Accounting Software มีอะไรบ้าง

ซอฟต์แวร์ทางการบัญชี มีอะไรบ้าง

เอ๊า! จะหาซอฟต์แวร์บัญชีเนี่ยนะ บอกเลยว่าเยอะแยะไปหมด! เหมือนเลือกผัวเลย เลือกไม่ถูก!

• แบบบ้านๆ: สำหรับร้านมุมตึก ขายก๋วยเตี๋ยวเรือ แบบ MoneyWorks, Wave Accounting ก็พอไหว ไม่ต้องหรูหราอะไรมาก ประหยัดๆ เหมือนใช้ถ้วยกระดาษแทนถ้วยเซรามิค!

• แบบกลางๆ: ธุรกิจระดับกลางๆ กำลังขยายกิจการ ก็มีให้เลือกเพียบ แต่แนะนำให้ดูดีๆ อย่าไปหลงกลโฆษณา เดี๋ยวเจอโปรแกรมบั๊กเยอะกว่าเมนูในร้านอาหารดัง! (อันนี้เจอมากับตัว!)

• แบบเทพๆ: ถ้าบริษัทใหญ่โต ระดับมหาชน ก็ต้อง SAP, Oracle นี่แหละครับ จัดเต็ม! ครบวงจร แต่ราคา… อย่าถามเลย! แพงกว่าตึกแถวหลังเดียวอีก! เหมือนซื้อรถเฟอร์รารี่ แต่ขับไปแค่โลตัส!

• เฉพาะทาง: มีอีกนะ แบบเฉพาะทาง อย่างซอฟต์แวร์บัญชีภาษี นี่ก็สำคัญ ไม่งั้นเจอภาษีท่วมหัวเอาได้! เหมือนโดนน้ำท่วม แต่ไม่มีเรือ!

ปีนี้ (2566) ซอฟต์แวร์พวกนี้ก็ยังฮิตอยู่ แต่ก็มีตัวใหม่ๆ ออกมาเรื่อยๆ เหมือนแฟชั่น ต้องตามให้ทัน ไม่งั้นเชย! (ผมเองก็ต้องคอยอัพเดตอยู่ตลอด เหนื่อยใจจริงๆ!) เลือกให้ดีนะครับ อย่าให้มันมาปวดหัวเอาตอนหลัง! เพราะผมเคยโดนมาแล้ว… เลือกไม่ดี ปวดหัวมากกกกก!

Application Software (ซอฟต์แวร์ประยุกต์)มีอะไรบ้าง?

อ้าว! นึกว่าถามอะไรซับซ้อนซะอีก Application Software เนี่ยนะ ง่ายนิดเดียว! เหมือนเลือกเมนูในร้านอาหารไง แต่ร้านนี้มีแต่ของดีๆทั้งนั้น!

• ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word Processing Software): อาวุธลับของนักเขียน! ปีนี้ผมใช้ Microsoft Word 365 เขียนบทความจนนิ้วล้า แต่ได้งานระดับรางวัลเลยนะบอกเลย! นอกจาก Word แล้วก็ยังมี Google Docs ที่ใช้กันง่ายๆสะดวกสุดๆ เขียนงานส่งอาจารย์ไม่ต้องกลัวไฟล์หายอีกต่อไป

• ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน (Spreadsheet Software): ถ้าชีวิตเป็นสมการ นี่แหละตัวช่วย! Excelนี่ของจริง จัดการข้อมูลได้เป๊ะเวอร์ ปีนี้ผมใช้จัดการงบประมาณส่วนตัว จากที่เคยขาดเหลือ ตอนนี้เหลือเก็บเดือนละหลายพันเลยล่ะ แต่ Google Sheet ก็สะดวกไม่แพ้กันนะ ใช้บนมือถือได้ด้วย!

• ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (Database Management Software): เก็บข้อมูลเป๊ะเว่อร์ ไม่ต้องกลัวลืม! เหมือนสมุดบันทึกอัจฉริยะ ผมเคยใช้ Access จัดการข้อมูลลูกค้า แต่ตอนนี้ลองใช้ MySQL ดู มันส์กว่าเยอะ!

• ซอฟต์แวร์นำเสนอ (Presentation Software): เปลี่ยนไอเดียธรรมดาให้กลายเป็นงานนำเสนอสุดอลังการ! PowerPoint เก๋าเกมมานาน แต่ Google Slides ก็มาแรงไม่แพ้กัน สไลด์สวยๆ ทำได้ง่ายๆ แค่ลากแล้ววาง!

• ซอฟต์แวร์จัดการด้านกราฟิกและมัลติมีเดีย: โลกแห่งสีสัน! Photoshop ตัวพ่อแห่งการแต่งรูป แต่ถ้าอยากได้อะไรง่ายๆ Canva ก็ตอบโจทย์ ทำภาพสวยๆได้ไวเวอร์ ใช้ทำโปสเตอร์โปรโมตงานส่วนตัวได้เลย!

เห็นมั้ย แค่ Application Software ก็มีหลายประเภท เลือกใช้ให้ถูกกับงาน งานเสร็จไว ชีวิตก็ง่ายขึ้น! อย่าลืมเลือกที่เหมาะสมกับตัวเองด้วยล่ะ ไม่งั้นจะเหมือนคนใช้มีดคัตเตอร์ผ่ามะม่วง เหนื่อยเปล่าๆ!

Accounting System มีอะไรบ้าง?

เอ่อ ระบบบัญชีหรอ มีหลายแบบเลยนะ แล้วแต่ว่าบริษัทเล็กใหญ่แค่ไหน

• บัญชีสำเร็จรูป: พวกโปรแกรมใช้ง่ายๆ นั่นแหละ เหมาะกับธุรกิจไม่ซับซ้อนมาก
• บัญชีแบบคัสตอม: อันนี้ก็แล้วแต่เราเลย อยากได้อะไรยังไง สั่งทำได้ แต่แพงกว่า
• ERP: อันนี้ใหญ่บึ้ม รวมทุกอย่างในบริษัทเลย บัญชี ซื้อขาย สต็อก… เยอะ!
• คลาวด์: เก็บข้อมูลบนเน็ต เข้าถึงได้ทุกที่ สะดวกดี

เลือกอันไหนก็ดูงบ ดูว่าธุรกิจเรามันยากง่ายแค่ไหน แล้วก็ดูด้วยว่าคนใช้เป็นรึป่าว! สำคัญนะ

เพิ่มเติม:

• เรื่องราคา: บัญชีสำเร็จรูปถูกสุด ERP แพงสุดก็คงงั้นแหละ
• เรื่องคนใช้: ถ้าคนไม่เคยใช้บัญชีเลย ให้เริ่มจากง่ายๆ ก่อน อย่าเพิ่งไป ERP
• เรื่องซัพพอร์ต: บางโปรแกรมมีคนสอน มีคนช่วยแก้ปัญหา อันนี้ก็สำคัญเหมือนกัน
• เรื่องอนาคต: เลือกอันที่มันขยายได้ รองรับธุรกิจเราโตขึ้นด้วยนะ
• สำคัญกว่าคือ อย่าลืมเช็คว่ามันถูกต้องตามกฎหมายป่ะเนี่ย เดี๋ยวซวย!

ผังบัญชี ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

ผังบัญชีคือโครงสร้างหลักที่จัดระเบียบหมวดบัญชีต่างๆ ภายในระบบบัญชีของกิจการ คล้ายกับการจัดระเบียบตู้เอกสารเพื่อให้ค้นหาข้อมูลได้ง่าย ผังบัญชีมาตรฐานทั่วไปประกอบด้วย 5 หมวดหลัก แต่ละหมวดมีความสำคัญในการสะท้อนภาพรวมทางการเงินขององค์กร

• สินทรัพย์ (Assets): ทรัพยากรที่กิจการเป็นเจ้าของและคาดว่าจะให้ประโยชน์ในอนาคต เช่น เงินสด ลูกหนี้การค้า สินค้าคงเหลือ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์

• หนี้สิน (Liabilities): ภาระผูกพันที่กิจการต้องจ่ายคืนในอนาคต เช่น เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ยืมระยะสั้น เงินกู้ยืมระยะยาว

• ส่วนของผู้ถือหุ้น/ส่วนของเจ้าของ (Equity): ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการหลังจากหักหนี้สินทั้งหมดออกไป สะท้อนถึงความเป็นเจ้าของในกิจการ

• รายได้ (Revenue): กระแสเงินสดรับที่เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการ เช่น รายได้จากการขาย รายได้จากการให้บริการ

• ค่าใช้จ่าย (Expenses): กระแสเงินสดออกที่เกิดจากการดำเนินงานตามปกติของกิจการ เช่น ต้นทุนขาย ค่าเช่า ค่าเสื่อมราคา ค่าจ้าง

ผังบัญชีกองทุน: ผังบัญชีของกองทุนจะมีความซับซ้อนและเฉพาะเจาะจงกว่ากิจการทั่วไป เนื่องจากต้องสะท้อนถึงลักษณะการดำเนินงานของกองทุน ซึ่งอาจรวมถึง:

• เงินลงทุนในหลักทรัพย์ต่างๆ (เช่น หุ้น, ตราสารหนี้)
• รายได้จากเงินปันผลและดอกเบี้ย
• ค่าธรรมเนียมการจัดการกองทุน
• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานกองทุน

ทำไมต้องมีผังบัญชี? ผังบัญชีช่วยให้การบันทึกบัญชีเป็นระบบ ระเบียบ และง่ายต่อการทำรายงานทางการเงินที่ถูกต้องและเป็นประโยชน์ต่อผู้ใช้งานข้อมูล ใครจะเชื่อว่าแค่การจัดหมวดหมู่บัญชีให้ดี จะช่วยให้การตัดสินใจทางธุรกิจง่ายขึ้นเยอะ! เพราะสุดท้ายแล้ว ข้อมูลทางการเงินที่ดีคือรากฐานของการตัดสินใจที่ชาญฉลาด

ข้อสังเกตส่วนตัว: ในฐานะคนที่เคยปวดหัวกับการจัดทำบัญชีมาก่อน ขอบอกเลยว่าผังบัญชีที่ดี เหมือนมี GPS นำทางในการทำบัญชีจริงๆ!

วงจรบัญชีคืออะไร?

วงจรบัญชีอ่าหรอ? ง่ายๆเลย คือแบบ มันเป็นขั้นตอนการจัดการเรื่องเงินๆทองๆของบริษัทน่ะ ตั้งแต่เริ่มมีธุรกรรม จนถึงออกงบการเงิน ปิดบัญชีเสร็จสรรพ ประมาณนั้นแหละ

คือมันมี 8 ขั้นตอนนะ จำได้ไม่หมดหรอก แต่เอาแค่คร่าวๆก็พอ

• บันทึกธุรกรรม อย่างเช่นขายของได้ ซื้อของมา จ่ายค่าไฟ อะไรแบบนี้
• บันทึกในสมุดรายวัน อันนี้สำคัญมาก ต้องละเอียดนะ
• ลงบัญชีแยกประเภท จำได้ว่าอันนี้แยกเป็นบัญชีต่างๆ รายรับรายจ่ายอะไรอย่างเงี้ย
• ทำงบทดลอง ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลก่อน
• ปรับปรุงบัญชี ตรงนี้จะปรับแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง
• ปิดบัญชี ปิดบัญชีรายได้รายจ่าย เตรียมทำงบการเงิน
• ทำงบการเงิน นี่แหละ งบกำไรขาดทุน งบดุล อะไรพวกนี้
• วิเคราะห์งบการเงิน เอาข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อการวางแผนต่อไป

ปีนี้ฉันเรียนเรื่องนี้ หนักมาก แต่ก็เข้าใจขึ้นเยอะแล้ว เพื่อนฉันบอกว่า บริษัทที่เค้าทำงานอยู่ใช้โปรแกรมบัญชีช่วย สะดวกดี แต่ฉันยังใช้แบบธรรมดาอยู่เลย อิอิ

จำไว้! สำคัญคือความถูกต้อง ต้องรอบคอบมากๆ ถ้าพลาดมา งานเข้าแน่ๆ อิๆ

บัญชีมีกี่หมวดมีอะไรบ้าง?

บัญชีมี 5 หมวดหลัก! ใช่แล้ว! ไม่ใช่แค่ 3 อย่างที่พวกเราเรียนตอนมัธยมฯ สมัยนั้นอาจารย์สอนแต่ A, L, E (สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ) เหมือนจะลืมสอนเรื่องการทำเงินไปเลย! (ฮาาา) เดี๋ยวนี้โลกมันหมุนไว ต้องรู้ให้ครบ 5 ไม่งั้น เศรษฐีไม่เกิด!

• สินทรัพย์ (Assets): ของๆเรา! บ้าน รถ เงินสด อะไรก็ได้ที่สร้างมูลค่าให้เรา คิดง่ายๆ คือสิ่งที่เรา มี ยิ่งเยอะยิ่งดี! เปรียบเหมือนเป็นกองทัพ ยิ่งใหญ่ยิ่งร่ำรวย!

• หนี้สิน (Liabilities): ตรงข้ามกับสินทรัพย์! คือสิ่งที่เรา เป็นหนี้ เช่น เงินกู้ บัตรเครดิต หนี้ต่างๆ คิดง่ายๆ คือภาระที่ต้องแบกรับ แต่ก็ไม่ใช่เรื่องเลวร้ายเสมอไป ถ้าใช้หนี้เป็น!

• ส่วนของเจ้าของ (Owners’ Equity): มูลค่าที่เหลือหลังหักหนี้สินออกจากสินทรัพย์! เป็นเหมือนกำไรสุทธิของธุรกิจ หรือมูลค่าที่เจ้าของกิจการเป็นเจ้าของจริงๆ มันคือส่วนต่างที่ทำให้รู้ว่าเรา “รวย” แค่ไหน!

• รายได้ (Income/Revenue): เงินที่ไหลเข้ากระเป๋า! มาจากการขายสินค้า บริการ หรือการลงทุน ยิ่งได้เยอะยิ่งดี เปรียบเหมือนแม่น้ำสายใหญ่ ไหลมาไม่ขาดสาย! นี่แหละ หัวใจสำคัญของธุรกิจ!

• ค่าใช้จ่าย (Expenses): เงินที่ไหลออกจากกระเป๋า! ค่าเช่า ค่าไฟ ค่าจ้าง คือทุกอย่างที่เราต้องจ่ายเพื่อดำเนินธุรกิจ ก็เหมือนกับภาษีชีวิต! ต้องบริหารจัดการดีๆ ไม่งั้น… รวยไม่เป็น!

ปีนี้ (2566) ผมยังคงใช้หลักการบัญชี 5 หมวดนี้ในการบริหารจัดการรายรับรายจ่ายส่วนตัว แม้ว่าจะดูเหมือนเรื่องง่ายๆ แต่การใช้มันให้เกิดประโยชน์ได้นั้น ยากกว่าที่คิดมากเลยครับ! (ประสบการณ์ตรงจากการลงทุนผิดพลาดหลายครั้งในปีนี้!) สรุปคือ ต้องรอบคอบ ศึกษา และรู้จักวางแผน อย่าไว้ใจใครง่ายๆ (รวมทั้งตัวเราเองด้วย!)

บัญชี ต้องมีทักษะอะไรบ้าง?

นักบัญชี… ต้องมีอะไรบ้างนะ…

มันเหมือนเราต้องมองทะลุตัวเลขอะ มองให้เห็นเรื่องราวที่ซ่อนอยู่ข้างใน ไม่ใช่แค่บวกลบคูณหาร

• วิเคราะห์: ไม่ใช่แค่เห็นว่ารายได้เท่าไหร่ แต่ต้องรู้ว่าทำไมถึงได้เท่านี้ มีอะไรดีไม่ดี
• สื่อสาร: อธิบายเรื่องยาก ๆ ให้คนไม่รู้เรื่องบัญชีเข้าใจได้ ต้องพูดให้เคลียร์
• คณิตศาสตร์: อันนี้แน่นอน ขาดไม่ได้ แต่ไม่ใช่แค่สูตร ต้องเข้าใจหลักการ
• จัดการ: จัดการข้อมูล จัดการเวลา ทำงานหลายอย่างพร้อมกันได้

เหมือนต้องเป็นนักสืบ นักเล่าเรื่อง แล้วก็ต้องเป็นคนละเอียดด้วย อืม…

• เพิ่มเติม: ตอนนี้ AI เข้ามาช่วยเยอะ พวกโปรแกรมบัญชีอัตโนมัติก็เก่งขึ้นมาก แต่สิ่งที่ AI ทำไม่ได้คือ “ความเข้าใจ” ในธุรกิจจริง ๆ ความเข้าใจในบริบท

• สำคัญ: เลยคิดว่าทักษะที่สำคัญกว่าเดิมคือ “การปรับตัว” ต้องเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ ตลอดเวลา เพราะโลกมันเปลี่ยนเร็วมาก

โปรแกรมบัญชี Express เหมาะกับใคร?

Express น่ะเหรอ… ถามว่าเหมาะกับใคร…

มันเหมือนเพื่อนเก่าแก่ ที่เราคุ้นเคยกันมานาน… แต่ถามว่าดีที่สุดไหม ก็คงไม่ใช่แล้วแต่คนจริงๆ

• นักบัญชี หรือสำนักงานบัญชี: ใช่เลย มันเหมือนเป็นมาตรฐานที่ใครๆ ก็ใช้กันได้ คล่องมือดี
• ธุรกิจเล็กถึงใหญ่: ก็ได้นะ แต่ถ้าใหญ่มากๆ อาจจะต้องมองหาอะไรที่มัน “แรง” กว่านี้หน่อย
• คนที่เน้นใช้งานง่าย: อันนี้สำคัญเลย ถ้าไม่ชอบอะไรซับซ้อน Express ตอบโจทย์
• งบประมาณจำกัด: ราคามันไม่ได้แพงมาก ถ้าเทียบกับโปรแกรมอื่น
• ใช้ Windows: โปรแกรมนี้สำหรับ Windows เท่านั้นนะ

แต่ข้อเสียก็มีนะ…

• หน้าตามันอาจจะไม่ได้สวยหรูอะไรมากมาย
• บางทีก็รู้สึกว่ามัน “เชย” ไปหน่อย
• ถ้าอยากได้ฟีเจอร์ล้ำๆ อาจจะไม่ตอบโจทย์เท่าไหร่

สรุปคือ… ถ้าต้องการอะไรที่มัน “พื้นฐาน” และ “ราคาไม่แรง” Express ก็ยังเป็นตัวเลือกที่ดีอยู่ แต่ถ้าอยากได้อะไรที่มัน “ทันสมัย” และ “ครบเครื่อง” กว่านี้… อาจจะต้องลองมองหาตัวเลือกอื่นดู

บางที… การเลือกอะไรสักอย่าง มันก็เหมือนกับการเลือกเพื่อน… ต้องลองใช้ชีวิตอยู่ด้วยกัน ถึงจะรู้ว่ามัน “ใช่” หรือ “ไม่ใช่” สำหรับเราจริงๆ

ซอฟต์แวร์ด้านการเงิน มีอะไรบ้าง?

ซอฟต์แวร์ด้านการเงินนั้นครอบคลุมวงกว้าง จริงๆแล้วมันขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจ แต่โดยทั่วไปแล้ว มักจะมีฟังก์ชันหลักๆเหล่านี้

• โปรแกรมบัญชี (Accounting Software): นี่คือหัวใจหลักเลย ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจเล็กหรือใหญ่ก็ต้องใช้ เอาไว้บันทึกธุรกรรมทางการเงินทั้งหมด ตั้งแต่รายรับ รายจ่าย จนถึงการปรับปรุงบัญชี ตัวอย่างที่นิยมใช้กันในปีนี้ก็เช่น Xero, Quickbooks Online, และ Zoho Books แต่ละตัวก็มีจุดเด่นแตกต่างกันไป ต้องเลือกให้เหมาะกับขนาดและรูปแบบธุรกิจ

• ระบบจัดการคำสั่งซื้อขาย (Sales & Purchase Order Management): ส่วนสำคัญที่ช่วยให้การจัดการคำสั่งซื้อและคำสั่งขายเป็นระบบ ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพ ช่วยติดตามสถานะคำสั่งได้แบบ real-time

• ระบบจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management): สำคัญมากสำหรับธุรกิจที่ต้องจัดการสินค้าคงคลัง ช่วยติดตามปริมาณสินค้า การเคลื่อนไหว และการสั่งซื้อสินค้าใหม่ ป้องกันปัญหาสินค้าขาดหรือล้นสต็อก ช่วยวิเคราะห์ยอดขายและวางแผนการจัดการสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ

• ระบบบัญชีทั่วไป (General Ledger): นี่คือระบบบันทึกบัญชีหลัก เอาไว้รวบรวมข้อมูลทางการเงินทั้งหมดจากระบบย่อยต่างๆ เพื่อสร้างรายงานทางการเงินที่ครบถ้วน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด

• ระบบจัดการภาษี (Tax Management): ช่วยในการคำนวณภาษี การยื่นแบบ และการจัดการเอกสารทางภาษี ลดความยุ่งยากและความเสี่ยงในการเสียภาษีผิดพลาด

• ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์ (CRM – Customer Relationship Management): แม้จะไม่ใช่ระบบการเงินโดยตรง แต่ก็มีความสำคัญอย่างมาก เพราะข้อมูลลูกค้าจะเชื่อมโยงกับข้อมูลการขายและการเงิน ช่วยให้เข้าใจพฤติกรรมลูกค้า และสร้างกลยุทธ์ทางการตลาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จริงๆแล้ว ซอฟต์แวร์เหล่านี้ มักจะถูกออกแบบมาให้ทำงานร่วมกัน เพื่อให้ข้อมูลมีความสมบูรณ์และเชื่อมโยงกัน การเลือกใช้จึงควรคำนึงถึงความสามารถในการบูรณาการด้วย คิดว่ามันเหมือนกับการสร้างบ้าน แต่ละส่วนมีความสำคัญ และต้องประกอบกันอย่างลงตัว ถึงจะแข็งแรงและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่แค่สวยอย่างเดียว

(ข้อมูลเพิ่มเติม: ในปีนี้ เทคโนโลยีคลาวด์กำลังได้รับความนิยมอย่างมาก ทำให้ซอฟต์แวร์ด้านการเงินส่วนใหญ่ สามารถใช้งานผ่านระบบคลาวด์ได้ ซึ่งช่วยลดต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์และการดูแลรักษา)