หลักการบัญชีคืออะไร

หลักการบัญชีเบื้องต้น คืออะไร

อ้าว หลักการบัญชีเบื้องต้นเหรอ? คืออะไรนะ คิดหนักเลย ต้องรวบรวมความรู้สมัยเรียนมาใช้แล้วสิเนี่ย

• หลักการสำคัญเลยคือ บันทึกข้อมูลทางการเงินให้ถูกต้อง แบบว่า รายรับรายจ่ายต้องชัดเจน แม่นยำ ไม่งั้นงงตาย! ปีนี้ ฉันลองใช้แอปฯ บันทึกบัญชีใหม่ ชื่อ… อ้อ! จำชื่อไม่ได้แล้ว แต่ช่วยได้เยอะเลยนะ

• อีกอย่าง ต้องสม่ำเสมอด้วย! บันทึกทุกวัน หรืออย่างน้อยก็ทุกอาทิตย์ อย่าปล่อยให้มั่วซั่ว เดี๋ยวหาไม่เจอ แล้วจะเครียด แบบเมื่อเดือนที่แล้วฉันลืมบันทึกค่าเดินทาง หาข้อมูลย้อนหลังยากมาก เป็นบทเรียนเลย

• แล้วก็ต้องมีหลักฐานประกอบ ใบเสร็จ สลิป อะไรพวกนี้ สำคัญมาก ถึงจะตรวจสอบได้ ถ้าไม่มี เดี๋ยวจะหาว่าโกงตัวเอง อันนี้จริงจังนะ

• การวิเคราะห์ข้อมูล นี่ก็สำคัญ รู้ไหมว่ารายจ่ายส่วนไหนเยอะ รายได้จากไหนมากสุด ถึงจะวางแผนการเงินได้ดี ฉันกำลังลองใช้ Excel ทำอยู่ แต่ยังไม่คล่องเท่าไหร่

• สุดท้าย คือต้องรู้จักการรายงาน ทำงบการเงินให้ถูกต้อง ตามมาตรฐาน แต่เรื่องนี้ ยังไม่เก่ง ต้องศึกษาต่อ ปีนี้ตั้งใจจะลงคอร์สเรียนเพิ่ม

อืมมม… คือ แบบว่ามันเยอะมากเลยเนอะ แต่จำเป็นจริงๆ โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก ต้องดูแลดีๆ ไม่งั้นเจ๊งแน่ ปีหน้า ฉันจะตั้งใจมากกว่านี้ จริงๆ นะ

ฉันใช้แอปฯ บันทึกบัญชีมา 3 เดือนแล้ว ช่วยเรื่องการจัดการเงินได้ดีขึ้นเยอะเลย ถ้าจำไม่ผิด แอปฯ ที่ใช้มีฟีเจอร์การสร้างงบการเงินด้วย แต่ยังไม่ค่อยได้ใช้ ต้องลองดู อยากลองใช้โปรแกรมบัญชีแบบเต็มรูปแบบ แต่ก็ยังไม่รู้จะเริ่มยังไงดี

ปีนี้จะตั้งใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินให้ละเอียดขึ้นอีก อยากทำธุรกิจให้ประสบความสำเร็จจริงๆ

หลักการบันทึกบัญชีมีกี่หลัก

หลักการบันทึกบัญชี? แค่สองหลักเองเหรอ! นั่นมันยุคไดโนเสาร์แล้วมั้ง! สมัยนี้หลักการมันเยอะแยะไปหมด เหมือนเส้นผมบนหัวผมตอนเช้าเลย เยอะจนนับไม่ไหว! แต่ถ้าจะให้พูดจริงๆนะ ก็หลักๆ แค่ เดบิตกับเครดิต นี่แหละ จำง่ายๆ เหมือนจำชื่อแฟนเก่า!

• เดบิต (Dr.): ฝั่งซ้ายมือ คิดซะว่าเป็นฝั่งของ “ได้” ได้อะไรมาเพิ่มก็บันทึกฝั่งนี้ เช่น ได้รถใหม่ ได้เงินเดือน ได้ค่าเสียหายจากการชนรถ อารมณ์ประมาณถูกล็อตเตอรี่! สินทรัพย์เพิ่มขึ้น ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ก็บันทึกฝั่งนี้แหละ! เหมือนได้ของขวัญวันเกิดเพียบเลย!

• เครดิต (Cr.): ฝั่งขวามือ ฝั่งของ “จ่าย” หรือ “มีหนี้” จ่ายอะไรไป มีหนี้เพิ่มขึ้น บันทึกฝั่งนี้ หนี้สินเพิ่มขึ้น รายได้เพิ่มขึ้น ก็บันทึกฝั่งนี้ เหมือนเก็บเงินค่าขนมไว้ซื้อของเล่น แต่ดันเอาไปซื้อเกมส์ แล้วต้องเก็บเงินเพิ่ม! นี่แหละเครดิต!

แต่บอกเลยนะ แค่เดบิตเครดิตอย่างเดียวไม่พอหรอก สมัยนี้มีหลักการอื่นอีกเพียบ ต้องไปเรียนต่อปริญญาเอกด้านบัญชีถึงจะครอบคลุม ไม่งั้นก็เตรียมตัวเป็นหนี้บัตรเครดิตไปตลอดชีวิต! อิอิ!

ปีนี้ (2566) ผมยังคงใช้หลักการเดบิตเครดิตในการจัดการบัญชีส่วนตัวอยู่ครับ แต่อาจจะไม่ครอบคลุมเท่าผู้เชี่ยวชาญ เพราะผมแค่คนธรรมดา ไม่ใช่ CPA นะ!

หลักการบัญชีเบื้องต้น คืออะไร?

หลักการบัญชีเบื้องต้น… มันเหมือนเข็มทิศนำทางชีวิตการเงินเลยนะ ถ้าไม่มีเข็มทิศ เราก็คงหลงทางในทะเลตัวเลข

สำหรับเจ้าของธุรกิจเล็กๆ อย่างเราๆ มันยิ่งสำคัญ เพราะมันคือรากฐานที่เราต้องสร้างให้แข็งแรง

• ความเป็นหน่วยงาน: ธุรกิจเรา…มันต้องแยกจากเรื่องส่วนตัวของเราเลยนะ สำคัญมาก ไม่งั้นจะมั่วไปหมด
• ความต่อเนื่อง: เราต้องคิดว่าธุรกิจเราจะอยู่ต่อไปเรื่อยๆ ไม่ใช่ทำๆ เลิกๆ จะได้วางแผนถูก
• ราคาตามต้นทุน: บันทึกราคาของที่เราซื้อมาตามราคาจริงที่จ่ายไป ไม่ใช่ราคาที่เราคิดเองเออเอง
• การจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย: รายได้ที่เข้ามาต้องสัมพันธ์กับค่าใช้จ่ายที่เราเสียไป มันถึงจะแฟร์
• ความสม่ำเสมอ: ใช้หลักการเดิมๆ ทุกปี อย่าเปลี่ยนไปเปลี่ยนมา จะได้เปรียบเทียบง่าย
• ความระมัดระวัง: ถ้าไม่แน่ใจว่าจะบันทึกอะไรดี ให้เลือกทางที่ปลอดภัยไว้ก่อน อย่าเข้าข้างตัวเอง

บางที…เราก็อยากจะทำอะไรตามใจตัวเอง แต่พอคิดถึงหลักการพวกนี้ มันก็เหมือนมีสติเตือนเราว่า “เฮ้ย! ใจเย็นๆ”

มันอาจจะดูยุ่งยากนะ แต่ถ้าเราทำความเข้าใจมันจริงๆ มันจะช่วยให้เรามองเห็นภาพรวมของธุรกิจเราได้ชัดเจนขึ้น… เหมือนเราได้ส่องกระจกมองตัวเองในตอนกลางคืน เห็นทั้งข้อดีข้อเสีย แล้วค่อยๆ ปรับปรุงไปทีละนิด

หลักการบันทึกบัญชีมีอะไรบ้าง?

หลักการบันทึกบัญชี ปี 2566:

• สมการพื้นฐาน: สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ
• เดบิตเพิ่ม สินทรัพย์ ค่าใช้จ่าย
• เครดิตเพิ่ม หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้
• รายการทุกอย่างต้องมีหลักฐาน เอกสารประกอบ
• ความถูกต้องแม่นยำ สำคัญกว่าความเร็ว

รายละเอียดเพิ่มเติม:

• การบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไป: ปฏิบัติตามสมการพื้นฐานและหลักการเดบิต-เครดิตอย่างเคร่งครัด. ความผิดพลาดเล็กน้อยอาจนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ผิดเพี้ยนอย่างมากในงบการเงิน. การตรวจสอบความถูกต้องเป็นสิ่งจำเป็นเสมอ. ระบบบัญชีของบริษัทผมใช้โปรแกรมบัญชี X ปี 2566.
• การปรับปรุงบัญชี: จำเป็นต้องทำอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ข้อมูลมีความถูกต้อง เช่น การบันทึกค่าเสื่อมราคา ต้นทุนสินค้าขาย. ขั้นตอนนี้ต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์. ผมเคยเจอปัญหาบัญชีผิดพลาดจากการปรับปรุงบัญชีไม่ครบถ้วนในปี 2565.
• การปิดบัญชี: กระบวนการสำคัญเพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับรอบบัญชีใหม่. ต้องทำอย่างถูกต้องและรอบคอบ. ข้อผิดพลาดอาจส่งผลต่อการวิเคราะห์งบการเงินในอนาคต. บริษัทผมปิดบัญชีทุกสิ้นปีงบประมาณ.

สมุดบันทึกรายการขั้นต้นคืออะไร?

สมุดรายวันขั้นต้นคือบันทึกแรกเริ่มของการทำบัญชี เหมือนไดอารี่การเงินที่บันทึกทุกอย่างตามลำดับเวลา ที่เจอบ่อย ๆ มีสองแบบหลัก:

• สมุดรายวันทั่วไป: ตัวนี้ครอบจักรวาล บันทึกได้ทุกรายการ ไม่ว่าจะซื้อของ จ่ายเงินเดือน หรืออะไรก็ตามที่เกี่ยวกับเงิน ๆ ทอง ๆ (General Journal)

• สมุดรายวันเฉพาะ: อันนี้จะเจาะจงหน่อย เช่น สมุดรายวันซื้อ (Purchases Journal) บันทึกเฉพาะรายการซื้อสินค้าเป็นเครดิต หรือสมุดรายวันเงินสดรับ (Cash Receipts Journal) ที่รวมรายการรับเงินสดทั้งหมด ถ้าธุรกิจมีรายการแบบเดิม ๆ ซ้ำ ๆ เยอะ ๆ ใช้แบบนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

สมุดรายวันสำคัญตรงที่เป็นจุดเริ่มต้นของการเดินทางของข้อมูลทางการเงิน ก่อนที่จะถูกสรุปและนำไปใช้ในการตัดสินใจทางธุรกิจต่อไป การบันทึกรายการในสมุดรายวันอย่างถูกต้องจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง เพราะถ้าต้นทางผิด ปลายทางก็ผิดตาม เหมือนสำนวนที่ว่า “เริ่มต้นดี มีชัยไปกว่าครึ่ง”

ข้อมูลเพิ่มเติม (แบบไม่เป็นทางการ):

• สมัยก่อนที่ยังไม่มีคอมพิวเตอร์ คนทำบัญชีต้องนั่งเขียนรายการทั้งหมดด้วยลายมือลงในสมุดจริง ๆ กว่าจะเสร็จแต่ละเล่มนี่เล่นเอาปวดหลังไปหลายวัน
• ในยุคดิจิทัล โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูปเข้ามาช่วยให้ชีวิตง่ายขึ้นเยอะ แต่หลักการพื้นฐานก็ยังคงเหมือนเดิม คือต้องบันทึกรายการในสมุดรายวัน (เวอร์ชันดิจิทัล) ก่อน
• บางครั้งการดูสมุดรายวันก็เหมือนการส่องกล้องเข้าไปดู “เบื้องหลัง” ของงบการเงิน ทำให้เราเข้าใจที่มาที่ไปของตัวเลขต่าง ๆ ได้ดีขึ้น

บัญชีมี5หมวดอะไรบ้าง?

อื้อหือ ถามเรื่องบัญชีนี่มันสุดยอดเลยนะ คือตอนนี้ฉันกำลังจัดการบัญชีของร้านกาแฟเล็กๆ ที่ฉันเพิ่งเปิดได้ไม่ถึงปี อยู่แถวๆ ซอยสุขุมวิท 24 จำได้แม่นเลย เปิดต้นปีนี้เอง บัญชีฉันมี 5 หมวดหลักๆ นะ

• สินทรัพย์: นี่ก็คือของๆ ร้านฉันไง เช่น เครื่องชงกาแฟ ที่ฉันซื้อมาจากร้าน “Coffee Machine Paradise” ราคาแพงเอาเรื่องเลย เกือบสองแสน แล้วก็โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์พวกนี้รวมๆ กัน ก็เป็นสินทรัพย์ เงินสดในร้าน ก็เป็นสินทรัพย์อีก มีประมาณสองหมื่นบาท ตอนนี้แหละ วันนี้เช็คแล้ว

• หนี้สิน: อันนี้คือเงินที่ฉันยังต้องจ่าย เช่น เงินกู้จากธนาคารกรุงเทพ ที่ฉันกู้มาเปิดร้าน ตอนนี้ก็ยังผ่อนอยู่ เดือนละประมาณสามหมื่น หรือหนี้ค่าเช่า ที่จ่ายให้เจ้าของตึกทุกเดือนๆ ละสองหมื่น

• ส่วนทุน: เงินลงทุนทั้งหมดของฉันไง ที่ใส่ลงไปในร้านนี้ นี่ก็รวมทั้งเงินกู้ด้วยนะ

• รายได้: เงินที่ได้จากการขายกาแฟ ขนมเค้ก และอื่นๆ ในร้าน เดือนนี้รายได้ดีมาก ตั้งแต่เปิดร้านมา เดือนนี้ขายได้เยอะสุด เพราะจัดโปรโมชั่น วันนี้ดูยอดแล้วน่าจะเกินแสนแน่ๆ

• ค่าใช้จ่าย: ค่าต่างๆ ที่ต้องจ่ายเพื่อให้ร้านดำเนินการได้ เช่น ค่าเช่า ค่าไฟ ค่าน้ำ ค่าแรงพนักงาน ค่ากาแฟ ค่าขนม ค่าโฆษณา ค่าซ่อมแซม เยอะแยะไปหมด เดือนนี้ ค่าใช้จ่ายประมาณเจ็ดหมื่น

ประโยชน์ของการบันทึกรายการบัญชีเหรอ? เยอะแยะเลย สำคัญมาก ถ้าไม่บันทึก ฉันคงไม่รู้เลยว่าร้านได้กำไรเท่าไหร่ เสียเงินไปกับอะไรบ้าง จะวางแผนธุรกิจยังไง จะรู้ไหมว่าอะไรขายดี อะไรขายไม่ดี จะควบคุมต้นทุนได้ไหม จะรู้ไหมว่าต้องปรับปรุงอะไรบ้าง คือ มันจำเป็นมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง การจัดทำรายงานการเงิน ช่วยให้ฉันวิเคราะห์สถานะทางการเงินของร้านได้ ช่วยในการตัดสินใจ ว่าจะขยายกิจการ หรือจะทำอะไรต่อไป

เหนื่อยมากเลย แค่คิดก็ปวดหัวแล้ว แต่ก็ต้องทำ เพราะนี่คือธุรกิจของฉัน ฉันต้องทำให้มันดีที่สุด ต่อไปนี้ก็จะพยายามบันทึกรายการอย่างละเอียด ให้มากขึ้นกว่านี้ เพื่อจะได้วางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ หวังว่าร้านกาแฟของฉันจะประสบความสำเร็จ นะ สู้ๆ

สมุดรายวันซื้อ กับ สมุดรายวันจ่ายต่างกันยังไง?

ซื้อเชื่อ vs. จ่ายเงินสด จบนะ

• รายวันซื้อ: ซื้อของมาขายต่อ…แต่ยังไม่ได้จ่ายตังค์
• รายวันจ่าย: ควักกระเป๋าจ่าย…ไม่ว่าค่าอะไรก็ตาม

ข้อมูลเสริม:

• รายวันซื้อ: โฟกัสแค่ “สินค้า” และ “เครดิต” เท่านั้น สินทรัพย์อื่น? ไม่เกี่ยว
• รายวันจ่าย: ครอบจักรวาลการจ่ายเงิน…ค่าไฟ ค่าของ (ถ้าจ่ายสด) คืนหนี้…อะไรก็ว่าไป
• สำคัญ: ทั้งสองอย่างนี้ช่วยให้รู้ “กระแสเงินสด” (Cash Flow) ของธุรกิจ…ขาดตัวเมื่อไหร่ จะได้รู้ทัน
• ปีนี้ (2024): ยังใช้หลักการเดิม…แต่ซอฟต์แวร์บัญชีมันฉลาดขึ้นเยอะ ไปลองดูซะ

บัญชีกระแสรายวัน กับ บัญชีออมทรัพย์ ต่างกันยังไง?

สายลมเย็นยะเยือกพัดผ่านใบหน้า ฤดูหนาวปีนี้…ช่างโหดร้าย แต่ใจฉันกลับอุ่นซึ้ง คิดถึงบัญชีธนาคารสองแบบนั้น…

• กระแสรายวัน: เหมือนสายน้ำไหลริน เงินเข้าเงินออก คล่องตัว ใช้จ่ายประจำวัน ซื้อกาแฟแก้วโปรด เติมน้ำมันรถคันเก่า ชีวิตเรียบง่าย…แต่ก็วุ่นวายดี

• ออมทรัพย์: ดั่งทะเลสาบสงบนิ่ง สะสมความหวัง ดอกเบี้ยเล็กๆน้อยๆ เหมือนเม็ดทรายละเอียด ค่อยๆสะสม เพื่ออนาคต บ้านหลังเล็กๆ หรือทริปเที่ยวญี่ปุ่นที่ฝันไว้

ความแตกต่างชัดเจน เหมือนดวงตะวันกับดวงจันทร์ อันหนึ่งสว่างจ้า อีกอันหนึ่งอ่อนโยน กระแสรายวันคือการใช้จ่าย ออมทรัพย์คือการเก็บออม ง่ายๆแค่นี้เอง

ปีนี้ ฉันตั้งเป้าเก็บเงินในบัญชีออมทรัพย์เพิ่มขึ้น อยากไปเที่ยวทะเล ทะเลสีคราม อยากนอนอาบแดด อยากได้กลิ่นไอทะเลเค็มๆ ปีหน้า…ฉันจะไป

ฉันวางแผนจะซื้อกล้องรุ่นใหม่ด้วยนะ เก็บเงินมาหลายเดือนแล้ว จะได้ถ่ายรูปท้องฟ้าตอนพระอาทิตย์ตกดินสวยๆ เก็บความทรงจำ เก็บความรู้สึก ไว้ในภาพถ่ายสวยๆ

• ข้อแตกต่างหลัก: การเข้าถึงเงิน กระแสรายวันสะดวก ออมทรัพย์อาจมีข้อจำกัด แต่ความมั่นคงต่างกันมาก กระแสรายวันมีความเสี่ยงมากกว่า แต่ความคล่องตัวสูงกว่า

อากาศเย็นจัง…ฉันควรไปหาอะไรอุ่นๆดื่มสักหน่อยแล้วล่ะ คิดถึงบัญชีธนาคาร คิดถึงอนาคต คิดถึงทะเล…และกล้องใหม่