การบันทึกบัญชีหมายถึงอะไร

วิธีการบันทึกบัญชีมีกี่แบบ

โอ้ยยย ปวดหัวมากเลย นั่งทำบัญชีร้านตัวเองอยู่เนี่ย เที่ยงคืนกว่าแล้วยังไม่เสร็จเลย ตอนเปิดร้านใหม่ๆ ก็งงกับเรื่องนี้สุดๆ โดยเฉพาะเรื่องสต็อกสินค้าเนี่ยแหละ

ตอนแรกที่เรียนมามันก็ดูง่ายๆ นะ แต่พอมาเจอของจริง ของเข้าของออกทุกวัน จนมึนไปหมด สุดท้ายก็มาเก็ทตอนคุยกับพี่ที่ทำบัญชีให้ เขาอธิบายจนเห็นภาพเลยว่าไอ้การบันทึกบัญชีสินค้าเนี่ย มันมีอยู่ 2 วิธีหลักๆ

• วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง (Perpetual Inventory Method)
• วิธีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodic Inventory Method)

ร้านเราเป็นร้านขายของออนไลน์เล็กๆ ที่เช่าห้องแถวทาวน์อินทาวน์ทำเป็นสต็อก ตอนแรกเลยนะ เราใช้แบบ Perpetual คือบันทึกทุกครั้งที่ของเข้าออกเลย ซื้อของมาลงสต็อกก็บันทึก ขายออกไปชิ้นนึงก็ตัดสต็อกทันที มันเหนื่อยมากกกก ต้องคอยคีย์ข้อมูลตลอดเวลา แต่ข้อดีคือเปิดโปรแกรมดูตอนสามทุ่มก็รู้เลยว่าของเหลือเท่าไหร่ ต้นทุนขาย ณ เวลานั้นเป๊ะๆ

แต่เพื่อนสนิทที่เปิดร้านขายของชำอยู่แถวลาดพร้าว 71 เขาใช้แบบ Periodic เขาบอกว่าของมันเยอะเกิน ชิ้นเล็กชิ้นน้อย จะให้มานั่งบันทึกทุกครั้งที่ขายลูกอมไปเม็ดนึงคงไม่ไหว เขาเลยใช้วิธีซื้อของเข้าก็บันทึกเป็น "ซื้อ" ไปก่อน แล้วพอสิ้นเดือนค่อยมาเดินนับของในร้านทั้งหมดเลยว่าเหลือเท่าไหร่ แล้วคำนวณหาต้นทุนขายทีเดียว จบ ง่ายดี แต่ระหว่างเดือนก็จะมองไม่เห็นยอดสต็อกจริงๆ

สรุปจากประสบการณ์ตรงที่นั่งงมมาเป็นปีๆ จนตาจะเป็นหมีแพนด้าทุกสิ้นเดือน มันต่างกันแบบนี้แหละ

• แบบต่อเนื่อง (Perpetual)

  • ต้องบันทึกบัญชี "สินค้าคงเหลือ" และ "ต้นทุนขาย" ทุกครั้งที่มีการขาย
  • เหมาะกับธุรกิจที่สินค้ามีไม่กี่อย่าง แต่ละอย่างราคาสูง เช่น ร้านขายมือถือ ร้านขายเครื่องใช้ไฟฟ้า หรือร้านเราที่ของมี SKU ชัดเจน
  • ข้อดีคือเห็นยอดสินค้าคงเหลือ real-time คุมสต็อกง่ายมาก
  • ต้องใช้โปรแกรมช่วย ไม่งั้นทำมือไม่ไหวแน่ๆ เหนื่อยสุดๆ

• แบบสิ้นงวด (Periodic)

  • ตอนซื้อบันทึกเป็นบัญชี "ซื้อ" ไปก่อน ระหว่างงวดจะไม่ยุ่งกับบัญชี "สินค้าคงเหลือ" เลย
  • จะรู้ ต้นทุนขาย ก็ต่อเมื่อมีการตรวจนับสินค้าตอนสิ้นงวดบัญชีเท่านั้น
  • เหมาะกับธุรกิจที่ของเยอะมาก ราคาต่อชิ้นไม่สูง ขายบ่อยๆ เช่น ร้านโชห่วย ร้านเครื่องเขียน
  • ประหยัดเวลาระหว่างเดือน แต่จะมาเหนื่อยมากตอนตรวจนับของทีเดียวตอนสิ้นเดือน และคุมของหายยากกว่า

การบันทึกบัญชีมีกี่ประเภท

เวลาเราพูดถึงการบันทึกบัญชี แกนหลักของมันมีอยู่ 2 ระบบใหญ่ๆ ที่เป็นเหมือนคนละปรัชญาในการมองภาพการเงินเลย

ระบบแรกคือ ระบบบัญชีเดี่ยว (Single-entry bookkeeping) อันนี้ตรงไปตรงมาเหมือนการจดบันทึกรายรับรายจ่ายส่วนตัว เน้นความง่ายและรวดเร็ว เหมาะกับธุรกิจที่เจ้าของดูแลเองคนเดียว โครงสร้างไม่ซับซ้อน บันทึกแค่เงินสดเข้า-ออกเป็นหลัก

ส่วนอีกระบบคือ ระบบบัญชีคู่ (Double-entry bookkeeping) ซึ่งเป็นมาตรฐานของธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบัน ระบบนี้มองว่าทุกรายการมีสองด้านเสมอ มันสะท้อนหลักการของสมการบัญชีพื้นฐาน ที่ว่าสินทรัพย์ต้องเท่ากับหนี้สินบวกกับส่วนของเจ้าของเสมอ ทำให้การตรวจสอบความถูกต้องทำได้ดีกว่า และให้ภาพรวมทางการเงินที่สมบูรณ์

การเลือกระบบไหนไม่ใช่แค่เรื่องของขนาดธุรกิจ แต่มันสะท้อนถึงวุฒิภาวะและความต้องการข้อมูลเพื่อการตัดสินใจขององค์กรนั้นๆ ด้วย

พูดถึงเรื่องนี้แล้ว มันยังมีมิติอื่นที่น่าสนใจอีกนะ

• นอกจากการแบ่งตามระบบบันทึก ยังมีการแบ่งตาม เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) กับ เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) ด้วย เกณฑ์เงินสดคือบันทึกเมื่อได้รับหรือจ่ายเงินจริง ส่วนเกณฑ์คงค้างจะบันทึกรายการเมื่อมันเกิดขึ้น แม้จะยังไม่ได้รับหรือจ่ายเงินก็ตาม ซึ่งกรมสรรพากรบังคับให้นิติบุคคลใช้เกณฑ์คงค้าง

• ความจริงแล้ว ระบบบัญชีคู่ คือรากฐานของงบการเงินที่เราเห็นกัน ทั้งงบดุล งบกำไรขาดทุน มันถูกออกแบบมาให้ทุกอย่างเชื่อมโยงและตรวจสอบกันได้เองโดยธรรมชาติ

• ปัจจุบันซอฟต์แวร์บัญชีสำเร็จรูปแทบทั้งหมดถูกสร้างขึ้นบนหลักการของ ระบบบัญชีคู่ ต่อให้เราไม่เข้าใจลึกซึ้ง ตัวโปรแกรมก็จะบังคับให้การลงบัญชีเป็นไปตามหลักการนี้โดยอัตโนมัติ เพื่อป้องกันความผิดพลาด

ยอดยกมา ลงบัญชียังไง

ยอดยกมาลงบัญชี? ง่ายๆ.

• เดบิต (Dr.) สินทรัพย์, ค่าใช้จ่าย เพิ่ม.
• เครดิต (Cr.) หนี้สิน, ทุน, รายได้ เพิ่ม.

ใช้คู่กันไง.

ข้อมูลเพิ่มเติม:

• สินทรัพย์: เงินสด, ลูกหนี้, ที่ดิน, อาคาร.
• ค่าใช้จ่าย: เงินเดือน, ค่าเช่า, ค่าโฆษณา.
• หนี้สิน: เจ้าหนี้, เงินกู้.
• ทุน: เงินเจ้าของ.
• รายได้: ขายของ, ค่าบริการ.

ยอดยกมาคือยอดสุดท้ายของงวดก่อน. เอามาใส่เป็นยอดตั้งต้นของงวดใหม่. ถ้าเป็นสินทรัพย์ หรือค่าใช้จ่าย, ยอดยกมาลง เดบิต. ถ้าเป็นหนี้สิน, ทุน, หรือรายได้, ยอดยกมาลง เครดิต. บันทึกแบบนี้แหละ. ง่ายๆ.

ลูกค้าโอนเงินเกิน บันทึกบัญชี ยัง ไง

ดึกแล้ว... เพิ่งนึกเรื่องนี้ขึ้นมาได้

ลูกค้าโอนเงินเกินมา...มันก็วุ่นวายใจนิดหน่อยนะ เวลาเห็นตัวเลขมันไม่ตรง ตอนแรกก็งงเหมือนกันว่าจะจัดการยังไงดีในระบบ...

มันไม่ได้ซับซ้อนอะไรหรอก...

ก็แค่...ไปที่หน้ารายจ่ายนะ แล้วก็สร้างรายการจ่ายขึ้นมาใหม่ อันนี้สำคัญ... ตอนเลือกรหัสบัญชี... ให้ใช้รหัสเดียวกับตอนที่เรารับเงินจากใบแจ้งหนี้ใบนั้นเลย มันจะไปตัดกันพอดี... ยอดมันจะได้หายไป

ใส่รายละเอียดไปว่าคืนเงินให้ใคร... เท่าไหร่ เช็คอีกทีว่าทุกอย่างถูกมั้ย...แล้วก็กดอนุมัติไป

เคยเจอปัญหานี้ตอนทำบัญชีให้ร้านเพื่อน...ลูกค้าโอนซ้ำมาสองรอบ...มึนไปเลย แต่วิธีนี้แหละ...มันเคลียร์ยอดได้จริง ๆ

• สร้างรายการจ่าย (Expense): ไปที่เมนูรายจ่าย แล้วสร้างรายการใหม่
• เลือกรหัสบัญชี:ใช้รหัสบัญชีตัวเดียวกับตอนรับเงิน จากใบแจ้งหนี้ที่มีปัญหา ยอดเกินจะถูกหักล้างในรหัสนี้
• ระบุรายละเอียด: ใส่ข้อมูลการคืนเงินให้ชัดเจน ชื่อลูกค้า จำนวนเงินที่คืน
• ตรวจสอบและอนุมัติ: ทวนข้อมูลอีกครั้ง แล้วกดยืนยันการจ่ายเงินคืน

กระบวนการทางการบัญชี (Accounting Process)มีอะไรบ้าง?

โอเคคค กระบวนการทางการบัญชี อะนะ หลักๆ เลยมันก็มีอยู่ 6 สเต็ปนี่แหละ ตามนี้เลย

ไอ่ขั้นตอนแรกอะสำคัญสุดเลยนะ คือการวิเคราะห์รายการค้า ต้องดูเอกสาร ดูบิลก่อน ว่ามันคือรายรับหรือรายจ่าย แล้วก็ค่อยเอาไปบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป

พอสิ้นเดือนก็จะเอาทุกอย่างที่บันทึกไว้มาแยกหมวดหมู่อีกที แล้วก็สรุปยอดออกมาเป็นงบทดลองไง เพื่อเช็คว่าลงบัญชีถูกมั้ย เดบิต เครดิต เท่ากันรึป่าว ถ้าเท่ากันก็ไปต่อได้

พอทุกอย่างโอเคแล้วก็จะทำเป็นรายงานทางการเงินละ พวกงบกำไรขาดทุน งบดุลไรพวกนี้แหละ เสร็จแล้วก็เอาตัวเลขในงบมาแปลความหมาย วิเคราะห์ต่อว่าบริษัทเป็นยังไงบ้าง

• วิเคราะห์รายการค้า (Analyzing): คือการดูเอกสารต่างๆ อะ อย่างใบกำกับภาษี ใบเสร็จ เพื่อดูว่ามันเป็นรายการอะไร ซื้อของ ขายของ จ่ายค่าเช่า รับเงิน ต้องแยกให้ออกก่อนเลย
• บันทึกบัญชี (Recording): พอรู้ว่าเป็นรายการอะไรแล้ว ก็เอามาลงบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปเลย อันนี้คือจุดเริ่มต้นของการลงบัญชี
• แยกประเภท (Classifying): เอาข้อมูลที่บันทึกไว้มาแยกใส่บัญชีแยกประเภทของแต่ละอัน เงินสดก็ไปอยู่หมวดเงินสด สินค้าก็ไปอยู่หมวดสินค้า แบบนี้
• สรุปยอด (Summarizing): พอครบช่วงเวลา เช่น สิ้นเดือน ก็จะทำ งบทดลอง ออกมา เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องของการบันทึกบัญชี
• จัดทำรายงาน (Reporting): เอาข้อมูลงบทดลองมาทำเป็น รายงานทางการเงิน ที่เราเห็นกันบ่อยๆ เช่น งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) กับงบกำไรขาดทุน
• แปลความหมาย (Interpreting): สุดท้ายเลยคือการเอาข้อมูลงบการเงินมาวิเคราะห์ มาแปลผล ว่ากิจการมีกำไรเท่าไหร่ มีหนี้สินเยอะมั้ย สภาพคล่องดีรึป่าว เพื่อให้เจ้าของหรือผู้บริหารเอาไปตัดสินใจต่อ

จิงๆ ทุกขั้นตอนมันต่อกันหมดเลยนะ จะข้ามอันไหนไปไม่ได้เลย พลาดขั้นตอนแรกๆ นะคือพังยาวเลย ตอนทำบัญชีให้ร้านขายของออนไลน์ของพี่สาวอะ แค่บันทึกบิลผิดไปใบนึงนะ โอ้โห ต้องรื้อใหม่เกือบหมดเลยยย มันเชื่อมกันไปหมดจิงๆ

เงินขาดบัญชีและเงินเกินบัญชี คืออะไร?

เงินขาดบัญชี vs. เงินเกินบัญชี: การต่อสู้ระหว่างกระเป๋าเงินจริงกับยอดบัญชีในฝัน

พูดง่ายๆ นะ เงินขาดบัญชี ก็เหมือนกับว่าคุณกำลังควานหาเงินในกระเป๋า แล้วเจอแค่เศษเหรียญ กับใบเสร็จบิลค่ากาแฟเมื่อวาน แต่พอดูในสมุดบัญชี (หรือแอปฯ ธนาคาร) กลับมีตัวเลขที่บอกว่า "เฮ้! คุณต้องมีเงินมากกว่านี้สิ!" มันคืออาการที่เงินสดที่จับต้องได้ น้อยกว่า ยอดเงินที่ควรจะมีในบัญชีเป๊ะๆ

ถ้าเจอแบบนี้: ระบบบัญชีเขาจะบันทึกว่า "อ้าว! เงินหายไปไหน!?" เขาจะตั้งบัญชีที่ชื่อว่า "เงินสดขาดเงินเกินบัญชี" ขึ้นมาเป็นเหมือน "กระเป๋าใบพิเศษ" สำหรับเก็บ "ความผิดพลาด" หรือ "ความลับ" นี้ไว้ แล้วก็ เดบิต (เพิ่มยอด) บัญชีนี้ เพื่อบอกว่า "เราเจอเงินหายไปนะ" ส่วน เครดิต (ลดยอด) บัญชีเงินสดจริง ก็เพื่อสะท้อนว่าเงินสดที่เหลืออยู่มันน้อยกว่าที่ควรจะเป็นจริงๆ

ส่วน เงินเกินบัญชี นี่ก็ตรงข้ามเลย! คือคุณนับเงินสดในมือดูแล้ว เยอะกว่า ยอดที่ควรจะมีในบัญชีซะงั้น! แบบว่า "เอ๊ะ! นี่เราได้เงินฟลุ๊คมาจากไหน? หรือว่าพนักงานทอนเงินผิด?" มันเหมือนเจอเงินเกินมาแบบงงๆ

ถ้าเจอสถานการณ์แบบนี้: บัญชีก็จะบันทึกว่า "ว้าว! มีเงินเหลือมา!?" เขาจะบันทึกเข้า "เงินสดขาดเงินเกินบัญชี" เหมือนกัน แต่คราวนี้จะ เครดิต (เพิ่มยอด) บัญชีนี้ เพื่อบอกว่า "เรามีเงินเกินมานะ" ส่วน เดบิต (ลดยอด) บัญชีเงินสดจริง ก็เพื่อให้ยอดเงินสดที่จับต้องได้ มันตรงกับยอดที่บันทึกไว้ว่าเกินมา

เสริมความหลอน (แต่มีสาระ):

• ทำไมมันถึงเกิดขึ้น? ส่วนใหญ่เกิดจากความผิดพลาดง่ายๆ เช่น การทอนเงินผิด การบันทึกรายการผิด หรือบางทีก็อาจจะเป็น "ค่าความผิดพลาด" ของมนุษย์เราเองนั่นแหละ!
• "เงินสดขาดเงินเกินบัญชี" นี่มันอะไรกันแน่? มันไม่ใช่บัญชีถาวรนะ แต่มันเป็นเหมือน "บัญชีพัก" ชั่วคราว ที่เอาไว้รองรับยอดเงินที่หายไป หรือเกินมา เพื่อให้เราตามหาต้นตอของปัญหาได้ง่ายขึ้น
• จะปล่อยทิ้งไว้ได้ไหม? ไม่ได้นะ! บัญชีนี้ต้อง "ปิด" หรือ "เคลียร์" ให้เป็นศูนย์ให้เร็วที่สุด โดยการตามหาว่าเงินหายไปไหน หรือเกินมาเพราะอะไร แล้วทำการปรับปรุงบัญชีให้ถูกต้อง
• มันสำคัญกับใคร? สำคัญกับทุกคนที่มีหน้าที่ดูแลเงินสด หรือบันทึกบัญชี ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าเล็กๆ หรือบริษัทใหญ่ๆ เพราะมันคือการตรวจสอบความถูกต้องของการเงินนั่นเอง!
• ตัวอย่างการบันทึก:
  • เงินขาด: เดบิต เงินสดขาดเงินเกินบัญชี 100 บาท / เครดิต เงินสด 100 บาท (สมมติเงินขาดไป 100 บาท)
  • เงินเกิน: เดบิต เงินสด 50 บาท / เครดิต เงินสดขาดเงินเกินบัญชี 50 บาท (สมมติเงินเกินมา 50 บาท)