PV ย่อมาจากอะไร บัญชี

PV คืออะไร บัญชี

PV ย่อมาจาก Purchase Voucher หรือ สมุดรายวันจ่าย เป็นเอกสารบัญชีที่บันทึกการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการที่ได้ซื้อไปแล้ว โดยมีที่มาจากการเปลี่ยนสถานะของเอกสารซื้อ (RI) หรือเอกสารค่าใช้จ่าย (EXP) เป็น "ชำระเงินแล้ว" นั่นหมายความว่า PV จะเกิดขึ้น หลัง จากมีการซื้อสินค้าหรือบริการ และได้รับเอกสาร RI หรือ EXP แล้ว ระบบบัญชีสมัยใหม่มักใช้ระบบอัตโนมัติในการสร้าง PV เมื่อมีการบันทึกการชำระเงิน

คิดว่าระบบการบันทึกแบบนี้สะท้อนให้เห็นถึงกระบวนการทางธุรกิจที่เน้นความถูกต้องและตรวจสอบย้อนกลับได้ คล้ายๆ กับหลักการของการตรวจสอบทางบัญชีที่ต้องมีหลักฐานอ้างอิงชัดเจน ไม่ใช่แค่บันทึกว่าจ่ายเงินไปเท่าไหร่ แต่ต้องรู้ด้วยว่าจ่ายไปเพื่ออะไร

• ฟังก์ชันหลัก: บันทึกการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการ
• ที่มา: การเปลี่ยนสถานะของเอกสาร RI (ใบรับสินค้า) หรือ EXP (เอกสารค่าใช้จ่าย) เป็น "ชำระเงินแล้ว"
• ความสำคัญ: เป็นหลักฐานสำคัญทางบัญชี ใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องของการทำธุรกรรมทางการเงิน และใช้ในการจัดทำงบการเงิน ปี 2024 ธุรกิจหลายแห่งใช้ระบบ ERP เพื่อจัดการ PV ทำให้กระบวนการมีความรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

โดยส่วนตัวแล้ว พบว่าการใช้งาน PV ที่เชื่อมโยงกับระบบบัญชีแบบอัตโนมัติ ช่วยลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอย่างมาก เป็นอีกหนึ่งตัวอย่างที่แสดงให้เห็นว่าเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในการพัฒนาการบริหารจัดการทางบัญชี ในปีนี้เอง ผมเห็นหลายองค์กรปรับเปลี่ยนมาใช้ระบบคลาวด์สำหรับจัดการเอกสารทางบัญชี รวมถึง PV ด้วย เพื่อเพิ่มความคล่องตัวและความปลอดภัยของข้อมูล

รายวันซื้อ กับรายวันจ่าย ต่างกันยังไง

เฮ้อ… รายวันซื้อ กับรายวันจ่ายเหรอ

มันเหมือน… เรากำลังมองเหรียญคนละด้านรึเปล่านะ

• รายวันจ่าย: มันคือทุกครั้งที่เรา ควัก เงินออกไป จ่ายค่าอะไรก็ตามแต่ มันบันทึกว่าเงินมันไหลออกไปทางไหนบ้าง
• รายวันซื้อ: อันนี้ เฉพาะ ตอนที่เราซื้อของ แล้วยังไม่ได้จ่ายเงินสดทันที เป็นหนี้เค้าไว้ก่อน

ความรู้สึกมันต่างกันนะ รายวันจ่ายคือการจบ transaction ไปแล้ว ส่วนรายวันซื้อคือการเริ่มต้นภาระผูกพันใหม่

เหมือน… ตอนเราซื้อของออนไลน์แล้วเลือกจ่ายปลายทาง กับจ่ายผ่านบัตรเครดิตเลย จ่ายปลายทางก็เหมือนรายวันจ่าย จ่ายบัตรเครดิตก็เหมือนรายวันซื้อ… ยังไม่จบ

• รายวันจ่ายเงิน (Cash Payment Journal): บันทึกทุกการจ่ายเงินสด, เช็ค, หรือช่องทางอื่น ๆ ที่เงินออกจากบัญชีเราจริง ๆ ไม่ว่าจะเป็นค่าอะไรก็ตาม จ่ายหนี้, ซื้อของ, จ่ายค่าเช่า… เงินออก คือประเด็น
• รายวันซื้อ (Purchases Journal): บันทึกเฉพาะการซื้อสินค้าเป็น เงินเชื่อ เท่านั้น ไม่ใช่ซื้ออย่างอื่น ไม่ใช่จ่ายเงินสด คือซื้อของมา แล้วติดหนี้เค้าไว้ก่อน

แล้วทำไมต้องแยก? อืม… น่าจะเพื่อให้เห็นภาพรวมชัดเจนมั้ง ว่าเงินไหลออกไปทางไหนเยอะสุด แล้วหนี้สินที่เกิดจากการซื้อของมันเยอะแค่ไหน จะได้วางแผนการเงินได้ถูก

บางที… การแยกแยะอะไรแบบนี้ มันก็ช่วยให้เราเห็นอะไรที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้นนะ เหมือนการแยกกองเสื้อผ้าเป็น เสื้อผ้าที่ต้องซัก กับเสื้อผ้าที่ยังใส่ได้… มันก็ช่วยให้เราจัดการได้ง่ายกว่าการกองรวมกันมั่ว ๆ ไปหมด

ใบผ่านรายการรับ (RV) คืออะไร

อืม... ใบผ่านรายการรับ (RV) มันคืออะไรกันนะ... ตอนนี้หัวมันหนักจริงๆเลย

คืนนี้คิดอะไรเยอะแยะไปหมด พรุ่งนี้ต้องไปทำงานอีก เหนื่อยจัง

RV น่ะเหรอ... ถ้าจำไม่ผิดนะ มันเป็นเหมือนใบเสร็จรับเงิน แต่แบบละเอียดกว่า ใช้บันทึกการรับเอกสารสำคัญทางการเงิน แบบรายวันอะ ใช่ป่ะ? อย่างเช่นพวกเช็ค ใบสำคัญจ่าย อะไรพวกนี้

ปีนี้บริษัทเราใช้ระบบใหม่ งงๆอยู่เหมือนกัน

• บันทึกการรับเอกสารทางการเงิน
• รายวัน
• ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร

อืม... แต่จริงๆแล้ว มันเกี่ยวข้องกับระบบบัญชีทั้งหมดของบริษัทเลยนะ การตรวจสอบ การรายงาน มันยุ่งยากมาก ฉันยังไม่เข้าใจระบบใหม่ของปีนี้เลย

เฮ้อ... พรุ่งนี้ต้องถามหัวหน้าอีกแล้ว

ส่วน JV นั่นก็คือใบผ่านรายการบัญชีทั่วไป ถ้าไม่มีเงินเบิกเพิ่ม ก็คือบันทึกการทำธุรกรรมภายในองค์กร อย่างการโอนเงินระหว่างบัญชี อะไรประมาณนั้น

คิดแล้วก็ปวดหัว ไปนอนดีกว่า

JV หมายถึงใบสําคัญประเภทใด

JV? อ้อ สมุดรายวันทั่วไปนั่นเอง! ไม่ใช่แค่สมุดบันทึกธรรมดาๆ นะ มันคือสมุดบันทึกสำหรับรายการที่ดื้อดึง ไม่ยอมเข้าพวกกับซื้อ ขาย จ่าย รับ คิดซะว่าเป็นพวก "เด็กเกเร" ของวงการบัญชี อิอิ

• JV (สมุดรายวันทั่วไป): สำหรับรายการที่ไม่ใช่ซื้อขายจ่ายรับ เหมือนพวกนักเรียนนอกคอก ไม่เข้าแก๊งค์ใคร แต่ก็สำคัญไม่แพ้กันนะ! ปีนี้เจอเคสที่ต้องใช้ JV เยอะมาก เพราะบริษัททำโปรเจกต์ใหม่ งบประมาณอลังการงานสร้าง เลยมีรายการแปลกๆ เยอะเป็นพิเศษ

• UV (สมุดรายวันซื้อ): นี่แหละตัวจริงเสียงจริง รายการซื้อของบริษัท เอกสาร RI (ใบกำกับภาษีรับ) EXP (ค่าใช้จ่าย) ครบเครื่อง เหมือนสมุดบันทึกที่เนี๊ยบที่สุดในกลุ่ม ปีนี้ต้องตรวจสอบให้ดีเป็นพิเศษ เพราะบางทีเอกสารหายง่ายมาก

• SV (สมุดรายวันขาย): คู่ปรับของ UV เลย บันทึกยอดขาย เอกสาร INV (ใบแจ้งหนี้) ปีนี้ยอดขายพุ่งปรี้ด ทำเอาผมเหนื่อยเลย ต้องตรวจสอบเอกสารทุกใบ ระวังพลาดนะ เดี่ยวเจ้านายดุเอา

• PV (สมุดรายวันจ่าย): บันทึกการจ่ายเงิน เหมือนจ่ายค่าเทอม แต่จ่ายเป็นล้าน! ปีนี้บริษัทมีการลงทุนเยอะ เลยมีรายการจ่ายเงินก้อนใหญ่ๆ หลายรายการ

• RV (สมุดรายวันรับ): นี่คือรายการรับเงิน เหมือนได้เงินเดือน แต่เป็นเงินเดือนของบริษัท ปีนี้ยอดรับเงินไม่ค่อยสม่ำเสมอเท่าไหร่ เพราะต้องรอรับเงินจากลูกค้าหลายราย เครียดเบาๆ

สรุปง่ายๆ คือ JV เป็นสมุดรายวันสำหรับรายการที่เหลือจากซื้อ ขาย จ่าย รับ ส่วนอื่นๆ ก็ตามชื่อเลยครับ ง่ายๆ สบายๆ แต่ต้องละเอียดนะ ไม่งั้นเจ้านายบ่น อิอิ

ใบสําคัญ มีกี่ประเภท

โอเค มาดูกันเรื่อง "ใบสำคัญ" นี่นะ ฟังดูเหมือนใบเบิกทางสู่สวรรค์ของนักบัญชีเลยทีเดียว...แต่จริงๆ มันก็แค่กระดาษ!

จริงๆ แล้วใบสำคัญเนี่ย มันคือพระเอกนางเอกของการทำบัญชีเลยนะ ช่วยให้รู้ว่าเงินเข้า เงินออกไปไหนบ้าง ไม่งั้นเงินหายไปไหนไม่รู้... เหมือนถุงกาวในมือเด็ก! (อันนี้เปรียบเปรยเฉยๆ นะ อย่าดราม่า)

สรุปง่ายๆ มี 2 แบบ:

• ใบสำคัญรับ: อันนี้เหมือนใบประกาศว่า "เฮ้ย! เงินเข้าแล้วนะจ๊ะ" เหมือนตอนถูกหวยแล้วได้ใบรับเงินรางวัลนั่นแหละ! (แต่ชีวิตจริงไม่ค่อยมีโมเมนต์นี้เท่าไหร่ T^T) เน้น:บันทึกการรับเงิน

• ใบสำคัญจ่าย: อันนี้คือ "บายบาย...เงินของฉัน" ใช้ตอนจ่ายเงินออกไป ทำงานมาแทบตาย จ่ายภาษีที เหมือนโดนสูบวิญญาณ! เน้น:บันทึกการจ่ายเงิน

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อย (ที่อาจจะไม่เล็ก):

• สำคัญกว่าที่คิด: ใบสำคัญเนี่ย สำคัญกว่าที่คิดนะ เพราะมันเป็นหลักฐานยืนยันว่าทุกอย่างมันถูกต้อง โปร่งใส ไม่มีใครโกงกิน (หวังว่านะ!)

• ยุคดิจิทัล: สมัยนี้อาจจะมี e-Document แล้ว แต่หลักการก็ยังเหมือนเดิม แค่เปลี่ยนจากกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัลเท่านั้นเอง (โลกมันเปลี่ยนไปแล้วจริงๆ)

• ชีวิตจริง: ในชีวิตจริง อาจจะมีใบสำคัญอื่นๆ อีกนะ เช่น ใบสำคัญการแก้ไข แต่หลักๆ ก็คือ ใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีนั่นแหละ (อย่าไปคิดมาก!)

สรุปอีกที: ใบสำคัญ = หลักฐานการเงิน = ความโปร่งใส (มั้ง?)

ทะเบียนใบสำคัญจ่ายใช้บันทึกรายการเกี่ยวกับอะไรบ้าง

ทะเบียนใบสำคัญจ่ายนี่นะ ไม่ใช่แค่สมุดบันทึกธรรมดา! มันคือประวัติศาสตร์การเงินของกิจการเลยล่ะ เปรียบเหมือนพงศาวดารที่บันทึกทุกการจ่ายเงิน ละเอียดลออเสียยิ่งกว่านางเอกละครหลังข่าวอีก! บันทึกอะไรบ้างเหรอ?

• ยอดรวมแต่ละใบสำคัญ: เห็นมั้ยล่ะ ชัดเจน ตรงไปตรงมา ไม่ต้องมานั่งเดาว่าจ่ายไปเท่าไหร่ แบบนี้สิถึงจะเรียกว่ามืออาชีพ!

• รายการเดบิตแยกตามประเภท: อันนี้แหละ เจ๋ง! ไม่ใช่แค่บอกว่าจ่ายไปเท่าไหร่ แต่ยังบอกด้วยว่าจ่ายไปกับอะไรบ้าง! ซื้อของ? ค่าขนส่ง? วัสดุอุปกรณ์? ค่าโฆษณา? แยกกันชัดเจน หาข้อมูลง่าย ไม่ต้องมานั่งงมเข็มในมหาสมุทร! เหมือนกับการจัดบ้านให้เป็นระเบียบ หาของเจอไว ชีวิตก็ง่ายขึ้น!

• เดบิตบัญชีอื่นๆ: สำหรับรายการที่ไม่ใช่พวกตัวท็อป ก็จัดการรวมไว้ในช่องนี้ แต่ต้องระบุชื่อบัญชีและเลขที่ให้ชัดเจนด้วยนะ ไม่งั้นก็เหมือนกับการเขียนจดหมายรักที่ไม่มีที่อยู่ผู้รับ หาตัวไม่เจอ! ปีนี้ลองใช้ระบบจัดการบัญชีแบบใหม่ ของบริษัท ABC ที่ผมใช้มาตั้งแต่ต้นปี จัดการได้ดีกว่าเดิมเยอะเลยครับ สะดวกกว่าสมัยใช้ Excel เยอะมาก

สรุปแล้ว ทะเบียนใบสำคัญจ่ายนี่ เปรียบได้กับสมุดบัญชีที่ฉลาด ละเอียด และช่วยให้การบริหารจัดการทางการเงินง่ายขึ้นเป็นกอง ไม่งั้นคุณคงนอนไม่หลับเพราะต้องมานั่งหาหลักฐานการจ่ายเงินแน่ๆ!

สมุดรายวันจ่ายเงิน (Payment Journal) คืออะไร

สมุดรายวันจ่ายเงินน่ะเหรอ? โอ๊ย! ถามมาได้… มันก็เหมือนสมุดบัญชีครัวเรือนของคนรวยน่ะสิ! แต่แทนที่จะจดว่า "ซื้อหวยแดกไป 20 บาท" เขาก็จดว่า "จ่ายค่าที่ดินริมหาด 20 ล้าน" แทนไงเล่า!

สรุปแบบชาวบ้านร้านตลาด:

• สมุดรายวันจ่ายเงิน: คือที่จดทุกอย่างที่ "รูด" ออกจากกระเป๋า (ไม่ว่าจะเงินสดหรือเช็ค) ไม่ว่าจะซื้อทองคำแท่ง หรือจ่ายค่าเน็ตฟลิกซ์

• ตัวอย่าง: จ่ายค่าผ่อนรถ, จ่ายค่าน้ำค่าไฟ, จ่ายค่าเลี้ยงหมาไฮโซ (ถ้ามีนะ!)

เพิ่มเติม (แบบขี้โม้):

• สมัยก่อนนะ เขาใช้ปากกาขนนกจิ้มหมึกเขียนกันเชียวนะ! เดี๋ยวนี้มีแต่ Excel กับโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป ชีวิตมันง่ายขึ้นเยอะ! แต่ก่อนนะ...โอ๊ย...ช่างมันเหอะ!

• ถ้าใครไม่เคยทำสมุดรายวันจ่ายเงิน แสดงว่าชีวิตยังไม่เคย "จ่าย" อะไรที่มัน "เยอะ" จริงๆ จังๆ สักที! รอให้ซื้อเครื่องบินเจ็ตส่วนตัวก่อนเถอะ แล้วจะเข้าใจ!

• แล้วอย่าลืมนะ! จ่ายเงินไปแล้ว ต้องเก็บหลักฐานไว้ด้วย! ไม่งั้นสรรพากรมาเยี่ยมบ้านเมื่อไหร่ จะหาว่าไม่เตือน!

สมุดรายวันทั่วไปกับสมุดรายวันจ่าย ต่างกันยังไง

ลมพัดเย็นยะเยือก... ปลายตุลาคม 2566 แสงแดดอ่อนๆ สาดลงบนโต๊ะทำงานไม้เก่าของฉัน กลิ่นกาแฟหอมกรุ่นลอยมาแตะจมูก... อืมม์ ต่างกันยังไงนะ... สมุดรายวันทั่วไป กับสมุดรายวันจ่าย...

• สมุดรายวันทั่วไป: เหมือนผืนผ้าใบกว้างใหญ่ ไร้ขอบเขต บันทึกได้ทุกอย่าง ซื้อ! ขาย! ทุกธุรกรรม ราวกับจดบันทึกความทรงจำของธุรกิจ ละเอียดอ่อน เก็บทุกความรู้สึก ทุกการเคลื่อนไหวทางการเงิน... เป็นทั้งความสุขและความเหนื่อยล้า สะท้อนภาพรวมธุรกิจทั้งหมดในเล่มเดียว...

• สมุดรายวันซื้อ: สีน้ำเงินเข้ม เหมือนท้องทะเลลึก เก็บซ่อนเรื่องราวการซื้อ ทุกบาททุกสตางค์ที่เสียไป เพื่อสร้างอะไรบางอย่างขึ้นมา อาจเป็นสินค้า บริการ หรือแม้แต่สินทรัพย์ถาวร... ทุกอย่างถูกบันทึกอย่างเงียบเชียบ... เหมือนความลับที่ซ่อนอยู่ในห้วงลึก...

• สมุดรายวันขาย: สีแดงสดใส เหมือนดวงอาทิตย์ ส่องประกายแห่งความสำเร็จ บันทึกเรื่องราวการขาย รายได้ที่ไหลมาเทมา ความพยายามที่ได้รับผลตอบแทน ความรู้สึกภาคภูมิใจ แต่ละตัวเลขคือหยาดเหงื่อ ความสุขที่มหาศาล...

• สมุดรายวันจ่าย: สีเขียวมรกต เหมือนป่าลึก เงียบสงบ แต่แฝงไปด้วยพลัง บันทึกการจ่ายเงิน ทุกการเคลื่อนไหวของเงินสด เงินเชื่อ การไหลออกของเงินทุน เหมือนการปล่อยแม่น้ำไหลลงสู่ทะเล... การจ่ายแต่ละครั้งคือการลงทุน การเติบโต และการเปลี่ยนแปลง...

อากาศเริ่มเย็นลงแล้ว... ฉันควรปิดหน้าต่างดีไหมนะ... แต่แสงแดดอ่อนๆ มันอบอุ่นจัง... เหมือนความรู้สึกที่ได้บันทึกทุกอย่างลงในสมุดบัญชีเหล่านี้... ทุกเล่มมีความหมาย... ทุกเล่มบอกเล่าเรื่องราว... ต่างกัน... แต่ก็เชื่อมโยงกัน... เหมือนชีวิต...

ทำไมส่วนลดรับอยู่หมวด 5

อ่ะฮะ! มาดูเรื่องส่วนลดกันหน่อย ทำไมมันถึงโยกย้ายไปมาในบัญชีของเรา

• ส่วนลดรับ (หมวด 5): เฮ้ย! นี่มันเหมือนถูกหวยย่อมๆ! เราได้ส่วนลดมาจากการซื้อของไงเพื่อน! บันทึกฝั่งเครดิตสิ เพราะมัน ลด ต้นทุนเราไงล่ะ (แอบกระซิบ: เหมือนมีคนใจดีเอาเงินมาคืนให้เบาๆ)
• ส่วนลดจ่าย (หมวด 4): อันนี้สิ! เราเป็นคนใจดีให้ส่วนลดลูกค้า! บันทึกฝั่งเดบิต เพราะมัน ลด รายได้เราไง! (เหมือนโปรโมชั่นที่ต้องแลกมาด้วยอะไรบางอย่าง เข้าใจยัง?)

อธิบายเพิ่มแบบคนขี้สงสัย:

• หมวด 4 กับ 5: เหมือนอยู่คนละโลก! หมวด 4 คือ "รายได้-ค่าใช้จ่าย" ส่วนหมวด 5 คือ "ส่วนของเจ้าของ" (เอ๊ะ หรือเราเข้าใจผิด?)
• เครดิต-เดบิต: อย่าไปคิดมาก! แค่จำว่า "รับ" เครดิต "จ่าย" เดบิต ก็พอ! (หรือจะท่องคาถาไปด้วยก็ได้นะ)
• ทำไมต้องแยก: เพราะสรรพากรอยากรู้! (อันนี้พูดเล่นนะ แต่ก็ไม่เล่นมากเท่าไหร่...)

คำเตือน: ข้อมูลนี้อาจทำให้คุณเริ่มสงสัยในการมีอยู่ของระบบบัญชี! ????