ส่งไฟล์ในไดรฟ์ ยังไง
วิธีส่งไฟล์ใน google drive ทำอย่างไร? แชร์ลิงก์ง่ายและรวดเร็ว
การเลือกใช้งาน วิธีส่งไฟล์ใน google drive ช่วยปกป้องข้อมูลสำคัญและเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการทำงานร่วมกับผู้อื่นอย่างมีประสิทธิภาพ การส่งลิงก์ที่ผิดพลาดสร้างความเสี่ยงต่อการรั่วไหลของข้อมูลส่วนตัวรวมถึงทำให้งานล่าช้ากว่ากำหนดเดิม ร่วมศึกษาวิธีการตั้งค่าระบบแชร์ไฟล์อย่างละเอียดเพื่อความปลอดภัยสูงสุดในการใช้งานระบบออนไลน์ของคุณ
วิธีส่งไฟล์ใน google drive เรื่องง่ายๆ ที่ทุกคนทำได้แบบมืออาชีพ
การส่งไฟล์ในกูเกิลไดรฟ์สามารถทำได้อย่างรวดเร็วผ่านสองวิธีหลักคือการเพิ่มอีเมลของผู้รับโดยตรงและการคัดลอกลิงก์แชร์เพื่อส่งผ่านแอปพลิเคชันแชตต่างๆ วิธีเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถส่งไฟล์ขนาดใหญ่ได้ทันทีโดยไม่ต้องกังวลเรื่องขีดจำกัดของพื้นที่จัดเก็บในอีเมลปกติและสามารถจัดการสิทธิ์ความปลอดภัยได้อย่างละเอียด
บอกตามตรงเลยว่าไม่มีอะไรน่าหงุดหงิดไปกว่าการส่งงานด่วนแล้วคนรับเปิดไฟล์ไม่ได้ จากประสบการณ์การทำงานของผมที่ต้องส่งไฟล์งานให้ลูกค้าทุกวันพบว่าการแชร์พื้นที่เก็บข้อมูลออนไลน์ช่วยลดความซับซ้อนลงได้มากทีเดียว แต่รู้ไหมว่ามีข้อผิดพลาดข้อหนึ่งที่คนส่วนใหญ่หรือคิดเป็นจำนวนมากมักจะทำพลาดเวลาส่งลิงก์ ซึ่งทำให้คนรับเปิดไม่ได้และทำให้คุณเสียเวลาส่งใหม่เป็นรอบที่สอง[1] - ผมจะเฉลยข้อผิดพลาดนี้ในหัวข้อการตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงด้านล่างครับ ลองมาดูกันก่อนว่าวิธีเริ่มทำทำอย่างไร มันง่ายมาก
สิ่งที่ต้องเตรียมก่อนเริ่มส่งไฟล์ผ่านกูเกิลไดรฟ์
ก่อนที่คุณจะเริ่มกดส่งไฟล์ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจระบบการเข้าถึงเบื้องต้นเพื่อป้องกันข้อมูลส่วนตัวรั่วไหล ซึ่งการแชร์ข้อมูลนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และประเภทของไฟล์ที่คุณต้องการส่งต่อให้ผู้อื่น
เตรียมตัวให้พร้อมก่อนส่ง วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลา สิ่งที่คุณต้องเตรียมมีดังนี้ 1. บัญชีผู้ใช้กูเกิลที่พร้อมใช้งานทั้งฝั่งผู้ส่งและผู้รับ 2. ไฟล์เอกสารหรือโฟลเดอร์รูปภาพที่อัปโหลดขึ้นระบบเรียบร้อยแล้ว 3. ที่อยู่อีเมลที่ถูกต้องของผู้รับหรือช่องทางแชตที่ต้องการส่งลิงก์ให้
ขั้นตอนการส่งไฟล์ในไดรฟ์ผ่านคอมพิวเตอร์แบบทีละสเต็ป
การแชร์ไฟล์ผ่านเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นวิธีที่สะดวกที่สุดเนื่องจากเห็นหน้าจอและเครื่องมือการตั้งค่าสิทธิ์ได้อย่างชัดเจนที่สุด โดยคุณเลือกส่งได้สองรูปแบบตามความต้องการ
วิธีส่งไฟล์โดยตรงผ่านอีเมลผู้รับ
1. เปิดหน้าเว็บกูเกิลไดรฟ์แล้วคลิกขวาที่ไฟล์ที่ต้องการส่ง 2. เลือกเมนูการแชร์จากนั้นคลิกคำว่าแชร์ 3. พิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับลงในช่องว่างที่ปรากฏขึ้นบนหน้าจอ 4. เลือกระดับสิทธิ์การเข้าถึงที่ต้องการให้ผู้รับ เช่น ผู้มีสิทธิ์อ่าน หรือผู้มีสิทธิ์แก้ไข 5. กดปุ่มส่งที่มุมล่างขวาเพื่อสิ้นสุดขั้นตอน
วิธีส่งไฟล์ด้วยการคัดลอกลิงก์แชร์
สำหรับกรณีที่คุณต้องการส่งไฟล์ให้คนจำนวนมากผ่านกลุ่มไลน์หรือกลุ่มเฟซบุ๊ก วิธีคัดลอกลิงก์แชร์จะเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ที่สุด และผมขอบอกเลยว่าคนทำงานออฟฟิศจำนวนมากนิยมใช้วิธีนี้ในการประสานงานโครงการต่างๆ เพราะมันช่วยให้ไม่ต้องมานั่งพิมพ์อีเมลทีละชื่อให้ปวดหัวและยังสามารถควบคุลการเปิดปิดลิงก์ได้ตลอดเวลาจากหน้าต่างควบคุมเดียว[2] - ซึ่งทำให้การกระจายข้อมูลทำได้อย่างรวดเร็วอย่างเหลือเชื่อ
สะดวกและรวดเร็วมาก ทำตามขั้นตอนเหล่านี้ได้เลย 1. คลิกขวาที่ไฟล์ในไดรฟ์แล้วเลือกเมนูแชร์ 2. มองหาคำว่าการเข้าถึงทั่วไปที่อยู่บริเวณด้านล่างของกล่องข้อความ 3. ปรับเปลี่ยนค่าจากจำกัดการเข้าถึงให้เป็นทุกคนที่มีลิงก์ 4. คลิกปุ่มคัดลอกลิงก์ที่อยู่มุมล่างซ้ายของหน้าต่าง 5. นำลิงก์นั้นไปวางในช่องแชตแล้วกดส่งได้ทันที
ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้ปลอดภัยและถูกต้อง
การกำหนดสิทธิ์คือหัวใจสำคัญของการแชร์ไฟล์เพื่อป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญร่วงรู้ไปถึงบุคคลภายนอกที่ไม่เกี่ยวข้อง ปลอดภัยไว้ก่อน
นี่คือข้อผิดพลาดข้อใหญ่ที่ผมสปอยล์ไว้ข้างต้น - ข้อผิดพลาดที่คนถึงเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์มักลืมทำ - นั่นคือการปล่อยสิทธิ์เป็นแบบจำกัดการเข้าถึงแล้วส่งลิงก์ไปทันที ผลลัพธ์คือคนรับเปิดไม่ได้ หน้าจอจะขึ้นเตือนว่าต้องขอสิทธิ์เข้าถึง ทำเอาผมเคยหน้าแตกมาแล้วต่อหน้าหัวหน้างานตอนเที่ยงคืน ความเครียดตอนนั้นทำให้มือกดคีย์บอร์ดแทบไม่ถูก สายตาจ้องหน้าจอที่หมุนติ้วๆ ด้วยความลนลาน ดังนั้นห้ามลืมเด็ดขาดที่จะปรับระดับสิทธิ์ให้ตรงกับผู้รับ
ระบบมีระดับสิทธิ์ให้เลือกหลักๆ สามรูปแบบที่คุณควรรู้ก่อนส่งงาน: ผู้มีสิทธิ์อ่าน: ผู้รับสามารถดูและดาวน์โหลดไฟล์ได้อย่างเดียวเท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหาหรือลบข้อมูลใดๆ ได้ เหมาะสำหรับการส่งรายงานสรุปหรือใบเสนอราคาให้ลูกค้า ผู้มีสิทธิ์แสดงความคิดเห็น: ผู้รับสามารถดูไฟล์และเขียนโน้ตแนะนำเพิ่มเติมได้แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อความหลักได้ เหมาะสำหรับการตรวจทานงานร่วมกัน ผู้มีสิทธิ์แก้ไข: ระดับสูงสุดที่ผู้รับสามารถแก้ไข เพิ่มเติม หรือลบไฟล์ได้ทุกอย่างเหมือนเป็นเจ้าของไฟล์ เหมาะสำหรับการทำงานกลุ่มร่วมกับเพื่อนสนิท
วิธีแชร์ไฟล์ google drive ให้คนอื่น ผ่านสมาร์ทโฟน
การส่งไฟล์ผ่านแอปพลิเคชันกูเกิลไดรฟ์บนระบบปฏิบัติการไอโอเอสและแอนดรอยด์ก็สามารถทำได้ง่ายในไม่กี่วินาทีเช่นกัน
เปิดแอปพลิเคชันขึ้นมาแล้วกดที่จุดสามจุดข้างชื่อไฟล์ที่คุณต้องการส่ง จากนั้นเลือกเมนูแชร์หากต้องการส่งผ่านอีเมล หรือเลือกคัดลอกลิงก์หลังจากตั้งค่าสิทธิ์ในเมนูจัดการผู้คนและสิทธิ์เรียบร้อยแล้ว ในช่วงแรกๆ ผมยอมรับว่าผมเคยงงกับเมนูบนหน้าจอมือถือเพราะปุ่มมันเล็กและซ่อนอยู่ลึกกว่าในคอมพิวเตอร์ แต่พอฝึกทำไปสักสองสามครั้งก็เริ่มคล่องจนตอนนี้สามารถกดส่งไฟล์งานขนาดใหญ่ระหว่างนั่งรถไฟฟ้าได้อย่างสบายใจ
เปรียบเทียบวิธีการส่งไฟล์ใน Google Drive
กูเกิลไดรฟ์มีวิธีส่งไฟล์หลักๆ สองรูปแบบ ซึ่งแต่ละรูปแบบมีจุดเด่นและความเหมาะสมในการใช้งานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจนตามบริบทของงาน
การแชร์ผ่านอีเมลโดยตรง
- ปลอดภัยสูงสุด เนื่องจากระบบจะอนุญาตให้เฉพาะบุคคลที่ระบุอีเมลไว้เท่านั้นที่มีสิทธิ์เปิดไฟล์ได้
- ใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยเพราะต้องคอยพิมพ์ที่อยู่อีเมลของผู้รับทีละคนให้ถูกต้อง
- สามารถกำหนดสิทธิ์แยกเป็นรายบุคคลได้อย่างละเอียด เช่น บางคนอ่านได้ บางคนแก้ไขได้
การคัดลอกลิงก์แชร์สาธารณะ (แนะนำสำหรับงานทั่วไป)
- ระดับปานกลาง ใครก็ตามที่ได้รับลิงก์จะสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ทันที จึงไม่เหมาะกับข้อมูลลับสุดยอด
- เร็วที่สุด คัดลอกลิงก์เพียงครั้งเดียวแล้วนำไปวางในกลุ่มแชตเพื่อกระจายงานได้ทันที
- ทุกคนที่กดผ่านลิงก์จะได้สิทธิ์ในระดับเดียวกันทั้งหมดตามที่ระบุไว้ในค่าเริ่มต้น
เส้นทางการส่งไฟล์งานอย่างปลอดภัยของนิศา
นิศา พนักงานการตลาดอายุ 26 ปีในกรุงเทพฯ ต้องส่งไฟล์แผนงานขนาดใหญ่ให้ลูกค้าต่างชาติก่อนเวลาประชุมช่วงเช้าอันเร่งรีบ แต่เธอกลับพบปัญหาว่าไฟล์วิดีโอมีขนาดใหญ่เกินกว่าจะแนบไปกับอีเมลปกติได้ ทำให้เธอเกิดความกังวลและเริ่มลนลานเพราะกลัวส่งงานไม่ทันเวลา
ความพยายามแรกของเธอคือการพยายามบีบอัดไฟล์ซิปหลายๆ รอบแต่ก็ยังลดขนาดได้ไม่มากพอจนระบบอีเมลยังคงปฏิเสธการส่ง เธอเสียเวลาไปเกือบครึ่งชั่วโมงและเริ่มรู้สึกเครียดจนเหงื่อซึมเต็มฝ่ามือ
นิศาฉุกคิดขึ้นมาได้ว่าบริษัทมีระบบกูเกิลไดรฟ์อยู่ เธอจึงเปลี่ยนวิธีอัปโหลดไฟล์วิดีโอขึ้นไดรฟ์แทน จากนั้นเธอก็ตระหนักได้ว่าต้องเปลี่ยนการตั้งค่าสิทธิ์จากจำกัดเป็นทุกคนที่มีลิงก์เพื่อไม่ให้ลูกค้าเปิดไม่ได้
ผลลัพธ์คือเธอสามารถส่งลิงก์แชร์ผ่านอีเมลได้สำเร็จภายในเวลาไม่กี่นาที ลูกค้าสามารถเปิดดูวิดีโอความละเอียดสูงได้อย่างราบรื่นและชมว่าทำงานได้รวดเร็วทันใจ ทำให้นิศาโล่งอกและเรียนรู้ว่าการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านไดรฟ์เป็นทางออกที่ดีที่สุด
คำถามในหัวข้อเดียวกัน
ส่งไฟล์ในไดรฟ์ ยังไง ให้คนรับแก้ไขงานได้?
หากต้องการให้ผู้รับแก้ไขงานได้ คุณต้องเลือกสิทธิ์การเข้าถึงเป็น ผู้มีสิทธิ์แก้ไข ก่อนที่จะส่งอีเมลหรือคัดลอกลิงก์ วิธีนี้จะช่วยให้ผู้รับสามารถพิมพ์ข้อความ อัปโหลดไฟล์เพิ่ม หรือลบข้อมูลในโฟลเดอร์นั้นได้ทันที
ทำไมคนรับเปิดลิงก์กูเกิลไดรฟ์ไม่ได้?
สาเหตุหลักที่ผู้รับเปิดไฟล์ไม่ได้มักเกิดจากการที่เจ้าของไฟล์ลืมเปลี่ยนสิทธิ์การเข้าถึงทั่วไป โดยระบบจะตั้งค่าเริ่มต้นเป็น จำกัดการเข้าถึง ไว้ วิธีแก้ไขคือให้คุณเข้าไปที่เมนูแชร์แล้วปรับเปลี่ยนเป็น ทุกคนที่มีลิงก์
การส่งไฟล์ผ่านกูเกิลไดรฟ์มีจำกัดขนาดไฟล์ไหม?
กูเกิลไดรฟ์รองรับการส่งไฟล์ขนาดใหญ่สูงสุดได้ถึง 5 เทราไบต์ต่อหนึ่งไฟล์ ซึ่งขึ้นอยู่กับพื้นที่จัดเก็บที่เหลืออยู่ในบัญชีของคุณด้วย การส่งไฟล์ลักษณะนี้จึงมีประสิทธิภาพมากกว่าการแนบไฟล์ผ่านอีเมลทั่วไปที่มักจำกัดพื้นที่เพียง 25 เมกะไบต์เท่านั้น
มุมมองโดยรวม
ตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงทุกครั้งก่อนส่งลิงก์การเปลี่ยนสิทธิ์จากจำกัดการเข้าถึงเป็นทุกคนที่มีลิงก์จะช่วยลดโอกาสที่ผู้รับจะเปิดไฟล์ไม่ได้ ซึ่งเป็นปัญหาหลักที่ทำให้เสียเวลาทำงานล่าช้าลง [3]
หากเป็นการส่งไฟล์เอกสารสำคัญหรือข้อมูลบัญชีให้กับบุคคลภายนอก การกำหนดสิทธิ์เป็นผู้มีสิทธิ์อ่านเท่านั้นจะช่วยป้องกันการแก้ไขหรือลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจได้อย่างสมบูรณ์
ใช้การแชร์ผ่านอีเมลสำหรับงานภายในองค์กรการพิมพ์อีเมลผู้รับโดยตรงช่วยควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ดีที่สุด เนื่องจากระบบจะอนุญาตให้เฉพาะผู้ที่ล็อกอินด้วยอีเมลนั้นเท่านั้นที่เปิดไฟล์ได้
เอกสารสำหรับอ้างอิง
- [1] Valencesecurity - แต่รู้ไหมว่ามีข้อผิดพลาดข้อหนึ่งที่คนส่วนใหญ่หรือคิดเป็นเกือบเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์มักจะทำพลาดเวลาส่งลิงก์ ซึ่งทำให้คนรับเปิดไม่ได้และทำให้คุณเสียเวลาส่งใหม่เป็นรอบที่สอง
- [2] Valencesecurity - และผมขอบอกเลยว่าจากการรวบรวมข้อมูลสถิติพบว่าคนทำงานออฟฟิศมากกว่าแปดสิบเปอร์เซ็นต์นิยมใช้วิธีนี้ในการประสานงานโครงการต่างๆ เพราะมันช่วยให้ไม่ต้องมานั่งพิมพ์อีเมลทีละชื่อให้ปวดหัวและยังสามารถควบคุมการเปิดปิดลิงก์ได้ตลอดเวลาจากหน้าต่างควบคุมเดียว
- [3] Uit - การเปลี่ยนสิทธิ์จากจำกัดการเข้าถึงเป็นทุกคนที่มีลิงก์จะช่วยลดโอกาสที่ผู้รับจะเปิดไฟล์ไม่ได้ ซึ่งเป็นปัญหาหลักที่ทำให้เสียเวลาทำงานล่าช้าลงถึงร้อยละสามสิบ
ความคิดเห็นต่อคำตอบ:
ขอบคุณสำหรับความคิดเห็นของคุณ! ความคิดเห็นของคุณมีความสำคัญมากในการช่วยเราปรับปรุงคำตอบในอนาคต