ลบอีเมลเยอะๆ ทำไง

ลบอีเมลเยอะๆ: Google เก็บถังขยะ 30 วันก่อนลบถาวร

ลบอีเมลเยอะๆ ทำไง หลายคนลบในแอปแล้วเสียเวลาเพราะอีเมลโฆษณาและขยะมีจำนวนมาก การลบในหน้ากล่องจดหมายแค่ย้ายไปถังขยะ ไม่ได้ลบถาวร ใช้คอมพิวเตอร์เลือกตามหมวดหมู่หรือช่วงเวลาจะประหยัดเวลากว่า เรียนรู้วิธีที่ถูกต้องเพื่อเพิ่มพื้นที่จัดเก็บ

ลบอีเมลเยอะๆ ทำไง? วิธีที่ไวที่สุดคือใช้คอมพิวเตอร์

หากคุณกำลังเจอแจ้งเตือน พื้นที่จัดเก็บข้อมูลเต็ม จนไม่สามารถรับอีเมลใหม่ได้ ปัญหานี้มักเกิดจากการสะสมจดหมายขยะหรืออีเมลโฆษณาที่ไม่ได้ถูกลบออกเป็นเวลานาน วิธีการลบอีเมลจำนวนมากที่ได้ผลดีที่สุดไม่ใช่การนั่งไล่กดในโทรศัพท์มือถือ แต่เป็นการใช้เว็บเบราว์เซอร์บนคอมพิวเตอร์ เพื่อเข้าถึงคำสั่งจัดการข้อมูลขั้นสูงที่ไม่มีในแอปพลิเคชัน

การจัดการอีเมลจำนวนหมื่นฉบับสามารถทำได้ภายในเวลาไม่กี่นาที หากคุณรู้วิธีใช้คำสั่งค้นหาและปุ่มลับที่คนส่วนใหญ่มักจะมองข้ามไป - ซึ่งเป็นสิ่งเดียวที่จะทำให้พื้นที่ในบัญชีของคุณกลับมาใช้งานได้อีกครั้ง - แต่ก่อนจะไปถึงขั้นตอนนั้น มีข้อผิดพลาดหนึ่งอย่างที่คนส่วนใหญ่ทำพลาดจนทำให้ลบเท่าไหร่พื้นที่ก็ไม่เพิ่ม ผมจะเฉลยเรื่องนี้ในส่วนของการจัดการถังขยะด้านล่างครับ

ทำไมต้องลบในคอมพิวเตอร์?

Google ให้พื้นที่เก็บข้อมูลฟรี 15 GB สำหรับผู้ใช้ทั่วไป ซึ่งต้องแชร์ร่วมกันทั้ง Gmail, Google Drive และ Google Photos เมื่อพื้นที่เริ่มเต็ม ประสิทธิภาพการทำงานจะลดลงทันที การลบในมือถือมีข้อจำกัดที่ทำได้เพียงครั้งละไม่กี่ฉบับ ทำให้การลบเมลจำนวนมากเป็นเรื่องน่าเบื่อและใช้เวลานานเกินความจำเป็น

บอกตรงๆ นะ การลบในแอปคือการฆ่าตัวตายชัดๆ (และเชื่อผมเถอะ ผมเคยลองมาแล้ว) ผลการสำรวจพบว่าอีเมลโฆษณาและจดหมายขยะมีสัดส่วนประมาณ 45-50% ของปริมาณอีเมลทั้งหมดที่ส่งเข้ากล่องจดหมายในปัจจุบัน ^[2] การใช้คอมพิวเตอร์จะทำให้คุณสามารถเลือกอีเมลเป็นหมวดหมู่หรือตามช่วงเวลาได้แม่นยำกว่ามาก ช่วยให้คุณประหยัดเวลาที่ควรจะเอาไปทำงานอย่างอื่นได้หลายชั่วโมง

ขั้นตอนการลบอีเมลใน Gmail ทีละเยอะๆ อย่างละเอียด

วิธีการที่รวดเร็วที่สุดคือการใช้ฟังก์ชัน เลือกทั้งหมด ที่ซ่อนอยู่หลังการค้นหา โดยทำตามขั้นตอนดังนี้: 1. เข้าสู่ระบบ Gmail บนคอมพิวเตอร์ผ่านเว็บเบราว์เซอร์ 2. ในช่องค้นหาด้านบน ให้พิมพ์หมวดหมู่ที่คุณต้องการลบ เช่น category:promotions (สำหรับเมลโปรโมชั่น) หรือ category:social (สำหรับเมลแจ้งเตือนโซเชียล) 3. ติ๊กที่ช่องสี่เหลี่ยมด้านซ้ายบนสุดเพื่อเลือกอีเมลในหน้าปัจจุบัน 4. สังเกตแถบสีน้ำเงินที่ขึ้นมาว่า เลือกการสนทนาทั้งหมดที่ตรงกับการค้นหานี้ (Select all conversations that match this search) แล้วกดที่ข้อความนั้น 5. คลิกไอคอนถังขยะเพื่อลบอีเมลทั้งหมดในคลิกเดียว

อย่าเพิ่งชะล่าใจไป การกดลบเพียงครั้งเดียวไม่ได้ทำให้พื้นที่ว่างทันที ระบบจะย้ายอีเมลเหล่านั้นไปไว้ในถังขยะก่อน

ใช้คำสั่งค้นหาลัดเพื่อกรองเฉพาะเมลที่ไม่ได้ใช้

ถ้าคุณมีอีเมลค้างอยู่หลายปี การลบตามวันที่คือทางออกที่ดีที่สุด นานๆ ครั้งผมถึงจะเจอคนที่กล้าลบอีเมลทั้งหมดโดยไม่เลือก แต่การใช้คำสั่งเฉพาะจะช่วยลดความเสี่ยงในการลบเมลสำคัญทิ้งไป older_than:2y : ค้นหาอีเมลที่เก่ากว่า 2 ปี (เปลี่ยนเลขได้ตามต้องการ) larger:10M : ค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่กว่า 10 MB ซึ่งเป็นตัวกินพื้นที่หลัก from:ชื่อผู้ส่ง : ค้นหาอีเมลจากแหล่งส่งที่ส่งเมลขยะมาหาเราบ่อยที่สุด

ปุ่มลับที่คนมักมองข้าม: การล้างถังขยะ

จำข้อผิดพลาดที่ผมค้างไว้ตอนต้นได้ไหม? นี่แหละคือจุดที่คนพลาดกันเยอะที่สุด การกดลบในหน้ากล่องจดหมายเป็นเพียงการย้ายสถานะจดหมายไปที่เมนู ถังขยะ (Trash) เท่านั้น โดยปกติแล้ว Google จะเก็บอีเมลในถังขยะไว้ 30 วันก่อนจะลบออกถาวรโดยอัตโนมัติ ^[3]

พื้นที่ยังเท่าเดิม (นั่นคือความจริงที่น่าเจ็บปวด) ตราบใดที่อีเมลยังอยู่ในถังขยะ พื้นที่ 15 GB ของคุณก็ยังถูกใช้งานอยู่เหมือนเดิม ดังนั้นหลังจากลบอีเมลจำนวนมากเสร็จแล้ว คุณต้องไปที่เมนูถังขยะทางแถบซ้ายมือ แล้วกดปุ่ม ล้างถังขยะทันที เพื่อเรียกคืนพื้นที่ใช้งานกลับมาทันที

วิธีจัดการอีเมลในมือถือ (ทำได้ แต่อาจจะเหนื่อยหน่อย)

หากไม่มีคอมพิวเตอร์จริงๆ คุณสามารถใช้แอป Gmail ในมือถือได้ แต่วิธีการจะต่างออกไปเล็กน้อย ในเวอร์ชันแอปปัจจุบันยังไม่มีปุ่ม เลือกทั้งหมด ในคลิกเดียวเหมือนบนเว็บ คุณต้องใช้วิธีแตะที่รูปโปรไฟล์ของผู้ส่งค้างไว้ แล้วค่อยๆ เลือกลงมาเรื่อยๆ

ทางลัดลับในมือถือที่พอจะช่วยได้คือ การใช้เบราว์เซอร์ในมือถือ (เช่น Chrome หรือ Safari) แล้วเปิดเว็บไซต์ Gmail จากนั้นตั้งค่าให้แสดงผลเป็น เวอร์ชันเดสก์ท็อป (Desktop Site) วิธีนี้จะทำให้คุณเห็นหน้าตาเหมือนในคอมพิวเตอร์และสามารถกดปุ่ม เลือกการสนทนาทั้งหมด ได้เหมือนกัน

เปรียบเทียบวิธีลบอีเมลแบบต่างๆ

การเลือกวิธีลบที่เหมาะสมจะช่วยให้คุณจัดการพื้นที่ได้ไวขึ้น โดยไม่ต้องเสียเวลานั่งอ่านทีละฉบับ

ลบตามหมวดหมู่ (Category)

• ช่วยลดจำนวนอีเมลได้มหาศาล
• ต่ำ เพราะแยกเมลสำคัญออกไปแล้ว
• เร็วมาก เหมาะกับเมลโฆษณา

ลบตามขนาดไฟล์ (Larger than)

• พื้นที่ว่างเพิ่มขึ้นอย่างเห็นได้ชัด
• ปานกลาง ควรตรวจสอบก่อนลบ
• เร็วที่สุดในการเพิ่มพื้นที่

ลบตามอายุอีเมล (Older than)

• ช่วยล้างข้อมูลขยะที่สะสมมานาน
• สูง อาจลบเมลเก่าที่ยังจำเป็น
• เร็วและเป็นระบบ

การจัดการอีเมล 50,000 ฉบับของคุณต้น

คุณต้น พนักงานฝ่ายการตลาดในกรุงเทพฯ ประสบปัญหาพื้นที่ Gmail เต็มจนรับงานไม่ได้มานานกว่า 2 สัปดาห์ เขาพยายามลบในมือถือวันละ 10-20 เมลแต่พื้นที่ก็ไม่ลดลงเลยจนเริ่มรู้สึกท้อ

ครั้งแรกเขาเข้าไปลบในคอมพิวเตอร์แล้วกดเลือกหน้าละ 50 เมล ปรากฏว่าผ่านไปครึ่งชั่วโมงก็ยังลบได้ไม่ถึง 10% ของทั้งหมด แถมพื้นที่ยังแจ้งว่าเต็มอยู่เหมือนเดิมเพราะเขาไม่ได้ล้างถังขยะ

เขาเริ่มฉุกคิดและใช้คำสั่ง older_than:3y เพื่อกรองเมลเก่าทั้งหมดออกมา แล้วใช้ปุ่ม เลือกการสนทนาทั้งหมดที่ตรงกับการค้นหา พร้อมกับกดล้างถังขยะทันทีหลังจากลบเสร็จ

ผลลัพธ์คืออีเมลกว่า 40,000 ฉบับหายไปในเวลาไม่ถึง 5 นาที พื้นที่ว่างกลับมาเพิ่มขึ้นกว่า 6 GB ภายในพริบตา ทำให้เขากลับมาทำงานได้ปกติและตั้งปณิธานว่าจะล้างเมลทุกเดือน