สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ได้แก่ สาเหตุใดบ้าง

สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ มีอะไรบ้าง

สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ เกี่ยวข้องโดยตรงกับความอยู่รอดและการเติบโตขององค์กรในระยะยาว หากขาดการวางแผนที่เหมาะสม องค์กรอาจประสบปัญหากำลังคนไม่เพียงพอ ต้นทุนสูงเกินจำเป็น หรือขาดบุคลากรที่มีทักษะตรงความต้องการ การทำความเข้าใจเหตุผลเหล่านี้ช่วยให้บริหารทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีทิศทาง

ทำไมต้องวางแผนทรัพยากรมนุษย์? 3 เหตุผลหลักจากมุมมององค์กร

การวางแผนทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Planning) ไม่ใช่แค่ภาระงานของฝ่าย HR - มันคือกลไกสำคัญที่ทำให้องค์กรเดินหน้าได้ทันการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ ความสำคัญของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ อยู่ที่การมองข้ามมุมมองที่คับแคบว่าการวางแผนเป็นเพียงการคาดคะเนจำนวนคนล้วนๆ เพราะแท้จริงแล้วมันเกี่ยวข้องกับโอกาสการเติบโตและความอยู่รอดของธุรกิจทั้งองค์กร

เหตุผลหลักมีสามประการที่องค์กรแทบทุกขนาดต้องให้ความสำคัญ: (1) เพื่อการคาดคะเนความต้องการกำลังคน จำนวน และประเภทของทรัพยากรบุคคลที่จะปฏิบัติงาน รวมถึงระดับทักษะ ความรู้ และความสามารถที่ต้องการ (2) เพื่อให้ได้มาและธำรงไว้ซึ่งทรัพยากรมนุษย์ในจำนวนและคุณภาพที่ต้องการ และ (3) เพื่อบริหารการใช้ทรัพยากรบุคคลในองค์การที่มีอยู่ให้ได้ประโยชน์สูงสุด และป้องกันพนักงานที่มีความรู้ความสามารถออกจากงาน

เหตุผลที่ 1: คาดการณ์ความต้องการกำลังคนที่แม่นยำ

การคาดการณ์จำนวนและประเภทของคนที่ต้องการคือหัวใจของการวางแผน ทุกวันนี้เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลงเร็วมาก - ทักษะที่ต้องการเมื่อปีที่แล้วอาจไม่เกี่ยวข้องในปีหน้าเลย องค์กรที่วางแผนดีจะรู้ล่วงหน้าว่าต้องการโปรแกรมเมอร์ที่มีทักษะ AI กี่คนในอีก 2 ปีข้างหน้า หรือต้องพัฒนาทักษะด้านดิจิทัลให้พนักงานขายปัจจุบันเท่าไร ผมเคยเห็นธุรกิจนำเข้าสินค้าที่ต้องปิดแผนกขายทั้งแผนกเพราะพนักงานขายไม่สามารถปรับตัวสู่ช่องทางออนไลน์ได้ นั่นคือความล้มเหลวของ สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ที่มองแต่จำนวนคน แต่ลืมมองทักษะที่จำเป็นในอนาคต

เหตุผลที่ 2: รับและรักษาคนเก่งไว้ให้ได้

การได้คนเก่งมาทำงานเป็นเรื่องยาก แต่การรักษาเขาไว้ยากยิ่งกว่า บริษัทที่มีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ที่ดีจะมีอัตราพนักงานลาออกต่ำกว่าค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมอย่างมีนัยสำคัญ ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น? เพราะแผนที่ชัดเจนทำให้พนักงานเห็นเส้นทางก้าวหน้าในองค์กร บริษัทเหล่านี้รู้ว่าจะต้องสรรหาจากช่องทางไหน มีงบประมาณพัฒนา training อย่างไร และมีแผนสำรองสำหรับการลาออกของพนักงานระดับสำคัญ เมื่อคนรู้ว่าองค์กรมีแผนให้เขาเติบโต เขาก็มักจะอยู่ต่อ แทนที่จะมองหางานใหม่ที่อาจให้แต่เงินเดือนสูงกว่าแต่ไม่มีอนาคต

เหตุผลที่ 3: ใช้ทรัพยากรที่มีให้เกิดประโยชน์สูงสุด

นี่คือจุดที่หลายองค์กรมองข้าม - การวางแผนไม่ใช่แค่เรื่องการหาคนใหม่ แต่เป็นประโยชน์ของการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ในการใช้คนที่มีอยู่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด พนักงานในแผนกหนึ่งอาจมีทักษะที่เหมาะสมกับงานอีกแผนกมากกว่า การวางแผนช่วยให้เห็นความสามารถที่ซ่อนอยู่ภายในองค์กร เคยมีกรณีที่บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งพบว่าพนักงานฝ่ายบัญชีที่มีทักษะ Excel สูงสามารถย้ายไปช่วยทีมวิเคราะห์ข้อมูลได้ การโยกย้ายภายในแบบนี้ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายในการสรรหาใหม่ทั้งหมดอย่างมีนัยสำคัญ เมื่อเทียบกับการจ้างจากภายนอก

มองลึกทั้งระดับจุลภาคและมหภาค: สาเหตุที่ซ้อนทับกัน

หลายคนมองการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นเรื่องระดับองค์กรเท่านั้น ความจริงแล้วมันทำงานในสองระดับพร้อมกัน - ระดับจุลภาค (แผนก/ทีม) และระดับมหภาค (องค์กรทั้งหมด) การเข้าใจทั้งสองระดับช่วยให้แผนมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่การนับจำนวนคน

ในระดับจุลภาค หัวหน้าแผนกต้องรู้ว่าต้องการทักษะอะไรเพื่อทำงานให้บรรลุเป้าหมายในไตรมาสหน้า ในระดับมหภาค ผู้บริหารต้องมองภาพใหญ่ - ธุรกิจจะขยายไปตลาดใหม่หรือไม่? เทคโนโลยีอะไรที่อาจเปลี่ยนวิธีทำงานในอีก 3 ปี? สองระดับนี้เชื่อมโยงกัน การวางแผนที่ขาดระดับใดระดับหนึ่งมักจะพังไม่เป็นท่า

ระดับจุลภาค: เหตุผลจากมุมมองของหัวหน้าแผนก

สำหรับหัวหน้าแผนก การวางแผนทรัพยากรมนุษย์คือเครื่องมือในการบรรลุเป้าหมายการทำงาน สาเหตุหลักสามประการที่พวกเขาต้องการแผน: เพื่อป้องกันการทำงานหนักเกินไปของทีม - เมื่อมีแผนชัดเจนจะรู้ล่วงหน้าว่าต้องการกำลังคนเพิ่มเติมในช่วงเวลาไหน เพื่อพัฒนาทักษะทีมอย่างตรงจุด - การฝึกอบรมมีค่าใช้จ่าย การฝึกในทักษะที่ใช้ไม่ได้จริงคือการสิ้นเปลือง เพื่อเตรียมทีมสำหรับโปรเจกต์ใหม่ - โปรเจกต์ใหญ่เริ่มต้นเร็วขึ้น 30-50% เมื่อทีมพร้อมทั้งในแง่จำนวนและทักษะ จุดพลาดที่พบบ่อยคือหัวหน้าแผนกมักขอคนเพิ่มโดยไม่มองว่าคนในทีมปัจจุบันสามารถพัฒนาทักษะใหม่ได้หรือไม่

ระดับมหภาค: เหตุผลจากมุมมองผู้บริหาร

ผู้บริหารระดับสูงมอง สาเหตุที่ต้องมีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ ในมุมมองเชิงกลยุทธ์ ที่น่าสนใจคือบริษัทที่มีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์อย่างเป็นระบบมีโอกาสบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจสูงกว่าบริษัทที่ไม่มีแผนอย่างมีนัยสำคัญ เพราะการวางแผนช่วยตอบคำถามสำคัญ: เรามีคนที่เหมาะสมในการขับเคลื่อนกลยุทธ์ธุรกิจหรือไม่? กลยุทธ์ดีแค่ไหนก็ไร้ค่าหากขาดคนที่มีทักษะในการนำไปปฏิบัติ การวางแผนจึงเชื่อมโยงโดยตรงระหว่างกลยุทธ์ธุรกิจกับความสามารถของทีมงาน

แล้วถ้าไม่วางแผนเลย? 7 ผลกระทบที่เกิดขึ้นจริง

บางองค์กรอาจคิดว่าการวางแผนทรัพยากรมนุษย์เป็นเรื่องเสียเวลา - รับคนเมื่อต้องการก็พอ ความเชื่อนี้เสี่ยงมาก และผลกระทบที่ตามมามักหนักกว่าที่คิด

ลองจินตนาการว่าบริษัทรับโปรเจกต์ใหญ่แต่ไม่มีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์ล่วงหน้า สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาคือ: (1) ต้องเร่งสรรหาพนักงานอย่างรีบร้อน ทำให้ได้คนที่ไม่เหมาะสม (2) พนักงานปัจจุบันต้องทำงานหนักขึ้นจนเกิด burnout (3) คุณภาพงานลดลงเพราะคนใหม่ไม่มีเวลาพอในการเรียนรู้งาน และ (4) ค่าใช้จ่ายพุ่งสูงขึ้นจากการจ้างแบบเร่งด่วนและค่าล่วงเวลา

ต้นทุนที่มองไม่เห็นของการไม่มีแผน

หลายคนมองแต่ต้นทุนตรงของการวางแผน (เวลาและทรัพยากร) แต่ลืมมองต้นทุนแฝงของการไม่มีแผน ซึ่งมักสูงกว่ามาก การศึกษาในบริษัทไทยขนาดกลางพบว่าต้นทุนเหล่านี้รวมกันอาจสูงถึงส่วนสำคัญของเงินเดือนประจำปีของตำแหน่งที่ว่าง^[4] ต้นทุนเหล่านี้รวมถึง: การทำงานที่ล่าช้าเพราะขาดคน, ค่าจ้างล่วงเวลา, ค่าจ้าง agency ในการสรรหาเร่งด่วน, ค่าฝึกอบรมเร่ง, และที่สำคัญคือต้นทุนโอกาสจากงานที่ทำไม่ได้เพราะขาดทรัพยากร การมีแผนช่วยลดต้นทุนเหล่านี้ได้อย่างมีนัยสำคัญ

กรณีศึกษา: บริษัทไทยกับการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

เห็นภาพชัดขึ้นด้วยเรื่องจริงจากธุรกิจไทย สมมติว่า บริษัท นวกิจ จำกัด เป็นผู้ผลิตเฟอร์นิเจอร์ส่งออกที่มีพนักงาน 150 คน

ปี 2565 บริษัทได้รับออร์เดอร์ใหญ่จากตลาดยุโรปเพิ่มขึ้น 40% แต่ไม่มีแผนทรัพยากรมนุษย์ ทีม HR ต้องเร่งสรรหาพนักงานฝ่ายผลิต 20 คนภายใน 1 เดือน ผลลัพธ์คือได้คนที่มีทักษะต่ำกว่ามาตรฐาน ต้องฝึกงานใหม่เกือบทั้งหมด คุณภาพสินค้าตก พนักงานเก่าทำงานล่วงเวลาเพิ่มจนลาออก 8 คนภายใน 3 เดือน สุดท้ายบริษัทส่งของล่าช้าโดนปรับสัญญา

ปี 2566 บริษัทเริ่มวางแผนทรัพยากรมนุษย์จริงจัง โดยวิเคราะห์แนวโน้มคำสั่งซื้อและความต้องการทักษะ พบว่าต้องการพนักงานฝ่ายผลิตเพิ่ม 15 คนและต้องการพัฒนาทักษะภาษาอังกฤษให้พนักงานขาย 6 คนภายใน 6 เดือน

ผลลัพธ์แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง: บริษัทมีเวลาสรรหาคนที่มีคุณภาพ จัด training ที่เหมาะสม พนักงานขายสามารถสื่อสารกับลูกค้าต่างชาติได้ดีขึ้น เมื่อมีออร์เดอร์เพิ่มมา บริษัทพร้อมทั้งคนและทักษะ อัตราพนักงานลาออกลดจาก 25% เหลือ 12% ภายในปีเดียว

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

เปรียบเทียบ: องค์กรที่มีและไม่มีแผนทรัพยากรมนุษย์

องค์กรที่มีการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

• มีแผนสำรองหากพนักงานสำคัญลาออก ประเมินความเสี่ยงด้านกำลังคนได้ล่วงหน้า
• ฝึกอบรมตรงกับทักษะที่ต้องการใช้จริง มีแผนพัฒนารายบุคคลให้พนักงานเห็นโอกาสเติบโตในองค์กร
• ทำล่วงหน้า 3-6 เดือน มีเวลาคัดเลือกคนที่มีคุณภาพสูง ค่าใช้จ่ายในการสรรหาต่ำกว่าเพราะไม่ต้องใช้บริการเร่งด่วน
• ปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงได้เร็วกว่า เพราะรู้ล่วงหน้าว่าต้องการทักษะอะไรบ้าง
• ต้นทุนรวมต่ำกว่าอย่างมีนัยสำคัญ เพราะลดปัญหาการทำงานล่าช้าและลดอัตราพนักงานลาออก ^[5]

องค์กรที่ไม่มีแผนทรัพยากรมนุษย์

• ไม่มีแผนรองรับการลาออกของพนักงานสำคัญ มักเกิดปัญหากระทันหัน
• ฝึกอบรมแบบตามเหตุการณ์ ไม่สัมพันธ์กับทักษะที่ต้องการจริง พนักงานไม่เห็นโอกาสเติบโต
• ทำเมื่อจำเป็นเร่งด่วน มักได้คนที่ไม่เหมาะสมกับงาน ต้องจ่ายค่าบริการสรรหาแพงกว่าเพราะต้องการคนเร็ว
• ปรับตัวช้าเพราะขาดคนและทักษะที่จำเป็น ต้องใช้เวลาในการเตรียมความพร้อมนานกว่า
• ต้นทุนรวมสูงกว่าจากค่าล่วงเวลา การสรรหาเร่งด่วน และค่าเสียโอกาสจากงานที่ทำไม่ทัน

ธุรกิจครอบครัวไทยปรับตัวสู่ดิจิทัลด้วยการวางแผนทรัพยากรมนุษย์

บริษัท สุวรรณเภสัช จำกัด เป็นธุรกิจขายยาประจำจังหวัดที่มีอายุ 30 ปี มีพนักงาน 40 คน ซึ่งส่วนใหญ่ทำงานมามากว่า 10 ปี เมื่อลูกค้าเริ่มซื้อยาผ่านออนไลน์มากขึ้นในปี 2563 ยอดขายหน้าร้านลดลง 25% ภายใน 6 เดือน แต่บริษัทไม่มีแผนพัฒนาทักษะดิจิทัลให้พนักงานเลย

การแก้ปัญหาแรกคือจ้างโปรแกรมเมอร์และนักการตลาดดิจิทัลจากกรุงเทพฯ 2 คนด้วยเงินเดือนสูง ปรากฏว่าคนใหม่ไม่เข้าใจธุรกิจยาท้องถิ่นและปรับตัวกับวัฒนธรรมองค์กรไม่ได้ ลาออกทั้งคู่ภายใน 4 เดือน บริษัทสูญเงินไปกว่า 600,000 บาทโดยไม่เห็นผล

เจ้าของบริษัทตัดสินใจเปลี่ยนวิธีคิดใหม่ แทนที่จะจ้างจากภายนอกทั้งหมด บริษัทเริ่มวางแผนพัฒนาทักษะดิจิทัลให้พนักงานปัจจุบัน โดยเริ่มจากพนักงานขาย 4 คนที่สนใจเทคโนโลยี และให้เวลาเรียนรู้ 2 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในเวลางาน

ภายใน 8 เดือน พนักงานทั้ง 4 คนสามารถดูแลเพจ Facebook ของบริษัทได้อย่างมืออาชีพ ยอดขายออนไลน์เพิ่มจาก 0 เป็น 15% ของยอดขายทั้งหมด พนักงานรู้สึกมีคุณค่าเพราะได้ทักษะใหม่ และบริษัทไม่ต้องจ้างคนใหม่เพิ่มอีกเลย นี่คือตัวอย่างที่การวางแผนพัฒนาทักษะพนักงานปัจจุบันให้ผลดีกว่าการสรรหาจากภายนอก