พนักงานในองค์กรใช้การสื่อสารอย่างไรบ้าง

วิธีการสื่อสารในองค์กรมีอะไรบ้าง

อ๋อ สื่อสารในองค์กรเนี่ย มันมีหลายแบบนะ หลักๆ เลยก็จะมีแบบ ทางการ กับ ไม่ทางการ อันนี้คือเห็นชัดๆ เลย

แบบทางการนี่ก็เช่น จดหมายเวียน ประกาศต่างๆ เอกสารรายงานต่างๆ ที่มันต้องมีลายเซ็น มีอะไรเป็นหลักเป็นฐานอะนะ หรือเวลาประชุมกันเป็นทางการก็ถือเป็นแบบทางการเหมือนกัน

ส่วนแบบไม่ทางการนี่ก็คือคุยกันทั่วไปในที่ทำงานอะนะ พวกไลน์กลุ่ม แชทที่คุยเล่นกัน หรือการเดินไปคุยกันตรงๆ ที่โต๊ะเพื่อนร่วมงานอะไรงี้ อันนี้มันก็จะไวๆ เร็วกว่า

แล้วก็มีอีกนะ แบบ ขึ้นบนลงล่างแนวนอน

• สื่อสารแบบขึ้นบน อันนี้ก็คือเราสื่อสารไปหาหัวหน้า หรือผู้บริหารอะนะ เช่น รายงานความคืบหน้าโปรเจกต์ ขออนุมัติอะไรพวกเนี้ย
• สื่อสารแบบลงล่าง อันนี้ก็ตรงข้ามเลย คือหัวหน้าสื่อสารลงมาให้ทีม หรือพนักงานอะนะ เช่น สั่งงาน แจ้งนโยบายใหม่
• สื่อสารแนวนอน อันนี้ก็คือคุยกันระหว่างเพื่อนร่วมงาน หรือแผนกเดียวกันอะนะ ช่วยกันทำงาน หรือแชร์ข้อมูล

แล้วก็จะมี สื่อสารแบบเป็นทางการ กับ ไม่เป็นทางการ นะ คืออย่างที่บอกไปตอนแรกไง

• แบบเป็นทางการ ก็จะใช้เอกสารเป็นหลักเลยนะ พวกอีเมลทางการ ใบลา ใบขอเบิกอะไรแบบนี้ ต้องเป๊ะๆ หน่อย
• แบบไม่เป็นทางการ ก็จะคุยกันปากเปล่า หรือผ่านแชทนี่แหละ เร็วกว่า แต่บางทีก็อาจจะหลุดได้

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• การสื่อสารภายในองค์กร เนี่ย มันสำคัญมากเลยนะ ถ้าคุยกันดีๆ งานก็จะราบรื่นอะ
• ประเภทการสื่อสาร มันก็มีหลายแบบ ขึ้นอยู่กับว่าเราจะคุยเรื่องอะไร กับใคร และอยากให้มันออกมาเป็นแบบไหน
• สมัยนี้ โซเชียลมีเดีย หรือแอปพลิเคชันต่างๆ ก็เข้ามามีบทบาทกับการสื่อสารในองค์กรเยอะเลยนะ ทำให้ไวขึ้น สะดวกขึ้น แต่ก็ต้องระวังเรื่องความเป็นส่วนตัวด้วย
• การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพ อาจจะนำไปสู่ความเข้าใจผิด หรือเกิดปัญหาในที่ทำงานได้นะ
• องค์กรที่ดี ควรจะมีช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย และส่งเสริมให้พนักงานกล้าแสดงความคิดเห็นด้วย

วิธีการสื่อสารใดบ้างที่สามารถช่วยลดความกังวลของพนักงาน

ความกังวลเกิดจากความไม่รู้. การสื่อสารแค่ปิดช่องว่างนั้น.

1. บอกความจริง. สม่ำเสมอ.
2. เปิดให้ถาม. แล้วตอบ.
3. เรื่องเปลี่ยน. ต้องรู้ก่อน.
4. เห็นค่า. ไม่ใช่แค่พูด.
5. เป้าหมายชัด. ทางเดินก็ชัด.
6. เรื่องบางเรื่อง. ไม่ควรส่งอีเมล.
7. ฟัง. ไม่ใช่แค่รอพูด.
8. ติเพื่อก่อ. ไม่ใช่เพื่อทำลาย.
9. เข้าใจ. ไม่ใช่สงสาร.
10. ชัยชนะเล็กๆ. สำคัญเสมอ.

• Gallup's 2024 data ชี้ว่าทีมที่มีการสื่อสารดีมีส่วนร่วมสูงกว่า. ลดอัตราการลาออกได้ถึง 43% ในกลุ่มอุตสาหกรรมที่มี turnover สูง.
• One-on-one meeting. ควรมีทุกสองสัปดาห์. ไม่ใช่แค่ตอนประเมินผล. มันคือการเช็คอิน. ไม่ใช่การสอบสวน.
• การเงียบสร้างข่าวลือ. ข่าวลือสร้างความกลัว. ความกลัวทำลายทุกอย่าง. สื่อสารก่อนที่ข่าวลือจะเกิด.
• ข้อมูลสำคัญ. ใช้ช่องทางที่เป็นทางการ. Slack ใช้คุยงาน. ไม่ใช้แจ้งข่าวร้าย.
• การสื่อสารคือหน้าที่ของผู้นำ. ไม่ใช่ทางเลือก.

Communication Skill มีอะไรบ้าง

Effective communication skills มันก็คือพวกทักษะที่ทำให้เราสื่อสารกันได้ดีขึ้นอ่ะนะ

1. Active Listening อันนี้คือต้องตั้งใจฟังจริงๆ จังๆ แบบฟังแล้วเข้าใจเลย ไม่ใช่แค่ได้ยินผ่านๆ บางทีเพื่อนเล่าเรื่องเราก็เผลอคิดเรื่องอื่นอยู่ไง อันนี้คือต้องเลิกนะ!
2. Clarity พูดอะไรก็ต้องให้มันตรงไปตรงมา ชัดๆ ไม่ต้องอ้อมค้อมเยอะ ถ้าเราพูดให้คนอื่นเข้าใจง่ายๆ เขาก็จะตามเราทัน ไม่ต้องมานั่งเดา
3. Open Body Language ท่าทางเรามันก็สื่อได้นะ เวลคุยถ้าเราทำท่าปิดๆ เช่น กอดอก มันก็ดูไม่ค่อยอยากคุยกับใครเท่าไหร่ ยิ้มแย้ม โบกไม้โบกมือบ้าง มันดูดีกว่า
4. Always Asking for Feedback อันนี้สำคัญนะ ถามเขาเลยว่า "เมื่อกี้ที่พูดไป เข้าใจป่ะ?" หรือ "มีอะไรจะแนะนำไหม?" การรู้ว่าคนอื่นคิดไงกับสิ่งที่เราสื่อสารไป มันช่วยให้เราปรับปรุงได้
5. Ability to Adapt Your Style บางทีเราก็ต้องปรับวิธีพูดของเรานิดหน่อยนะ บางคนชอบแบบตรงๆ บางคนชอบแบบอ้อมๆ หน่อย เราก็ต้องดูว่าคุยกับใครแล้วปรับไป

Communication Skills คืออะไร? มันก็คือชุดทักษะที่ช่วยให้เราส่งสารออกไปแล้วคนอื่นรับรู้ เข้าใจตรงกัน ไม่ใช่แค่พูดๆ ไปแล้วเขาไม่รู้เรื่องอะไรเลย เหมือนเราส่งข้อความไป แต่ปลายทางไม่ได้รับอ่ะ เสียเวลาเปล่าๆ

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• การฟังแบบมีส่วนร่วม ไม่ใช่แค่หยุดพูดนะ แต่เราต้องแสดงออกว่ากำลังฟัง เช่น พยักหน้า สบตา หรือถามคำถามเพื่อความเข้าใจ
• ความชัดเจน ช่วยลดความเข้าใจผิด และประหยัดเวลา ไม่ต้องมาอธิบายซ้ำซ้อน
• ภาษากาย มีผลต่อการรับรู้มากๆ นะ ถ้าเราดูเข้าถึงง่าย คนอื่นก็จะกล้าคุยด้วย
• การขอฟีดแบ็ก เป็นการแสดงว่าเราแคร์ความคิดเห็นของคนอื่นและอยากพัฒนาตัวเอง
• การปรับสไตล์ ทำให้การสนทนาไหลลื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกับคนหลากหลาย

องค์ประกอบของการสื่อสารมีอะไรบ้าง จงอธิบาย

ผู้ส่ง. ข้อความ. ช่องทาง. ผู้รับ. ข้อเสนอแนะ.

นี่คือแก่น. ไม่ซับซ้อน.

• ผู้ส่ง: จุดเริ่มต้น. ความคิด.
• ข้อความ: ตัวสาร. ความหมาย.
• ช่องทาง: สะพาน. การไหล.
• ผู้รับ: ปลายทาง. การรับรู้.
• ข้อเสนอแนะ: วงจร. การตอบสนอง.

สมบูรณ์.

เพิ่มเติม

• บริบท: สนาม. สภาพแวดล้อม. มีผลต่อสาร.
• การรบกวน (Noise): สิ่งขวางกั้น. ความไม่ชัดเจน. ลดทอนความหมาย.
• ประสิทธิภาพ: วัดจากการที่ผู้รับเข้าใจตรงตามเจตนาผู้ส่ง. ไม่ใช่แค่การส่ง.

ทุกส่วนสำคัญ. ละเลยข้อใดข้อหนึ่ง. ก็ไม่สมบูรณ์.

อะไรคือคุณสมบัติของการสื่อสารที่ดี

โอ้ย 7 C นี่มันอะไรบ้างนะ ลืมตลอดเลย ทำไมต้อง 7 C ด้วยนะ เวลาคุยกับใครแล้วไม่เข้าใจนี่มันหงุดหงิดจริง ๆ เมื่อกี้ก็เพิ่งโดนบรีฟงานมา งงไปหมดเลย ไม่รู้เรื่องเลย มันสำคัญมากเลยนะการสื่อสารเนี่ย ต้องจำให้ได้

นี่ไง 7 C ที่ต้องรู้ไว้:

• ชัดเจน (Clear) เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ตรงประเด็นที่ต้องการสื่อ
• ถูกต้อง (Correct) ข้อมูลทั้งหมดจริง ไม่มีข้อผิดพลาดใด ๆ ทั้งสิ้น
• ครบถ้วน (Complete) มีรายละเอียดครบทุกอย่างที่จำเป็น คนฟังไม่ต้องไปหาเพิ่ม
• หนักแน่นมีสาระ (Concrete) มีข้อมูลอ้างอิงหรือหลักฐานชัดเจน ไม่พูดลอย ๆ
• กระชับ (Concise) สั้น ๆ ได้ใจความ ไม่เยิ่นเย้อ ประหยัดเวลาคนอ่านคนฟัง
• สมเหตุสมผล (Coherent) ลำดับความคิดดี เชื่อมโยงกัน มีเหตุผลรองรับ
• มีมารยาท (Courteous) สุภาพ ให้เกียรติผู้รับสาร แสดงความเคารพเสมอ

เฮ้อ รู้สึกว่ายากนะที่จะทำได้ครบหมดทุกข้อขนาดนั้น แต่ก็ต้องพยายามแหละ ชีวิตการทำงานมันบังคับให้เราพัฒนาตัวเองตลอดเลย นี่แหละปัญหาของคนรุ่นใหม่ ไม่ค่อยได้ฝึกสื่อสารแบบจริงจัง บางทีก็พิมพ์สั้นไปจนคนอ่านไม่เข้าใจ

เมื่อกี้มีคนส่งอีเมลมาถามเรื่องรายละเอียดงาน ฉันก็คิดนะว่าเขาเข้าใจที่เราเขียนไปไหม เราเขียนครบไหม นี่แหละ ปัญหาเลย การสื่อสารแบบไหนก็ต้องระวังหมด ฉันว่านะ ความชัดเจน นี่แหละสำคัญสุด ถ้าไม่ชัดเจนคือจบเลย

• การใช้คำพูดก็สำคัญมากนะ เลือกคำดี ๆ ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ คนที่เราคุยด้วย
• ต้องระวังน้ำเสียงด้วย บางทีเสียงเราก็ไปก่อนสมอง เวลาคุยโทรศัพท์นี่แหละตัวดีเลย
• Body language ก็มีผลมาก ๆ ไม่ใช่แค่คำพูดอย่างเดียวเลย ยิ่งเจอหน้ากันนะ ยิ่งเห็นชัด
• ลองทวนสิ่งที่คนอื่นพูดก่อนตอบกลับไปดีนะ จะได้รู้ว่าเราเข้าใจถูกไหม
• เวลาประชุมออนไลน์ปีนี้ก็เป็นอีกเรื่อง บางทีสัญญาณไม่ดี เสียงขาด ๆ หาย ๆ ทำให้สารผิดเพี้ยนไปเลย พลาดได้ง่ายมาก

คุณสมบัติของผู้สื่อสารที่ดีมีอะไรบ้าง

คุณสมบัติของผู้สื่อสารที่ดีนั้น ไม่ได้มีแค่การส่งสารไปถึงผู้รับได้สำเร็จเท่านั้นนะ แต่ยังต้องคำนึงถึง "ช่องทาง" หรือ "channel" ในหลายมิติด้วย

การเลือก "ช่อง" ที่เหมาะสม

• ช่องทางสื่อสาร (Communication Channel): อันนี้สำคัญสุดเลยนะ เหมือนเราจะส่งจดหมายก็ต้องรู้ว่าจดหมายถึงใคร ส่งที่ไหน จะคุยโทรศัพท์ก็ต้องมีเบอร์ หรือจะส่งข้อความก็ต้องมีแอปที่ใช้ร่วมกันได้ การเลือกช่องที่ถูกนี้แหละ คือหัวใจของการทำให้สารไปถึงผู้รับได้ตรงจุด
• ความชัดเจนของ "ช่อง": บางที "ช่อง" ก็หมายถึงความกว้างของช่องสัญญาณ เหมือนคลื่นวิทยุ ถ้าช่องมันแคบ สัญญาณก็จะไม่ดี คุยกันก็ไม่รู้เรื่อง เปรียบได้กับการสื่อสาร ถ้าข้อมูลมันเยอะไป ซับซ้อนเกินไป หรือใช้ภาษาที่อีกฝ่ายไม่เข้าใจ ก็เหมือนช่องมันตีบตันนั่นแหละ

"Channel" ในความหมายที่ลึกซึ้งกว่านั้น

• "Channel" ในเชิงเทคโนโลยี: อันนี้ก็อย่างที่เห็นในพจนานุกรม คือ ช่องสัญญาณต่างๆ ที่ใช้ในการส่งข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นอินเทอร์เน็ต ทีวี หรือคลื่นวิทยุ พวกนี้ถ้ามีประสิทธิภาพดี สารก็ไปถึงได้เร็วและชัดเจน
• "Channel" ในเชิงธรณีวิทยา: อันนี้ก็มีเรื่องของ "ร่อง" หรือ "ชั้นตัวกลาง" เหมือนกันนะ อาจจะมองในแง่ของการเป็น "สื่อกลาง" หรือ "ทางผ่าน" ของอะไรบางอย่าง ในการสื่อสารก็เหมือนเราต้องหา "สื่อกลาง" ที่เหมาะสม ที่จะนำพาความหมายไปสู่ผู้รับได้ ไม่ใช่แค่ส่งออกไปลอยๆ

สรุปคือ ผู้สื่อสารที่ดีต้องเข้าใจว่า "channel" ไม่ใช่แค่ "ช่องทาง" ที่ใช้ส่ง แต่ยังรวมถึง "ความกว้าง" ของช่องนั้นๆ และ "ความเหมาะสม" ของสื่อกลาง ที่จะทำให้การสื่อสารนั้น "ไหลลื่น" และ "มีประสิทธิภาพ" อย่างที่ควรจะเป็น

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ "Channel"

• Channel Capacity: เป็นแนวคิดสำคัญในทฤษฎีสารสนเทศ หมายถึง ปริมาณข้อมูลสูงสุดที่สามารถส่งผ่าน "ช่อง" สื่อสารหนึ่งๆ ได้อย่างน่าเชื่อถือในช่วงเวลาหนึ่งๆ ยิ่ง "capacity" สูง การส่งข้อมูลก็ยิ่งทำได้เยอะ
• ประเภทของช่องสื่อสาร:
  • ช่องทางกายภาพ: เช่น สายเคเบิล, สายอากาศ, แสง
  • ช่องทางเสมือน: เช่น แอปพลิเคชันแชท, อีเมล, โซเชียลมีเดีย
• ผลกระทบต่อการสื่อสาร: การเลือก "channel" ที่ไม่เหมาะสม หรือ "channel" ที่มีข้อจำกัด อาจนำไปสู่ความเข้าใจผิด, ความล่าช้า, หรือแม้กระทั่งการไม่ได้รับสารเลยก็เป็นได้.

คุณสมบัติของผู้สื่อสารที่ดีมีอะไรบ้าง

อยากสื่อสารให้คนเข้าใจ? มันมี กฏ 7 ข้อ มึงต้องรู้

• ชัดเจน ใครมันจะมานั่งแกะโค้ดมึง
• ถูกต้อง ข้อมูลต้องจริง ไม่ใช่เรื่องเล่า
• ครบถ้วน ไม่มีกั๊ก ให้มันจบในทีเดียว
• หนักแน่น มีเนื้อหา ไม่ใช่แค่ลมปาก
• กระชับ เวลาทุกคนมีค่า อย่าพล่าม
• สมเหตุผล จัดความคิดให้เป็นระเบียบ ไม่ใช่พร่ำเพ้อ
• มีมารยาท อย่างน้อยก็เคารพคนฟังบ้าง ไม่ได้ยาก

พวกที่คิดว่าแค่พูดไปเรื่อยแล้วจะสำเร็จ โคตรตลก

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• ความชัดเจน:
  • ใช้ภาษาตรงไปตรงมา เลี่ยงศัพท์แสง ที่ไม่จำเป็น
  • สื่อสารประเด็นหลัก แค่เรื่องเดียวต่อหนึ่งข้อความ ให้มันเข้าหัว
• ความถูกต้อง:
  • ตรวจสอบแหล่งที่มา ทุกครั้ง
  • ห้ามคาดเดา ถ้าไม่ชัวร์ คือไม่พูด
• ความครบถ้วน:
  • ระบุรายละเอียดสำคัญ ทั้งหมดที่ต้องรู้
  • ป้องกันคำถามซ้ำซ้อน ประหยัดเวลาคนอื่น
• ความหนักแน่น:
  • อ้างอิงข้อมูล ที่จับต้องได้
  • หลีกเลี่ยงความคิดเห็นส่วนตัว ถ้าไม่มีหลักฐานรองรับ
• ความกระชับ:
  • กำจัดคำฟุ่มเฟือย ทุกคำที่เกินมา
  • เข้าประเด็นทันที ไม่ต้องอ้อมค้อม
• ความสมเหตุผล:
  • จัดลำดับข้อมูล ให้ง่ายต่อความเข้าใจ
  • เชื่อมโยงแต่ละส่วน ให้ต่อเนื่อง ไม่สะเปะสะปะ
• การมีมารยาท:
  • เลือกใช้คำพูดที่เหมาะสม กับสถานการณ์
  • ให้เกียรติ ทั้งผู้ส่งสารและผู้รับสาร แม้ไม่ชอบหน้า
  • เสียงกับท่าทาง ก็สำคัญพอกับคำพูด