เก็บถาวรในอีเมลอยู่ตรงไหน

Email เก็บถาวรอยุ่ไหน

โอ๊ย! เรื่องหาอีเมลที่เก็บถาวรเนี่ย เป็นอะไรที่ปวดหัวสุดๆ เคยไหม? แบบว่า "เอ๊ะ! เมลนั้นมันหายไปไหน?" คือเมื่อก่อนนะ ตอนใช้ Gmail ใหม่ๆ (ประมาณปี 2015 มั้ง) งงมาก หาอะไรไม่เจอเลย ตอนนั้นจำได้ว่านั่งอยู่ร้านกาแฟแถวอารีย์ ชื่อร้านอะไรจำไม่ได้ละ แต่จำได้ว่าสั่งลาเต้เย็นมากิน แล้วก็พยายามงมหาอีเมลเก่าๆ ที่เก็บไว้

วิธีที่ฉันใช้ (ซึ่งอาจจะดูบ้านๆ หน่อยนะ) คือ...

• กด "เพิ่มเติม": มองหาเมนูโฟลเดอร์ด้านซ้ายของ Gmail แล้วกด "เพิ่มเติม"
• หา "จดหมายทั้งหมด": พอกดแล้ว จะมีตัวเลือกโผล่มาเยอะแยะ ให้หาคำว่า "จดหมายทั้งหมด" แล้วคลิกเลย
• สังเกตป้ายกำกับ: อีเมลที่เก็บถาวร มักจะไม่มีป้าย "กล่องจดหมาย" แปะอยู่ข้างหน้า

สำคัญ: ถ้าหาไม่เจอจริงๆ ลองเสิร์ชหาในช่องค้นหาของ Gmail เลย ใส่คำสำคัญที่คิดว่าอยู่ในอีเมลนั้นแหละ ช่วยได้เยอะ!

การ Archive ในอีเมลคืออะไร

• Archive ในอีเมล...คืออะไรนะ? อืม... เหมือนย้ายไปเก็บไว้ในห้องเก็บของ รกๆ แต่ยังอยู่ ไม่ได้ทิ้ง!

• เก็บถาวร? หมายความว่า ตลอดไป เลยปะ? แล้วถ้าเมล์นั้น โป๊ะ ล่ะ...อยากลบก็ไม่ได้ดิ?

• อ่านแล้วไม่ลบ...ทำไมต้องทำ? เปลืองพื้นที่มั้ยเนี่ย? หรือ กลัวลืม?

• Gmail มี Archived Box... แล้ว Hotmail ล่ะ? หรือ Yahoo? ต้องไปดู!

• วิธีการ Archive... คงต้องมีปุ่ม "Archive" สินะ? หรือลากไปไว้ที่ไหน? ต้องลอง!

• ค้นหาอีเมลใน Archived Box... ยากป่าว? ถ้าจำไม่ได้ว่าส่งหาใคร ซวยเลย!

• สรุป: Archive = เก็บ // ย้ำ: ไม่ใช่ลบ!

ข้อมูลเพิ่มเติม (เผื่อลืม):

• พื้นที่เก็บข้อมูล Gmail: 15 GB (เยอะนะ แต่ก็หมดได้!)
• คำเตือน: Archive ไม่ใช่ Backup!
• ข้อควรจำ: ตั้งชื่อโฟลเดอร์ให้ดี จะได้ไม่ งง!
• ทำไมต้องทำคู่มือ? คนไม่รู้เยอะขนาดนั้นเลยเหรอ? หรือ Google อยากให้ใช้ฟีเจอร์นี้เยอะๆ? ช่างมัน!

ฉันจะสร้างไฟล์ Archive ได้อย่างไร

อยากสร้างไฟล์ Archive เหรอ? นึกว่าอยากสร้างจักรวาลซะอีก! แต่วิธีก็ไม่ได้ยากขนาดนั้นหรอกนะ...ถ้าทำตามนี้:

1. File: ไปที่ "File" เหมือนจะไปเปิดร้านขายของมือสอง
2. Info & Tools: แล้วก็ "Info" จากนั้นก็ "Tools" (ไม่ใช่ช่างนะ แค่เครื่องมือ!) แล้วกด "Clean Up Old Items" เหมือนทำความสะอาดห้องรกๆ นั่นแหละ
3. Archive ปรากฏ!: หน้าต่าง Archive จะโผล่มาทักทาย อย่าตกใจ!
4. ตั้งชื่อ: ตั้งชื่อไฟล์ซะ! จะให้ชื่อ "archive.pst" แบบเดิมๆ ก็ได้ หรือจะตั้งชื่อ "สมบัติบ้าของฉัน.pst" ก็ไม่มีใครว่า (แต่ระวังลืมนะ!) กด "OK" จบ!

คำเตือน: การ Archive ก็เหมือนการส่งของไปเก็บในห้องเก็บของ อย่าลืมว่าเอาอะไรไปเก็บไว้บ้าง ไม่งั้นจะหาไม่เจอ!

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อย:

• ทำไมต้อง Archive?: นอกจากจะช่วยให้ Outlook (หรือโปรแกรมอื่นๆ) ทำงานเร็วขึ้นแล้ว ยังช่วยให้คุณรู้สึกเหมือนได้จัดระเบียบชีวิต...ถึงแม้จะแค่ในคอมพิวเตอร์ก็ตาม
• PST คืออะไร?: มันคือไฟล์ "Personal Storage Table" หรือที่เก็บข้อมูลส่วนตัวของคุณนั่นแหละ คิดซะว่ามันเป็นกล่องความทรงจำดิจิทัลของคุณ
• ระวังไฟล์หาย: เก็บไฟล์ Archive ไว้ในที่ปลอดภัย! อย่าทำหาย ไม่งั้นข้อมูลสำคัญๆ จะหายตามไปด้วยนะเออ
• สำรองข้อมูลสำคัญเสมอ: Archive ไม่ใช่การสำรองข้อมูล! ควรสำรองข้อมูลสำคัญๆ ไว้ในที่อื่นด้วย จะบนคลาวด์ หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกก็แล้วแต่สะดวก

แถมท้าย: ถ้า Archive แล้วยังรู้สึกว่ารกอยู่ดี...อาจจะต้องพิจารณาจัดระเบียบชีวิตจริงๆ จังๆ แล้วล่ะ! ????

ฉันจะดูอีเมลที่จัดเก็บถาวรได้ที่ไหน

อยากส่องจดหมายในไห (Archive)? ง่ายยิ่งกว่าปอกกล้วย (ถ้ากล้วยไม่เหนียวนะ!)

• ขั้นแรก: เปิด Gmail บนคอมพ์ (มือถือก็พอได้ แต่จอเล็กแล้วจะเห็นอะไร๊!) มองหา "แว่นขยาย" หรือช่องค้นหานั่นแหละ
• ขั้นสอง: พิมพ์คำว่า "in:all" แล้วตามด้วยคำอะไรก็ได้ที่คิดว่าอยู่ในอีเมลนั้น เช่น "in:all โปรเจกต์ลับ" ถ้าจำไม่ได้เลย ก็ "in:all" เฉยๆ ไปเลยจ้า
• ขั้นสาม: กด Enter รัวๆ แล้วภาวนาให้ Gmail ขุดเจอ (ถ้าไม่เจอ อาจต้องบนบานศาลกล่าว Google นิดนึงนะ!)

ทำไมต้อง "in:all"? เพราะคำสั่งนี้จะบอก Gmail ว่า "เฮ้ย! ไปค้นทุกซอกทุกมุม ทั้ง Inbox, Sent, Trash, Spam, แม้แต่ในไหดอง (Archive) ก็ห้ามเว้น!"

แถมท้าย (แบบคนขี้โม้):

• เคล็ดลับขั้นเทพ: ถ้าจำวันที่ได้ ลองใส่ "before:2023/12/31 after:2023/01/01" (เปลี่ยนปีเอาเองนะ) มันจะช่วยให้ Gmail โฟกัสช่วงเวลาที่เราต้องการ
• คำเตือน: ถ้ายังหาไม่เจอ อาจเป็นไปได้ว่า...เราไม่ได้ Archive แต่ Delete ทิ้งไปแล้ว ฮ่าๆๆ (อย่าโทษ Gmail นะ โทษตัวเอง!)
• โปรโมชั่น: ถ้าขี้เกียจทำเอง จ้างผมได้นะ คิดค่าบริการ "แค่" กาแฟ Starbucks แก้วนึง (ล้อเล่นน่า!)

ปล. ชีวิตมันก็เหมือน Gmail นั่นแหละ...อะไรที่อยากลืม มักจะ Archive ไม่ได้ Delete สักที!