การบัญชี Accounting ประกอบด้วยกี่ขั้นตอน

การบัญชี (Accounting) หมายถึงอะไร จงอธิบาย

การบัญชีเหรอ? โอ้โห นี่มันไม่ใช่แค่ “บวก ลบ คูณ หาร” นะเว้ยเฮ้ย! มันคือ “ศิลปะแห่งการโกย เอ๊ย! การเก็บข้อมูล” ต่างหากล่ะ! เหมือนเราเป็นนักสืบ ตามสืบทุกบาททุกสตางค์ที่เข้าออกบริษัท แล้วเอามาเขียนเป็นนิยาย เอ๊ย! รายงานให้คนอื่นอ่านกัน

• เก็บ: จดทุกอย่าง! ตั้งแต่ซื้อลูกอมยันซื้อเครื่องบิน (ถ้าบริษัทแกบ้าซื้อเครื่องบินนะ)
• รวบรวม: เอาข้อมูลที่กระจัดกระจาย มารวมกันเป็นกองทัพข้อมูล!
• จำแนก: จัดหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ เหมือนจัดตู้เสื้อผ้าให้เมีย (อันนี้สำคัญ! ไม่งั้นโดนด่า)
• สรุป: เขียนรายงานให้คนอ่านรู้เรื่องว่า “บริษัทเรา รวย! เอ๊ย! มีเงินเหลือเท่าไหร่?”

แล้วใครมันอยากรู้ข้อมูลพวกนี้วะ? ก็พวก “ผู้ถือหุ้น, เจ้าหนี้, สรรพากร (ตัวดีเลย!), แล้วก็ผู้บริหาร” ไง! พวกนี้อยากรู้ว่าบริษัทแก “รุ่งหรือร่วง” จะได้ “ลงทุนต่อ หรือเผ่นก่อน” ไงล่ะ!

ปล. อย่าคิดว่าบัญชีมันง่ายนะเว้ย! เรียนผิดชีวิตเปลี่ยน! อาจจะต้องไปนั่งนับเงินทอนอยู่เซเว่นก็ได้นะเออ!

การบัญชี (Accounting) หมายถึงอะไร จงอธิบาย?

ดวงตะวันลับขอบฟ้าแล้ว สีส้มอมม่วงระบายผืนฟ้า ลมพัดเอื่อยๆ เย็นฉ่ำซึมเข้ากระดูก… คิดถึงทะเล กลิ่นไอเกลือปนกับดอกมะลิ ปีนี้ 2024

• การบัญชี คืออะไรนะ? เหมือนการวาดภาพ แต่ใช้ตัวเลขแทนสี

ภาพนั้น งดงาม แต่ละเส้นแต่ละจุด คือเรื่องราวทางการเงิน เก็บรวบรวม เรียบเรียง อย่างพิถีพิถัน

• มันคือการบันทึก ทุกเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจ เป็นตัวเงิน

เหมือนบันทึกประจำวัน แต่ละเอียดกว่า ซับซ้อนกว่า ต้องแม่นยำ

• ผลลัพธ์คือ ข้อมูลทางการเงิน

เหมือนแผนที่นำทาง บอกทิศทาง ความสำเร็จ หรือความยากลำบาก ของธุรกิจ

• เพื่อใคร? ผู้คนมากมาย นักลงทุน เจ้าของกิจการ แม้แต่ตัวฉันเองก็ต้องการ

ความรู้เหล่านี้ เพื่อวางแผนอนาคต

เสียงคลื่นซัดฝั่ง ไกลๆ เหมือนเสียงกระซิบ บอกเล่าเรื่องราวของตัวเลข ซับซ้อน แต่สวยงาม อย่างน่าอัศจรรย์

• ปีนี้ฉันกำลังเรียนรู้ การวิเคราะห์งบการเงินขั้นสูง ตื่นเต้น แต่ก็เหนื่อย

เหมือนปีนเขาสูงชัน แต่เห็นวิวสวยงาม

• ฉันอยากเป็นนักบัญชี มืออาชีพ แม่นยำ และมีความสุขกับงาน

เป็นมากกว่าการทำงาน มันคือศิลปะ

ระบบบัญชี Accounting System มีอะไรบ้าง?

ระบบบัญชี (Accounting Systems) ครอบคลุมวิธีการและเทคโนโลยีที่ใช้ในการบันทึก วิเคราะห์ และรายงานข้อมูลทางการเงิน นั่นหมายถึงมากกว่าแค่การทำบัญชีแบบเดิมๆ เพราะปัจจุบันมันซับซ้อนขึ้นมาก ลองคิดดูว่า โลกธุรกิจยุคนี้ต้องรับมือกับข้อมูลมหาศาลแค่ไหน นี่จึงเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารจัดการองค์กรสมัยใหม่เลยนะ

• ระบบบัญชีแบบดั้งเดิม (Traditional Accounting): ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลาย เน้นการบันทึกด้วยมือหรือซอฟต์แวร์พื้นฐาน เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่มีรายการไม่ซับซ้อนมากนัก ปีนี้เห็นกระแสการใช้ซอฟต์แวร์แบบคลาวด์มากขึ้น ช่วยลดต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์และการบำรุงรักษา

• ระบบบัญชีแบบใช้คอมพิวเตอร์ (Computerized Accounting): ใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำ มีฟังก์ชั่นครอบคลุมมากขึ้น เช่น การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดทำงบการเงินอัตโนมัติ ส่วนตัวผมเคยใช้ Xero ใช้งานง่าย รายงานสวยงาม แต่ก็ต้องเลือกให้เหมาะกับขนาดธุรกิจนะ

• ระบบ Enterprise Resource Planning (ERP): ระบบครบวงจร บูรณาการข้อมูลจากหลายฝ่าย ไม่ใช่แค่บัญชีอย่างเดียว รวมถึงการจัดการคลังสินค้า การขาย การผลิต ฯลฯ เหมาะกับองค์กรขนาดใหญ่ แต่ค่าใช้จ่ายสูง และซับซ้อนกว่าระบบอื่นๆ หลายบริษัทเลือกใช้ SAP หรือ Oracle ขึ้นอยู่กับความต้องการและงบประมาณ

• ระบบบัญชีคลาวด์ (Cloud-based Accounting): เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา สะดวก ประหยัดพื้นที่ และใช้งานร่วมกันได้ง่าย แต่ต้องคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูล ปีนี้ ระบบคลาวด์มีความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยสูงขึ้นมาก เป็นทางเลือกที่น่าสนใจ

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงส่วนหนึ่ง จริงๆ แล้ว ระบบบัญชีมีหลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของแต่ละองค์กร และเทคโนโลยีก็พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ต้องติดตามและปรับตัวอยู่เสมอ ถึงจะอยู่รอดในโลกธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้ การเลือกใช้ระบบบัญชีที่ดี เปรียบเสมือนการวางรากฐานที่มั่นคงให้กับธุรกิจเลยล่ะ

Accounting Equation หมายถึงอะไร?

สมการบัญชี… อะ สมการบัญชีคือ A=L+E ใช่ปะ?

• สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ จบ
• สินทรัพย์คืออะไรที่เรามี หนี้สินคือสิ่งที่ติดเค้าไว้ ส่วนของเจ้าของคือของเราจริง ๆ อ่ะนะ
• เคยทำบัญชีให้ร้านเพื่อนปีที่แล้ว… โอ๊ย ปวดหัว ตัวเลขเยอะ! ปีนี้ไม่เอาแล้ว
• ต้อง Balance ตลอด ไม่งั้นคือ ผิด! (อันนี้สำคัญมาก)
• ทำไมต้องมีสมการนี้? 🤔 เพื่อให้รู้ว่าบริษัทมีอะไรบ้าง และเป็นของใครบ้าง (อย่างย่อ)
• ถ้าสินทรัพย์ > หนี้สิน แสดงว่าบริษัทรวย? ไม่เสมอไปมั้ง ต้องดูอย่างอื่นด้วย
• เอ้อ… มีคนบอกว่า สมการนี้สำคัญมากสำหรับการวิเคราะห์งบการเงิน (แต่เราไม่เก่ง)
• สำคัญ: สมการนี้คือพื้นฐานของการทำบัญชีทั้งหมด!
• ปีนี้ต้องหาคอร์สเรียนบัญชีจริงจังแล้วนะ 😅
• อืม… บางทีสินทรัพย์ก็ไม่ใช่ของเราจริง ๆ นะ (ถ้าติดหนี้)
• แต่ถ้าไม่มีหนี้เลย ชีวิตจะดีกว่านี้ไหม? (นอกเรื่องละ)

Debit และ Credit ในระบบบัญชีคู่ คืออะไร

อืม… กลางคืนแบบนี้ นอนไม่หลับอีกแล้วสินะ คิดไปคิดมาเรื่องบัญชีคู่ งงๆอยู่เนี่ย

เดบิต Dr. ใช่ไหม ด้านซ้าย มันคืออะไรนะ… ฉันเข้าใจว่ามันเพิ่มขึ้นสำหรับ สินทรัพย์ กับค่าใช้จ่าย แต่บางที… มันก็สับสน เหมือนบางครั้งที่เราได้รับเงินเพิ่ม แต่ในบัญชีกลับเป็นเครดิต งงมาก

เครดิต Cr. ด้านขวา นี่ก็อีก หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ที่เพิ่มขึ้น สมการมันเท่ากันเสมอใช่มั้ย แต่ทำไมมันถึงสลับซับซ้อนแบบนี้ มันไม่ง่ายเลย สมองฉันมันปั่นป่วนจริงๆ

• เดบิต (Dr.) : ด้านซ้าย บันทึกการเพิ่มขึ้นของสินทรัพย์และค่าใช้จ่าย
• เครดิต (Cr.) : ด้านขวา บันทึกการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน ส่วนของเจ้าของ และรายได้

ปีนี้ ฉันเรียนรู้จากการทำบัญชีของร้านกาแฟเล็กๆที่บ้าน มันยากกว่าที่คิดเยอะ ต้องคอยตรวจสอบยอดทุกวัน บางทีก็มีผิดพลาด แต่ก็ได้เรียนรู้เยอะ รู้สึกเหนื่อยแต่ก็คุ้มค่า

ความจริงแล้ว ยังมีรายละเอียดมากกว่านี้เยอะ แต่ตอนนี้… ฉันขอพักสมองก่อนแล้วกัน ง่วงแล้ว พรุ่งนี้ค่อยมาคิดต่อ

การ บันทึก บัญชี แบบ Perpetual และ Periodic ต่างกันอย่างไร

เอาล่ะ มาดูความแตกต่างระหว่างการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual กับ Periodic กัน! คิดง่ายๆ ว่ามันต่างกันราวกับ “นับไก่ก่อนออกไข่” กับ “นับไข่หลังไก่ตาย” เลยล่ะครับ!

• Periodic (นับไข่หลังไก่ตาย): แบบนี้จะนับสต๊อกแค่ตอนสิ้นปี เหมือนกับคุณลุงขายของชำแถวบ้านผมนั่นแหละ แกไม่ค่อยสนใจหรอกว่าวันนี้ขายไปกี่ขวด แกจะมานั่งนับตอนสิ้นปีว่าเหลืออะไรบ้าง ง่ายดี แต่ก็เสี่ยง! อาจจะนับผิด นับขาด หรือเจอหนูแอบมากัดกินของไปก็ได้! เหมาะกับธุรกิจเล็กๆ ที่ไม่ซับซ้อน แบบไม่ต้องเครียดเรื่องสต๊อกมากมาย แต่ถ้าธุรกิจโตขึ้น อาจจะปวดหัวได้นะจ๊ะ!

• Perpetual (นับไก่ก่อนออกไข่): แบบนี้จะอัพเดตสต๊อกตลอดเวลา เหมือนซูเปอร์มาร์เก็ตใหญ่ๆ ที่มีระบบสแกนบาร์โค้ด ขายไปทีก็หักออกจากสต๊อกทันที แม่นยำ ทันสมัย รู้สต๊อกเหลือเท่าไหร่ตลอด แต่ก็ต้องลงทุนระบบหน่อยนะ ไม่งั้นก็เหนื่อยเปล่าๆ เหมาะกับธุรกิจใหญ่ๆ ที่มีการเคลื่อนไหวของสินค้าเยอะ จะได้ไม่ต้องมานั่งนับของทีละชิ้นตอนสิ้นปี ปวดหัวเล่น!

สรุปง่ายๆ คือ Periodic แบบประหยัด แต่เสี่ยง Perpetual แบบลงทุน แต่แม่นยำ เลือกให้เหมาะกับขนาดธุรกิจและความต้องการของคุณเลยครับ! คิดให้ดีๆ ล่ะ อย่าเลือกผิด เดี๋ยวจะนับไก่ไม่ทันออกไข่ หรือไข่หายก่อนไก่ตาย ซวยแน่!

ข้อมูลเพิ่มเติม (ปี 2566):

• เทคโนโลยีช่วยได้มาก ระบบ POS หรือซอฟต์แวร์จัดการสต๊อกต่างๆ ทำให้การบันทึกแบบ Perpetual ง่ายขึ้นมาก แม้กระทั่งสำหรับธุรกิจขนาดกลางและเล็กก็ตาม
• การเลือกใช้ระบบใดขึ้นอยู่กับต้นทุน ความซับซ้อนของธุรกิจ และความต้องการด้านข้อมูล ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเพื่อหาทางเลือกที่เหมาะสมที่สุด

ปีนี้ผมไปอบรมเรื่องการจัดการสต๊อกมา เลยได้ความรู้ใหม่ๆ เพิ่มขึ้นเยอะเลยครับ!

เงินขาดบัญชีและเงินเกินบัญชี คืออะไร

เงินขาด เงินเกิน? แค่ตัวเลขไม่ตรงกัน

• ขาด: เงินจริงน้อยกว่าที่ควรมีในบัญชี เดบิต “เงินขาดบัญชี” เครดิต “เงินสด” จบ
• เกิน: เงินจริงมากกว่าที่ควรมีในบัญชี บันทึกกลับด้าน

พิสูจน์ยอด? แค่ตามหาต้นเหตุ

• ทำไมต้องพิสูจน์: หาข้อผิดพลาดก่อนบานปลาย ป้องกันทุจริต
• วิธีง่ายๆ: เทียบ Statement กับสมุดบัญชี หาจุดต่าง
• อย่ามองข้าม: รายการค้างจ่าย รายการระหว่างทาง สำคัญ
• เครื่องมือ: กระดาษทำการพิสูจน์ยอด เงินขาด เกิน เกิดได้เสมอ
• รู้ไว้: เงินหายไปเฉยๆ ไม่มี ถ้าหายจริง แจ้งความ

เพิ่มเติม:

• เงินขาดบัญชี อาจเกิดจากลูกหนี้ไม่จ่ายตามกำหนด ลูกค้าชำระด้วยเช็คเด้ง หรือพนักงานทุจริต
• เงินเกินบัญชี อาจเกิดจากลูกค้าจ่ายเงินเกิน พนักงานบันทึกบัญชีผิด หรือได้ดอกเบี้ยจากธนาคาร
• การพิสูจน์ยอดเงินสด ควรทำเป็นประจำ อย่างน้อยเดือนละครั้ง
• หากพบเงินขาดหรือเกิน ควรสอบสวนหาสาเหตุโดยเร็ว
• การทำประกันภัยความเสี่ยงภัยต่างๆ อาจช่วยลดผลกระทบจากเหตุการณ์ไม่คาดฝันได้

ปล. ตัวเลขหลอกเราไม่ได้หรอก ถ้าเราเข้าใจมัน