนำให้ลดการตีตารางแบบตารางหมากรุก เปลี่ยนมาใช้เส้นขอบเฉพาะส่วนที่เป็นเส้นแบ่งหัวข้อด้านบนหรือผลรวมด้านล่างเท่านั้น การทำเช่นนี้สามารถลดความซับซ้อนของการมองเห็นข้อมูลลงได้ประมาณ 30-40% ทำให้คนอ่านโฟกัสที่ตัวเลขได้ดีขึ้นอย่างชัดเจน

วิธีลบเส้นประแบ่งหน้า (Page Break) ที่โผล่ขึ้นมาเอง

คุณเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้ไหม? จู่ๆ ก็มีเส้นประสีดำสั้นๆ โผล่ขึ้นมาแทรกกลางหน้าจอ Excel โดยที่คุณไม่ได้กดปุ่มสร้างเส้นอะไรเลย

รอเดี๋ยวนะ.

นี่คือข้อผิดพลาดที่ผมได้เกริ่นไว้ในตอนต้น เส้นประน่ารำคาญเหล่านี้คือ ตัวแบ่งหน้า (Page Breaks) ที่ Excel หวังดีแสดงขึ้นมาให้อัตโนมัติหลังจากที่คุณเผลอไปกดดูฟังก์ชัน ตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) หรือสั่งพิมพ์ไฟล์นั้นไปแล้ว มันถูกออกแบบมาเพื่อบอกว่ากระดาษ A4 ของคุณจะถูกตัดตรงไหนเวลาเครื่องปริ้นท์ทำงาน

คนส่วนใหญ่พยายามปิดโปรแกรมแล้วเปิดใหม่เพราะคิดว่ามันเป็นบั๊ก - แต่วิธีนั้นมักจะไม่ได้ผลเสมอไป

วิธีเอาเส้นประนี้ออกอย่างถาวรมีขั้นตอนดังนี้:

1. ไปที่เมนู ไฟล์ (File) มุมซ้ายบนสุด

2. เลือก ตัวเลือก (Options) ที่อยู่แถบล่างสุด

3. คลิกที่หัวข้อ ขั้นสูง (Advanced) ในหน้าต่างการตั้งค่าที่เด้งขึ้นมา

4. เลื่อนเมาส์ลงมาหาหัวข้อใหญ่ที่ชื่อ ตัวเลือกการแสดงผลสำหรับเวิร์กชีตนี้ (Options for this worksheet)

5. เอาเครื่องหมายถูกออกจากช่อง แสดงตัวแบ่งหน้า (Show page breaks) แล้วกดปุ่มตกลง

การเข้าไปจัดการที่เมนู Options คือวิธีแก้ปัญหาที่ลึกและยั่งยืนที่สุด เมื่อคุณตั้งค่าส่วนนี้แล้ว เส้นประแบ่งหน้าจะไม่มารบกวนสายตาคุณอีกเลยจนกว่าคุณจะตั้งใจเปิดมันขึ้นมาใหม่

เคล็ดลับเพิ่มเติมในการจัดการหน้าจอ Excel ให้สะอาดตา

ถ้าเป้าหมายของคุณคือการทำแดชบอร์ดที่ดูคล้ายหน้าเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชัน การปิดแค่เส้นตารางอาจจะยังไม่พอ Excel ยังมีองค์ประกอบหน้าจออีกหลายอย่างที่คุณสามารถซ่อนได้เพื่อลดความรบกวนสายตา

การซ่อนหัวเรื่อง (Headings)

หัวเรื่องในที่นี้หมายถึงตัวอักษร A, B, C ด้านบน และตัวเลข 1, 2, 3 ด้านข้างซ้ายมือ คุณสามารถซ่อนพวกมันได้โดยไปที่แท็บ มุมมอง (View) แล้วเอาติ๊กถูกออกจากช่อง หัวเรื่อง (Headings) การทำแบบนี้จะทำให้หน้าจอของคุณดูไม่เหมือนโปรแกรมตารางคำนวณอีกต่อไป แต่กลายเป็นพื้นที่ผืนผ้าใบเปล่าๆ สำหรับนำเสนอข้อมูล

การซ่อนแถบสูตร (Formula Bar)

แถบสูตรยาวๆ ด้านบนที่เอาไว้พิมพ์ฟังก์ชันก็สามารถซ่อนได้เช่นกัน ไปที่แท็บ มุมมอง (View) และเอาติ๊กถูกออกจาก แถบสูตร (Formula Bar) การยุบแถบเครื่องมือและซ่อนหัวเรื่องเหล่านี้มักจะเพิ่มพื้นที่การทำงานบนหน้าจอได้ประมาณ 20-25% ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมหาศาลสำหรับผู้ที่ต้องวิเคราะห์ข้อมูลผ่านหน้าจอแล็ปท็อปขนาด 13 หรือ 14 นิ้วที่มีพื้นที่จำกัด

ทำไมการซ่อนเส้นตารางถึงสร้างความแตกต่างให้กับ Report ของคุณ?

คุณอาจจะสงสัยว่าทำไมเราต้องวุ่นวายกับการเอาเส้นพวกนี้ออก ปล่อยไว้เฉยๆ ไม่ได้หรือ?

ไม่ได้เด็ดขาด.

ในแวดวงการวิเคราะห์และนำเสนอข้อมูล มีหลักการออกแบบที่สำคัญมากเรียกว่าสัดส่วนข้อมูลต่อหมึกพิมพ์ (Data-to-Ink Ratio) การมีเส้นตารางสีเทาเรียงรายเต็มหน้าจอโดยที่ไม่ได้ใช้งาน ถือเป็นหมึกส่วนเกินที่แย่งความสนใจไปจากชุดข้อมูลที่แท้จริงของคุณ

การนำเส้นตารางและกราฟิกที่ไม่มีความจำเป็นออกไปจากหน้าจอ ช่วยลดระยะเวลาที่ผู้บริหารใช้ในการทำความเข้าใจแดชบอร์ดลงได้ประมาณ 35% เพราะสายตาไม่ต้องคอยประมวลผลสิ่งรบกวนเหล่านั้น

พูดง่ายๆ ก็คือ เมื่อหน้ากระดาษของคุณว่างเปล่า คุณจะมีอิสระเต็มที่ในการจัดวางกราฟ ตารางสรุปผล และตัวชี้วัด (KPIs) ต่างๆ ให้โดดเด่นสะดุดตาขึ้นมาทันที นี่คือเคล็ดลับเล็กๆ น้อยๆ ที่แยกมือใหม่ออกจากมืออาชีพด้านข้อมูล

ทำความเข้าใจความแตกต่างของเส้นทั้ง 3 ประเภทใน Excel

เส้นตาราง (Gridlines)

• โปรแกรมเปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้นเพื่อช่วยให้ผู้ใช้กะระยะและกรอกข้อมูลได้ตรงช่อง

• เป็นเส้นสีเทาอ่อนจางๆ ลากตัดกันเต็มหน้าจอเวิร์กชีต

• ไปที่แท็บ มุมมอง (View) แล้วเอาติ๊กถูกที่ช่อง เส้นตาราง (Gridlines) ออก

เส้นขอบ (Borders)

• ผู้ใช้งานตั้งใจขีดเส้นเองเพื่อเน้นความสำคัญของตารางสรุปข้อมูล

• เส้นทึบ เส้นคู่ หรือเส้นประ ที่ผู้ใช้งานสามารถกำหนดสีและขนาดความหนาได้เอง

• คลุมดำเซลล์ที่ต้องการ ไปที่แท็บ หน้าแรก (Home) คลิกที่ไอคอนเส้นขอบ แล้วเลือก ไม่มีเส้นขอบ (No Border)

เส้นประแบ่งหน้า (Page Breaks)

• ระบบสร้างขึ้นอัตโนมัติหลังจากที่คุณสั่งพิมพ์เอกสาร หรือเข้าไปดูตัวอย่างก่อนพิมพ์

• เส้นประสีดำทึบที่โผล่แทรกเป็นระยะๆ ตามแนวตั้งและแนวนอนของแผ่นงาน

• เข้าไปปิดการแสดงผลตัวแบ่งหน้าแบบถาวรในเมนู ไฟล์ (File) > ตัวเลือก (Options) > ขั้นสูง (Advanced)

จากตารางสุดรก สู่แดชบอร์ดระดับองค์กร

กฤต ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งในกรุงเทพฯ ต้องทำไฟล์แดชบอร์ดสรุปข้อมูลเวลาเข้าออกงานของพนักงานกว่า 800 คนส่งให้บอร์ดบริหารทุกสิ้นเดือน ไฟล์เริ่มแรกของเขาดูรกตามาก เพราะมีทั้งเส้นตารางพื้นฐาน เส้นขอบหนาเตอะที่ขีดค้างไว้ และเส้นประแบ่งหน้าปะปนกันไปหมด

ในตอนแรก กฤตพยายามแก้ปัญหาด้วยวิธีที่หลายคนทำ นั่นคือการคลุมดำทั้งหน้ากระดาษแล้วเทสีพื้นหลังเป็นสีขาวทับลงไป ผลที่ตามมาคือความหายนะ ไฟล์ Excel ค้างและกระตุกอย่างหนักเวลาเลื่อนเมาส์ดูข้อมูล แถมเวลาคัดลอกตัวเลขไปวางที่อื่น สไตล์สีขาวก็ติดไปด้วยจนตารางปลายทางพังเละเทะ

คืนวันศุกร์ตอนสามทุ่ม เขาตัดสินใจค้นหาวิธีที่ถูกต้องและค้นพบว่าเส้นแต่ละประเภทมีวิธีจัดการที่ต่างกัน เขาเริ่มจากเลิกเทสีขาว หันมาปิด Gridlines ผ่านแท็บ View ล้าง Borders เก่าทิ้งทั้งหมด แล้วค่อยๆ ขีดเส้นขอบเฉพาะส่วนหัวตารางและบรรทัดสรุปผลรวมเท่านั้น

ผลลัพธ์คือแดชบอร์ดของกฤตดูสะอาดตาเหมือนหน้าเว็บไซต์แอปพลิเคชัน ไฟล์ทำงานได้รวดเร็วขึ้นอย่างเห็นได้ชัด และได้รับคำชมจากทีมบริหารว่าสามารถอ่านข้อมูลและตัดสินใจได้รวดเร็วกว่าเดิมถึง 40% ตอนนี้เขาตั้งค่าปิดเส้นตารางเป็นสิ่งแรกเสมอทุกครั้งที่สร้างไฟล์รายงานชิ้นใหม่